Assistant.e administratif.ve

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Offre n° O045221100851026
Publiée le 21/11/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL REGIONAL CENTRE VAL DE LOIRE
9 rue Saint Pierre Lentin
45041 ORLEANS CEDEX 1
Lieu de travail
ORLEANS CEDEX 1
Poste à pourvoir le
01/01/2023
Date limite de candidature
21/12/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assistant.e administratif.ve
Missions / conditions d'exercice
Assurer le rôle d'assistant.e auprès de chargé.e.s de mission de la Direction de l'Economie, et plus particulièrement auprès du chargé de mission en charge de la politique de soutien à la création/reprise d'entreprise, et le suivi administratif et financier des dossiers d'aides aux entreprises.

Assurer l'assistanat et le suivi administratif et financier du marché Pass Création ainsi que des dossiers s'y rattachant (80%)

- Elaborer les bons de commande relatifs au marché Pass création 

- Participer au contrôle des facturations (contrôler, en concertation avec la cellule de gestion, un ratio de dossiers de bénéficiaires, assurer le suivi des réponses et des ajustements effectués par les opérateurs)

- Compléter et actualiser un tableau de suivi des paiements en articulation avec la procédure de "service fait "

- Participer à la constitution des documents destinés aux Fonds européens (pièces justificatives, facturation)

- Suivre les engagements, paiements

- Alimenter les indicateurs d'activité et de résultats du dispositif Pass création


Préparer et assurer le suivi administratif des rapports et conventions présentés en CPR (10%)

- Saisir, enregistrer et actualiser les dossiers progos/coriolis (création de bénéficiaires, dossiers d'aides...)

- Créer les dossiers d'aides aux entreprises en dématérialisation sous la GED/Alfresco

- Assurer le suivi administratif des dossiers en commission économie et en commission permanente, dont les fiches visas et délibérations

- Etablir finaliser les pièces juridiques liés aux contrats (notifications, conventions, conventions de solde, avenants...)

- Echanger avec la cellule de gestion sur les dossiers mis au paiement

- Assurer la relance des bénéficiaires d'aides nécessaire aux paiements des contrats


Assistanat divers (10%)

- Filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre les messages

- Informer et renseigner : les agents, les services, les partenaires et entreprises concernant leurs demandes et la procédure à suivre

- Assurer les réservations de salles

- Assurer l'organisation de rendez-vous, de réunions

- Mettre en forme des courriers, des notes, des rapports, des tableaux 

- Epauler les chargés de mission sur les tâches administratives

- Assurer la polyvalence au sein du pôle assistanat de la direction 

- Contribuer au traitement des process transversaux internes à la collectivité (RGPD, archivage, ...)
 
Profils recherchés
- Connaître les services, l'organisation et les instances de décision de la Région

- Maîtriser les procédures de gestion et d'instruction administrative

- Maîtriser les outils bureautiques ainsi que l'outil de comptabilité progos, Ged/Alfresco

- Maîtriser les techniques de secrétariat, l'orthographe et la syntaxe

- Savoir identifier les priorités, planifier et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

- Faire preuve de discernement, de réactivité dans les commandes de travail

- Prendre des responsabilités et initiatives dans le cadre de son domaine de compétence

- Posséder le sens des relations humaines et le sens du travail d'équipe

- Prendre du recul dans l'analyse des situations, posséder des capacités d'adaptation et de communication

Contact

Informations complémentaires
Renseignements administratifs : Madame Sandra MAILLY, Chargée de recrutement
sandra.mailly@centrevaldeloire.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.