Vous assurez les missions d'agents d'accueil polyvalent en mairie déléguée de Châteauneuf-S/Sarthe et assurez les missions suivantes sous la responsabilité du chef de service :
-Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers
-gestion de l'état civil
-gestion du cimetière
-secrétariat : rédaction de courriers, convocations, réservations de salles communales
-urbanisme
- instruction CNI/passeports

Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité, assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (posture de l'agent et organisation matérielle de l'espace d'accueil)
- Renseigner le public sur place, par téléphone ou par mail dans un soucis d'efficacité
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services : renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité, orienter le public vers les services ou organismes compétents

Etat civil :
-rédaction des actes d'état civil, délivrance des copies ou extraits d'acte d'état civil et livrets de famille, mentions marginales,
-délivrance des attestations de recensement citoyen,
- réception des dossiers d'attestation d'accueil et préparation de leur instruction,
-enregistrement, modification et dissolution de PACS.
- préparer, instruire toute demande liée à l'état civil.

Assurer la gestion du secrétariat général de la commune déléguée et des moyens matériels de la commune :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- gestion des arrêtés temporaires en lien avec le service technique
- Gérer l'affichage légal
- Noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation et transmettre aux services concernés ou au maire délégué
-Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier. Tenir les registres de courrier " départ " et " arrivée ". Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir
- Assurer la commande des matériels et de bureautique auprès du service ressource de la mairie
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.

Assurer la gestion du cimetière :
- assurer la gestion et le suivi des concessions: vente, renouvellement, conversion, reprises, mise à jour du registre, autorisations pour inhumation/exhumation,
- réceptionner, contrôler les demandes de travaux des entreprises de marbrerie qui souhaitent intervenir sur le site

Urbanisme :
- orienter et informer les usagers sur les démarches à accomplir en matière d'urbanisme
- orienter vers le service urbanisme de la mairie le cas échéant

Instruction CNI/passeports accueil des usagers, dans le respect des protocoles d'instruction :
- guider l'usager dans ses démarches de renouvellement de CNI ou passeports
- gérer le planning de rdv
- assurer la réception des dossiers
- recevoir les usagers en rdv
- instruire les dossiers
- remettre les titres

Ponctuellement, l'agent pourra être amené à assurer des remplacements sur d'autres communes déléguées des Hauts-d'Anjou.

Poste nécessitant une bonne maitrise des postures d'accueil des différents publics.
Travail les samedis.

Savoir et savoir-faire :
Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune.
Maîtrise des techniques d'accueil du public;
Bonnes connaissances dans les domaines de l'état civil et du funéraire
Maîtrise des logiciels de gestion de l'état-civil (Berger Levrault);
Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook...);
Connaissance des règles liées à la gestion des cimetières
Connaissances de base en matière d'instruction d'urbanisme
Connaissances de base en matière de CNI/passeport

Savoir être : Savoir travailler seul, être rigoureux, méticuleux et organisé, être autonome, rendre compte, honnête et loyal, savoir écouter et s'adapter, capacité à la polyvalence, sens du service public et discrétion.

Permis B exigé.