Panier
Date de publication : 23/02/2021

Synthèse de l'offre

Employeur :

MAZE-MILON
Place de l'église - Mazé
49630 MAZÉ-MILON
Département de travail :
Maine-et-Loire
Poste à pourvoir le :
03/05/2021
Date limite de candidature :
26/03/2021
Type d'emploi :
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes :
1
Ouvert aux contractuels :
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-3 disposition 2 loi 84-53)

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier :
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s) :
Adjoint administratif territorial
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) :
Assistant ou assistante de gestion administrative,
Chargé ou chargée d'accueil
Descriptif de l'emploi :
- Secrétariat Services Techniques
Assure le secrétariat du service technique, l'accueil physique et téléphonique des administrés, des partenaires extérieurs et l'ensemble des services et élus municipaux.

- Accueil physique et téléphonique
Être en charge, au sein du service administratif, de l'accueil des usagers du service public territorial.

- Etat civil
Délivre les extraits d'actes d'état civil, les duplicatas de livrets de famille et assure la tenue administrative des registres
Missions :
PRINCIPALES TACHES DU POSTE
- Secrétariat Services Techniques
a. Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels
b. Rédiger et/ou transmettre les demandes d'intervention auprès des Services Techniques
c. Enregistrer les messages et les transmettre
d. Assurer les relations avec les entreprises, les associations et les particuliers
e. Assurer le traitement administratif des dossiers (animaux en divagation, numérotation voirie, location de matériel, candidatures, dégradations de biens publics, demandes de branchements EDF, haies bocagères) : rédaction et envoi des arrêtés, courriers reçus, mails.
f. Traitement des demandes de déclarations de travaux (DT) et de déclaration d'intention de commencement de travaux (DICT)
g. Participer à la constitution du dossier de financement des opérations (transmettre la réponse)
h. Assurer le suivi administratif des marchés publics (notifications)
i. Assurer l'actualisation permanente des tableaux de bords et indicateurs de l'activité du service
j. Envoi des demandes ventes/achats des véhicules d'occasion à la préfecture (stocker les assurances)
k. Déclarations de sinistres aux assurances et suivi des dossiers
l. Suivi des commissions du pôle Aménagement et Patrimoine

- Agent d'accueil physique et téléphonique
Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir physiquement ou téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics.
- Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagir avec pertinence dans les situations d'urgence.
Identifier les demandes :
- Comprendre la demande, identifier la nature et le degré d'urgence et orienter les personnes vers les services concernés.
- Renseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des services.
- Identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information.
Accompagner dans les démarches administratives initiales :
- Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratif.
- Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet.
- Intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes.
- Gestion des demandes de préinscriptions scolaires
- Gestion des demandes de recensement du citoyen
- Etablir les duplicatas des livrets de famille
- Gestion des arrêtés de débit de boissons et des arrêtés de ventes au déballage
- Délivrer les extraits d'acte d'état civil,
- Etablir les contrats de locations des salles et des sites,
- Gestion des dossiers de meublés de tourisme
- Gérer les réservations du matériel et les plannings de réservation des salles communales avec le nouveau logiciel 3 D OUEST
- Suivi des clés des bâtiments communaux
- Gérer les objets trouvés
- Gérer le dossier d'harmonisation de la culture du maïs : préparation des commissions, rédaction et diffusion des compte rendus

Régisseuse suppléante : sous la direction des ST
- Encaissement des sommes dues pour occupation du domaine public et réservation de matériel

- Mission occasionnelle :
- Elections : participer aux permanences du secrétariat des scrutins et au dépouillement
Profils demandés :
Services Techniques
- Techniques et outils d'organisation de l'activité (tableaux de bords)
- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise de l'outil informatique
- Logiciel Intr@géo
- Discrétion, confidentialité
- Autonomie, disponibilité
- Partage et circulation de l'information
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Aisance relationnelle
Accueil
- Organisation des services
- Techniques d'accueil, règles de communication
- Connaissances de base ou une facilité d'apprentissage dans les domaines du droit civil, du droit des personnes, des élections et différents codes et réglementations administratifs
- La maîtrise dans le domaine des techniques administratives (secrétariat, rédaction de documents, prise de messages, gestion emploi du temps, agenda et rendez-vous ...)
- La maîtrise de l'accueil et de la conversation téléphoniques
- La maîtrise de l'environnement Windows et des logiciels bureautiques traditionnels (WORD et EXCEL particulièrement)
- Une facilité d'adaptation aux progiciels (environnement WINDOWS) utilisés
- Des qualités humaines et relationnelles conformes à un accueil de qualité des usagers du service public territorial
- Une bonne culture générale, voire administrative
- Du dynamisme, de la disponibilité, une bonne écoute
- Le sens de l'organisation
- Une bonne appréhension du contexte territorial
Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité :
02 41 80 60 19
Adresse e-mail :
Informations complémentaires :
CONDITIONS D'ACCES ET EXPERIENCE SOUHAITEE
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois. Bac + 2 minimum en secrétariat ou équivalent et/ou expérience similaire.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.