Placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable de Maison Départementale Solidarités (MDS), le responsable administratif adjoint a en charge :
* Le management et l'organisation des activités des assistants administratifs, des personnels sous statut d'emplois aidés, services civiques...
* Le fonctionnement et l'animation de la mission Accueil/Information/Orientation
* La gestion des ressources permettant le bon fonctionnement de la MDS soit les ressources humaines, la logistique, le patrimoine, l'informatisation, la documentation
* Tutorat des services civiques

En qualité de cadre, le responsable administratif adjoint appartient à l'équipe de direction de la MDS. Il contribue au déploiement de la connaissance des activités de la MDS sur le territoire et enrichit le partenariat. Par ailleurs, il organise, anime les réunions d'équipe relevant de sa responsabilité et évalue les agents.

> Activités principales :
Le management de l'équipe administrative requiert :
- l'accompagnement de l'équipe (méthodologie, proximité, soutien, transmission des informations internes et partenariales), mobilisation sur les évolutions
- l'organisation de l'activité dans la garantie de la continuité du service (plannings, remplacements...),
- la veille à la qualité du service rendu et des réponses apportées, notamment par la mise en œuvre des processus et procédures de gestion des différentes activités,
- la contribution à l'amélioration du développement des compétences et des pratiques professionnelles des agents par le conseil, l'information et la formation
- l'évaluation de l'efficience du service en rendant compte de son activité de manière qualitative et quantitative (statistiques, indicateurs de résultats, bilan d'activités)
Le fonctionnement et l'animation de la mission

Accueil/Information/Orientation requiert (accueil quotidien sans rendez-vous et le cas échéant sur rendez-vous après premier entretien), dans le respect du référentiel :
- la constitution d'équipes administrative et sociale intervenant au quotidien pour la mise en œuvre de l'AIO avec élaboration des plannings et gestion des remplacements éventuels
- l'accompagnement en lien avec le responsable de la MDS des professionnels dans leur pratique et intervention et ce à titre individuel ou en réunion collective
- la mise à disposition des procédures, référentiels, moyens informatiques et autres d'intervention
- la veille sur la sécurité et la prévention des risques
- la compilation de statistiques, données d'activités pour analyse en vue de propositions de modifications d'organisations si nécessaires.
Gestion et mobilisation des ressources
- la gestion quotidienne des ressources humaines en termes d'effectifs, plannings, organisation des divers services (mobilisation de remplacements, adaptation de moyens de fonctionnement), dont l'accueil des nouveaux arrivants et la sensibilisation aux procédures et process
- l'établissement et la gestion des budgets DAST -animation territoriale, diverses activités de PMI, prévention, protection
- la mobilisation des ressources informatiques, utilisation, extractions, organisation d'arborescence et des données
- la couverture des besoins en patrimoine (réparation et travaux), en logistique (commandes, gestion des salles ...) et en communication (supports écrits, vidéos...) voire contribution à l'organisation de manifestations locales ou de représentation
- la mise à disposition d'un fonds documentaire adapté au développement des compétences professionnelles
Cette activité nécessite des relations partenariales de qualité avec l'équipe de cadres du secrétariat général et les directions ressources du département.

Savoirs (connaissances théoriques) :
Politiques publiques d'action sociale départementales
Cadre réglementaire de l'accès aux documents administratifs et de leur communication
Prévention des risques socio-professionnels

Savoir-faire (lié à l'expérience pratique) :
Un gout confirmé pour le management pour mobiliser l'équipe administrative et l'intervention fonctionnelle de l'équipe accueil information orientation (AIO). Ce champ requiert une qualité relationnelle et d'information communication qui allie diplomatie, négociation, respect et fermeté.

Savoir procédural (procédures) :
La maitrise des circuits administratifs notamment départementaux et la connaissance de principes relatifs aux ressources humaines, gestion comptable publique, mobilisation des moyens généraux selon les processus administratifs, connaissances et pratiques informatiques tant bureautiques que de progiciels
La prise en compte des procédures, processus et référentiels dont les méthodes d'organisation et de planification et de suivi d'activités
Les interventions sociales départementales plus spécifiquement en territoires et l'appropriation des procédures et dispositifs spécialisés (autonomie, enfance, famille, insertion, logement, précarité...) mais aussi une sensibilisation aux compétences des organismes et partenaires sociaux dont leur mode d'intervention local. Cette connaissance doit permettre la mobilisation des pratiques et dispositifs de droit commun au bénéfice de la constitution de droits sociaux, administratifs des usagers

Savoir relationnel (relations humaines) :
Une attitude comportementale qui allie pédagogie, aptitude à l'écoute, négociation qui doivent être liées avec de la réactivité dans le champ de l'organisation, méthode et rigueur.