Assistant de Gestion Administrative (h/f)

Offre n° O050210500299292
Publiée le 13/09/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
VILLE DE LA HAGUE
8 rue des tohagues - bp 217 - beaumont hague
50442 La hague
Située à 20 km à l'ouest de Cherbourg-en-Cotentin (Manche), la commune de la Hague (12 365 hab) bénéficie d'un cadre de vie préservé. Doté d'une identité marquée, d'un patrimoine naturel important et de nombreux équipements sportifs, scolaires et sociaux, le territoire participe à des projets d'envergure au sein du cotentin.
Site web de l'employeur
Département de travail
Manche
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
04/10/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif territorial
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Descriptif de l'emploi
Agent chargé de la reprographie et de l'accueil.
Missions
* Réalisation d'impressions de documents basiques et complexes en noir et blanc ou en couleur sur les presses numériques. Le montage, les types d'impressions et les formats sont souvent hétérogènes et sont traités via des logiciels d'impressions spécifiques,
* Travaux divers de reprographie : Découpe, plastification, agrafage, pliage, reliure, destruction...,
* Numérisation, nommage et dépôt de documents administratifs (factures, courriers...) pour les services de la mairie et les communes déléguées,
* Assurer la maintenance (débourrage, changement du toner, nettoyage...) et l'approvisionnement en papier du parc matériel de reprographie et sur les copieurs des pôles de la mairie. Appeler les prestataires en cas de panne sur les différents matériels rattachés au service,
* Connaitre les tâches usuelles en matière de documentation : En cas de besoin, être capable de remplacer l'agent de la documentation sur l'exécution des tâches courantes,
* Accueille, oriente, renseigne le public, représente l'image de la collectivité auprès des usagers.
Profils recherchés
* Organisation de la production :
Planifier le travail d'impression en fonction des demandes et du plan de charge défini,
Répondre aux demandes du personnel directement au guichet ou via la messagerie,
Appliquer rigoureusement les consignes de sécurité.
* Programmation d'un copieur ou d'une machine :
Paramétrage des différents types de copieurs, définition d'un programme complet sur un copieur, paramétrage des chemins réseaux pour le dépôt des fichiers de numérisation, connaissance des différents logiciels d'impression sur l'ensemble des appareils.
* Préparation de l'impression et de la numérisation :
Maîtriser les logiciels de reprographie, le vocabulaire d'imprimerie, le logiciel Adobe Acrobat, les outils bureautiques et les bases de données internes,
Montage des fichiers PDF à imprimer sur les logiciels Accurio et Adobe Acrobat,
Organisation et contrôle des dossiers à numériser selon leurs spécificités notamment les dossiers de marché public, dépôt des fichiers dans les répertoires partagés par services ou communes déléguées,
Connaissance partielle de l'arborescence du réseau interne et des répertoires de dépôt de fichiers.
* Réalisation d'impression :
Maîtriser le fonctionnement des différents appareils et les techniques de reprographie,
Contrôle de l'impression (catalogage du papier, remplissage des bacs, délivrance des documents) et de la qualité.
* Maintenance du matériel :
Connaissance des techniques de diagnostic,
Anticiper les dysfonctionnements et réagir rapidement aux situations imprévues (débourrage des machines, remplacement du toner, des agrafes...)
* Technicités liées aux travaux annexes :
Connaissance des techniques de découpe, d'agrafage, de pliage, de broyage, de plastification et de reliure. Indexation de documents dans le logiciel Alexandrie. Maitrise de la machine à affranchir.
* Fonctions d'accueil :
Accueillir le public avec amabilité,
Prendre des messages, s'exprimer clairement et reformuler les demandes, favoriser l'expression de la demande, traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, appliquer les règles de communication et de protocole,
Gérer les situations de stress et réguler les tensions, réagir avec pertinence aux situations d'urgence,
Conserver neutralité et objectivité face aux situations, adapter son intervention aux différents publics,
Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès, faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.
* Fort degré d'autonomie :
Exerce ses activités et organise la priorisation des demandes d'impressions et de numérisation, appel la maintenance externe et explique les problèmes rencontrés, est garant de la production et réfère de ses choix auprès de son responsable.
* Sens de l'initiative, discrétion professionnelle, organisation, rigueur, esprit d'équipe, polyvalence, ponctualité. Accueil et écoute des demandes (collègues et des communes déléguées).


CONTRAINTES PARTICULIERES :
* Savoir travailler dans l'urgence,
* Port de charge (à titre d'exemple, un carton de 5 ramettes / papier A4 pèse 10 kilos),
* Nuisance sonore avérée (environ 85 décibels) d'où port de bouchons d'oreilles,
* Température élevée dans le local de reprographie (environ 25 degrés),
* Remise à niveau et formation régulière à chaque changement de machine et de logiciel d'impression.
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
02 33 01 53 33
Lien de candidature
Informations complémentaires
Date limite pour le dépôt des candidatures (lettre de motivation et CV) le 4 octobre 2021 à :
Sur le site www.lahague.com - plateforme « Portail usager »
Ou par courrier : Mme le Maire de la Commune La Hague
8 rue des Tohagues - BP 217 – Beaumont-Hague - 50442 LA HAGUE Cedex
Pour tout renseignement complémentaire contacter M. FAUTRAT Sylvain au 02.33.01.93.58.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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