Placé sous l'autorité directe du Directeur, en relation étroite avec l'ensemble des équipes administratives, techniques et pédagogiques, l'administratrice/administrateur de l'ESAD de Reims est garant des bonnes pratiques administratives et financières de l'établissement, en pilotant et coordonnant les activités liées à la gestion administrative et financière, à la gestion des ressources humaines, à la logistique et aux bâtiments ainsi que d'autres missions en relation avec l'entrepreneuriat, les associations et les étudiant.e.s.

Gestion administrative et financière
- Organiser et préparer les conseils d'administration ;
- Assurer la gestion budgétaire de l'établissement : élaboration du budget primitif, des décisions modificatives, du compte administratif en lien avec les services mutualisés du Grand Reims ;
- Suivre et rendre compte de l'exécution budgétaire ;
- Mettre en œuvre les outils de contrôle de gestion ;
- Coordonner et suivre l'ensemble des demandes de subventions avec les partenaires publics et privés ;
- Rédiger des contrats et conventions, et assurer leur suivi ;
- Coordonner les relations fonctionnelles avec les tutelles administratives et financières ;
- Garantir le respect des dispositions réglementaires et législatives des procédures et activités menées au sein de l'école ;
- Préparer et suivre les marchés publics (groupements de commandes et procédures propres à l'établissement) ;


Gestion des ressources humaines
- Piloter la masse salariale ;
- Assurer la gestion du personnel : gestion des carrières, suivi des effectifs, recrutements et besoins en formation, animation d'équipes, gestion des absences et congés, organisation des entretiens professionnels ;
- Contribuer à la préparation de la paie ;
- Organiser et gérer les instances consultatives du personnel internes (CT et CHSCT) et externes en lien avec le Centre de Gestion de la Marne ;
- Coordonner et/ou élaborer le plan de formation annuel et le bilan social.

Logistique et bâtiments
- Assurer le suivi du programme d'entretien et de maintenance en lien avec les services de la Direction de la maintenance des bâtiments du Grand Reims ;
- Encadrer les agents de maintenance et de propreté ;
- Veiller au respect des dispositions relatives à l'hygiène et à la sécurité et à la réglementation ERP.

Divers
- Coordonner l'activité de la résidence DESIGN'R (pépinière d'entreprises) et l'activité entrepreneuriale au sein de l'établissement en relation avec les partenaires (POTENTIEL CA, FLUXUS, INNOVACT, CCI...) ;
- Assurer la gestion administrative des associations en lien avec l'établissement " Réseau des Écoles Supérieures d'Art du Grand Est), " Bureau des Étudiants " et " La Sauce " (association des étudiant.e.s en design & culinaire) ;
- Accompagner et conseiller les étudiant.e.s dans leurs problématiques diverses (conseil juridique, droit d'auteur, création d'activité ...) ;
- Est régisseur d'avances de l'école
- Assurer l'encadrement des responsables d'atelier, assistantes administratives et agents d'entretien (10 personnes).

Profil recherché :
- Diplômé.e de l'enseignement supérieur.
- Excellente maîtrise des procédures administratives, budgétaires et juridiques, et des ressources humaines (connaissance du statut de la FPT) dans le secteur public
- Management des équipes et coordination
- Connaissance en matière de droit administratif, de règles budgétaires et de droit du travail
- Connaissance des établissements publics et plus particulièrement de l'enseignement supérieur et des écoles d'art
- Maîtrise des langues vivantes étrangères : Pratique de l'anglais exigée : niveau B2 minimum. La pratique de l'allemand serait un plus.
- Maîtrise des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur, diaporama, messagerie...).
- Titulaire du permis B

Qualités requises :
- Sens de l'analyse et de la synthèse
- Sens de l'organisation et autonomie
- Capacité d'initiative
- Sens de la négociation avec différents acteurs, internes et externes
- Capacité à transmettre son expertise en matière d'administration, de finances et de ressources humaines
- Capacité d'écoute et de communication, réactivité.
- Compétences rédactionnelles
- Capacité à dialoguer avec des interlocuteurs variés et à travailler en équipe