2439 - Assistant.e de direction

Offre n° O054211100463788
Publiée le 25/11/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE MEURTHE ET MOSELLE
D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19
54035 Nancy
Département de travail
Meurthe-et-Moselle
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
26/12/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de direction
Descriptif de l'emploi
Apporte une aide permanente au directeur de territoire en termes d'organisation, de gestion et d'animation de l'activité de la direction, d'accueil, d'information, de communication, de préparation, suivi et classement des dossiers.
Missions
Appui à l'organisation et gestion de l'activité de la direction
*Gère l'activité professionnelle du directeur en planifiant réunions, rendez vous et déplacements de manière rationnelle et en
fonction des priorités
*Suit les plannings prévisionnels des directeurs et responsables de service rattachés à la direction au moyen de l'agenda
électronique
*Prépare les dossiers en vue des réunions
*Assure la gestion du courrier entrant et sortant et gère les mails du directeur
*Tient à jour les plannings administratifs des différentes instances du territoire et rappelle les délais concernant les documents
préparatoires
*Rédige des courriers de réponse et saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
*Organise et effectue le classement de la direction
*Assistante ressources : en lien avec le DTFR, participe à la gestion des ressources humaines et logistiques de la direction
(élaboration et gestion d'outils de suivi
-
Garantie les conditions matérielles au plan informatique, de l'accueil des nouveaux recrutés,
-
Prend en charge et supervise la logistique nécessaire à l'activité de la Direction,
Appui à l'animation de la direction
*Suit certains courriels et les courriers signalés, sollicite les services et effectue les relances pour les réponses
*Vérifie et valide, en lien avec le directeur les différents rapports
*Organise et participe aux réunions (COTER ...), rédige les comptes rendus et effectue le suivi des décisions prises (tableaux de
bord).
*Peut réunir les secrétaires de la direction pour coordonner les nécessaires articulations entre missions et l'adaptation des pratiques
aux évolutions conjoncturelles et internes
*Participe au réseau des référent s intranet de la direction de territoire en lien avec l'assistant communication
*Est référent de l'annuaire des partenaires sur le territoire
*Participe à l'organisation des manifestations sur le territoire, en lien notamment avec l'assistant communication et participe à la
réflexion et à la mise en oeuvre du programme EFA,
Accueil, information et communication
*Traite les appels téléphoniques (internes/ externes) et accueille les visiteurs et rendez vous en hiérarchisant les priorités
*Participe à la transmission des informations au directeur et aux cadres rattachées
*Travaille en réseau avec les assistantes de direction de l'ensemble des directions d e la collectivité.
-
Gère et mobilise les crédits convivialité en lien avec le directeur de territoire et prend en charge au plan matériel sa mis e oeuvre
concrète,

Spécificités
Référent Octime, Référent SPL , vérificateur CALYPSO
Déplacements possibles sur le
Département
Disponibilité pour quelques réunions en soirée
Profils recherchés
Compétences techniques :
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
- Connaître l'ensemble des politiques de solidarité
- Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)
- Mettre en forme les documents selon la charte graphique
- Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
- Instituer des règles de classement et d'archivage et les faire respecter
- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité

Compétences relationnelles :
- Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
- Faire preuve de diplomatie
- Savoir se rendre disponible
- Coopérer avec les autres services de la direction
- Promouvoir l'image de la direction/du service auprès des interlocuteurs

Compétences stratégiques :
- Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
- Savoir anticiper
- Etre capable de prendre des initiatives
- Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
- Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
- Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
- Alerter sur des dysfonctionnements
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
03 83 94 54 54
Informations complémentaires
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE MEURTHE ET MOSELLE
D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19
54035 Nancy

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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