Secrétaire des services techniques (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O056210500289838
Publiée le 05/05/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint pierre quiberon
Poste à pourvoir le
01/06/2021
Date limite de candidature
31/05/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur des Services Techniques et de la Directrice Générale des Services, il ou elle devra assurer la gestion administrative et comptable des services techniques de la commune.
Missions / conditions d'exercice
Missions accueil/secrétariat:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, prestataires, fournisseurs et services utilisateurs
- Gestion et diffusion de la messagerie (outlook)
- Assurer le secrétariat du service et de la direction
- Prise de rendez- vous et mise à jour des agendas de la direction
- Saisie et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports, ...)
- Assurer l'archivage et le classement des documents (informatique et papiers)
- Gérer et suivre les DICT (Demande d'Intention de Commencement de Travaux)
- Elaboration et suivi de tableaux de bord des contrôles des bâtiments, véhicules, etc...
- Suivi et mise à jour des habilitations des agents du service
- Centralisation des demandes de formations
Missions comptabilité/rh :
- Contribuer et assurer le suivi des opérations administratives (comptabilité, rh, ...)
- Identifier et proposer les besoins en matériel et/ou humains en lien avec les missions planifiées des agents
- Gestion et suivi des achats de fournitures courantes et approvisionnements
- Elaboration et transmission des bons de commande pour engagements en lien avec le service comptabilité
- Suivi et transmission de devis aux entreprises et prestataires partenaires après engagements comptables
- Assurer le suivi des dépenses (budget) et de la comptabilité analytique
- Réaliser les engagements des dépenses
- Elaboration et suivi du planning des agents du service
- Suivi des absences diverses (congés, rtt, maladie, ...)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, prestataires, fournisseurs et services utilisateurs
- Gestion et diffusion de la messagerie (outlook)
- Assurer le secrétariat du service et de la direction
- Prise de rendez- vous et mise à jour des agendas de la direction
- Saisie et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports, ...)
- Assurer l'archivage et le classement des documents (informatique et papiers)
- Gérer et suivre les DICT (Demande d'Intention de Commencement de Travaux)
- Elaboration et suivi de tableaux de bord des contrôles des bâtiments, véhicules, etc...
- Suivi et mise à jour des habilitations des agents du service
- Centralisation des demandes de formations
Missions comptabilité/rh :
- Contribuer et assurer le suivi des opérations administratives (comptabilité, rh, ...)
- Identifier et proposer les besoins en matériel et/ou humains en lien avec les missions planifiées des agents
- Gestion et suivi des achats de fournitures courantes et approvisionnements
- Elaboration et transmission des bons de commande pour engagements en lien avec le service comptabilité
- Suivi et transmission de devis aux entreprises et prestataires partenaires après engagements comptables
- Assurer le suivi des dépenses (budget) et de la comptabilité analytique
- Réaliser les engagements des dépenses
- Elaboration et suivi du planning des agents du service
- Suivi des absences diverses (congés, rtt, maladie, ...)
Profils recherchés
Titulaire d'un BacPro/Bac/BTS avec une première expérience en collectivité
Excellentes connaissances des pratiques du secrétariat classique et de direction
Connaissance de l'environnement institutionnel et des collectivités territoriales (la connaissance de la M14 serait un plus)
Connaissance des techniques et outils de communication
Maitrise des outils informatiques et bureautiques (la connaissance du logiciel Berger-Levrault serait un plus)
Maitrise des règles d'orthographe et de grammaire
Capacités d'écoute et d'observation
Savoir mettre en œuvre les techniques de rédaction de courriers administratifs
Savoir respecter la confidentialité
Savoir gérer les situations de stress
Qualités relationnelles et sens du service public
Méthode, rigueur, esprit d'initiative et réactivité
Adaptation au travail en équipe
Etre force de propositions
Titulaire du permis B
Excellentes connaissances des pratiques du secrétariat classique et de direction
Connaissance de l'environnement institutionnel et des collectivités territoriales (la connaissance de la M14 serait un plus)
Connaissance des techniques et outils de communication
Maitrise des outils informatiques et bureautiques (la connaissance du logiciel Berger-Levrault serait un plus)
Maitrise des règles d'orthographe et de grammaire
Capacités d'écoute et d'observation
Savoir mettre en œuvre les techniques de rédaction de courriers administratifs
Savoir respecter la confidentialité
Savoir gérer les situations de stress
Qualités relationnelles et sens du service public
Méthode, rigueur, esprit d'initiative et réactivité
Adaptation au travail en équipe
Etre force de propositions
Titulaire du permis B
Contact
Informations complémentaires
- Poste à temps complet
- Rémunération statutaire + RIFSEEP + chèques déjeuner + CNAS
- Rémunération statutaire + RIFSEEP + chèques déjeuner + CNAS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.