Gestionnaire du courrier (F/H)

Offre n° O056220800745751
Publiée le 05/08/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
VILLE DE VANNES
B.P. 509
56019 VANNES CEDEX
Département de travail
Morbihan
Secteur du lieu de travail
Pays de Vannes
Poste à pourvoir le
01/10/2022
Date limite de candidature
06/09/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint technique
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Descriptif de l'emploi
Pôle : Direction générale - Direction : Direction générale - Sevice : Assemblées -- 1 poste à temps complet de " gestionnaire du courrier " (F/H"
Missions
Sous la responsabilité du responsable des assemblées

Gestion du courrier de la mairie et du CCAS :
. Courrier entrant : ouverture - numérisation
. Identification des destinataires et pilotes au sein des services
. Préqualification et orientation du courrier
. Gestion des contacts

. Courrier sortant : suivi des recommandés et colis
. Retrait et dépôt du courrier au centre postal
. Classement, archivage

. Gestion de la boîte générique des courriels entrants - contact de la mairie

Administration fonctionnelle du logiciel métier de gestion de courrier - KOLOK
administration du système dans le paramétrage pour en assurer sa bonne marche
. Ajout / suppression d'entités, d'utilisateurs
. Gestion des types de document, des modèles de documents, des contacts
. Accès à des fonctionnalités spécifiques de suivi et de supervision du système
. Modification du profil des utilisateurs en fonction de son appartenance à un service, à un niveau hiérarchique

Accompagnement des services dans la gestion quotidienne de kolok
Interface et coordination entre services

Polyvalence administrative au sein du service

Profils recherchés
1- Connaissances
Connaissance de l'organisation de la ville et de ses différents sites et services
Maîtrise de l'outil informatique (logiciel de dématérialisation, Excel...)
Fort intérêt aux systèmes informatiques

2- Savoir-faire
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
Capacité d'analyse de texte afin de bien orienter les courriers
Capacité à accompagner la ville dans la dématérialisation de son processus courrier
Faire preuve de discrétion professionnelle

3- Aptitudes transversales
Aptitude à la mémorisation
Travail organisé et rigoureux
Fiabilité et rapidité d'exécution
Rigueur et contrôle dans le suivi des processus
Capacité à prioriser et gérer les urgences
Très bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques spécifiques
Capacité de gestion des délais
Travail en équipe

Permis de conduire obligatoire
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
02 97 01 60 00
Informations complémentaires
VILLE DE VANNES
B.P. 509
56019 VANNES CEDEX

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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