ASSISTANT(E) DE DIRECTION
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Offre n° O057220600661477
Publiée le 22/07/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
BEHREN LES FORBACH
Poste à pourvoir le
01/11/2022
Date limite de candidature
21/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La Ville de BEHREN-lès-FORBACH recherche un Assistant ou une Assistante de Direction, à temps complet à compter du 1er novembre 2022, en CDD, pour une durée de 12 mois. L'assistant(e) sera placé(e) sous l'autorité de la Directrice Générale des Services.
Missions / conditions d'exercice
Organisation et gestion
- tenue des agendas (Maire, DGS)
- gestion du courrier : réception, enregistrement numérique, diffusion et circulation d'informations auprès des personnes concernées ;
- contrôle des courriers des services avant présentation à la signature du Maire, du DGS, et du Président ;
- mise en forme de documents administratifs ;
- rédaction de documents administratifs relevant de la DGS et du Maire (courriers, notes, comptes rendus, discours, emails...) ;
- organisation de réunions de travail et préparation des documents nécessaires aux réunions ;
Communication/Information
- suivi des documents à communiquer ;
- recueil et transmission des informations des chefs de services (congés, dossiers..) pour la DGS ;
- recherche, mise en forme, synthèse et diffusion d'informations ;
Accueil
- accueil téléphonique de la Direction Générale et du cabinet du Maire : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire, réorienter les appels ;
- accueil physique des rendez-vous du Maire et de la DGS ;
Classement
- classement ;
- archivage ;
Gestion des instances municipales
- préparation, suivi et conclusion du conseil municipal et des décisions ;
- vérification de la mise en forme des délibérations avec mise en conformité ;
- envoi des convocations et pièces annexes ;
- rédaction du compte-rendu et affichage ;
- vérification et mise en forme des délibérations après conseil municipal ;
- enregistrement des délibérations et des décisions sur le logiciel dématérialisé pour le contrôle de légalité ;
- réception et enregistrement des délibérations en interne ;
- préparation des registres des délibérations et des décisions;
- tenue des agendas (Maire, DGS)
- gestion du courrier : réception, enregistrement numérique, diffusion et circulation d'informations auprès des personnes concernées ;
- contrôle des courriers des services avant présentation à la signature du Maire, du DGS, et du Président ;
- mise en forme de documents administratifs ;
- rédaction de documents administratifs relevant de la DGS et du Maire (courriers, notes, comptes rendus, discours, emails...) ;
- organisation de réunions de travail et préparation des documents nécessaires aux réunions ;
Communication/Information
- suivi des documents à communiquer ;
- recueil et transmission des informations des chefs de services (congés, dossiers..) pour la DGS ;
- recherche, mise en forme, synthèse et diffusion d'informations ;
Accueil
- accueil téléphonique de la Direction Générale et du cabinet du Maire : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire, réorienter les appels ;
- accueil physique des rendez-vous du Maire et de la DGS ;
Classement
- classement ;
- archivage ;
Gestion des instances municipales
- préparation, suivi et conclusion du conseil municipal et des décisions ;
- vérification de la mise en forme des délibérations avec mise en conformité ;
- envoi des convocations et pièces annexes ;
- rédaction du compte-rendu et affichage ;
- vérification et mise en forme des délibérations après conseil municipal ;
- enregistrement des délibérations et des décisions sur le logiciel dématérialisé pour le contrôle de légalité ;
- réception et enregistrement des délibérations en interne ;
- préparation des registres des délibérations et des décisions;
Profils recherchés
LES SAVOIRS
- Connaissances du fonctionnement d'une collectivité ;
- Connaissance dans le domaine du secrétariat ;
- Savoir utiliser les techniques rédactionnelles ;
- Maîtrise de l'outil bureautique et des outils informatiques liés à la bureautique ;
- Connaître le fonctionnement des conseils municipaux
LE SAVOIR FAIRE
- Sens de l'organisation ;
- Savoir gérer les urgences ;
- Savoir écouter et communiquer ;
- Faire preuve d'initiative ;
- Sens de l'analyse et aptitudes rédactionnelles ;
- Faire preuve de polyvalence et savoir assurer des activités diverses et variées ;
LE SAVOIR ÊTRE
- Disponibilité ;
- Haute discrétion ;
- Rigueur ;
- Qualités relationnelles ;
- Esprit d'équipe ;
- Sens du service public ;
- Autonomie ;
Profil recherché
* Expérience similaire en collectivité souhaitée
* Discrétion exigée
* Disponibilité : présence lors des conseils municipaux (heures supplémentaires)
* Niveau BTS (type assistant de manager, assistant de direction ou assistant juridique ou équivalent)
- Connaissances du fonctionnement d'une collectivité ;
- Connaissance dans le domaine du secrétariat ;
- Savoir utiliser les techniques rédactionnelles ;
- Maîtrise de l'outil bureautique et des outils informatiques liés à la bureautique ;
- Connaître le fonctionnement des conseils municipaux
LE SAVOIR FAIRE
- Sens de l'organisation ;
- Savoir gérer les urgences ;
- Savoir écouter et communiquer ;
- Faire preuve d'initiative ;
- Sens de l'analyse et aptitudes rédactionnelles ;
- Faire preuve de polyvalence et savoir assurer des activités diverses et variées ;
LE SAVOIR ÊTRE
- Disponibilité ;
- Haute discrétion ;
- Rigueur ;
- Qualités relationnelles ;
- Esprit d'équipe ;
- Sens du service public ;
- Autonomie ;
Profil recherché
* Expérience similaire en collectivité souhaitée
* Discrétion exigée
* Disponibilité : présence lors des conseils municipaux (heures supplémentaires)
* Niveau BTS (type assistant de manager, assistant de direction ou assistant juridique ou équivalent)
Contact
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.