Responsable du Service Etat Civil

Offre n° O059210600317882
Publiée le 09/06/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE ROUBAIX
- Grand Place - CS 70737
59066 ROUBAIX Cedex 1
Département de travail
Nord
Poste à pourvoir le
01/08/2021
Date limite de candidature
18/07/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-3 disposition 2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Métier(s)
Responsable du service population
Descriptif de l'emploi
Le service de l'état civil de Roubaix enregistre les déclarations de naissance et de décès, prépare les cérémonies de mariage, PACS et parrainage, enregistre les changements de nom ou de prénom, assure la tenue et la mise à jour des registres et délivre des copies et extraits d'actes, et transmissions COMEDEC.
Essentiellement situé à l'hôtel de Ville, le service dispose également de deux guichets extérieurs, l'un à la maternité pour les déclarations de naissance, et l'autre au cimetière pour les déclarations de décès et la délivrance des diverses autorisations qui peuvent être demandées dans ce cadre.
Le service de l'état civil fait partie de la Direction des démarches administratives qui regroupe également le service des " Relations administratives " (pool d'agents CNI, passeports, certificats divers) ; " Cimetière " ; " Elections - Recensements - Enquêtes - Affaires militaires " ; " Régies " (paiement des cantines, prestations périscolaires, ...) et " Accueils Centraux " (standard, vivacité, pré-accueil)
Le Responsable du service de l'état civil participe, au même titre que ses collègues responsables de services, à la réunion bimensuelle de la Direction

Le service de l'état civil se compose :
* D'un responsable de service
* D'un adjoint au responsable, officier d'état-civil et chargé de remplacer le responsable en son absence pour gérer les affaires courantes et faire face aux éventuelles urgences.
* 14 officiers d'état civil ayant vocation à être polyvalents sur des fonctions qui comprennent notamment et essentiellement : guichet des naissances en maternité ; guichet des mariages à l'hôtel de Ville ; guichet des décès au cimetière ; secrétariat dont tenue des registres (mentions marginales,..), livrets de famille, réponses aux demandes d'actes ou d'extraits d'acte par courrier, par internet,... ; permanences téléphonique ; cérémonies de mariage, PACS, parrainage,...
Missions
* Participer à la construction des objectifs pour le service de l'état civil : Participer à la planification et superviser la bonne adaptabilité du service : organisation (il existe notamment un enjeu actuel particulier autour de COMEDEC) ; veille juridique ; formation permanente des agents sur les nouveautés législatives et réglementaires en matière d'état civil en particulier et de droit en général, notamment droit de la famille et droit de la nationalité ayant des conséquences sur la pratique de l'état civil.
* Encadrer du personnel : gestion de planning ; répartition et contrôle des tâches ; formation ; organisation d'une réunion de service mensuelle avec rédaction et diffusion du compte-rendu.
* Organiser le service : Impulsion ; animation ; gestion. Le ou la responsable du service de l'état civil est appelé(e) à rencontrer régulièrement les responsables qui supervisent les équipes d'agents chargés de l'accueil du public à l'hôtel de Ville et dans les mairies de quartiers, auxquels sont confiées certaines missions en lien avec l'activité du service (délivrance d'actes ou extraits au guichet ; remise de dossier préalable au mariage ;...).
* Gérer le Budget : Participation à la préparation du budget, sous la conduite du Directeur ; suivi de l'exécution ; édition et suivi des tableaux de bord (informatisés)
* Veiller à la régularité et au bon déroulement des procédures.
* Evaluer des actions et le personnel pour garantir la qualité du service rendu et favoriser un bon esprit d'équipe. Cela comprend notamment la réalisation, dans les délais fixés par la Direction des Ressources Humaines, des entretiens d'évaluation des agents du service, la tenue de statistiques et la fourniture d'éléments pour le rapport d'activité.
* Auditionner : Certaines procédures (mariage, reconnaissance) impliquent des auditions préalables des demandeurs. Le ou la responsable de service est amené(e) à en assurer personnellement une partie.

Profils recherchés
* Connaissances juridiques et techniques du domaine concerné
* Bonnes qualités relationnelles
* Aptitudes à la négociation et à la gestion du personnel
* Bonne connaissance de l'outil informatique
* Capacité d'évolution et d'adaptation au travail en équipe
* Disponibilité

Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
03 20 66 46 00
Lien de publication
Informations complémentaires
MAIRIE DE ROUBAIX
- Grand Place - CS 70737
59066 ROUBAIX Cedex 1

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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