Sous l'autorité du Directeur du directeur de projet en charge du développement de la mission départementale pour l'archivage (MIDA) et en coordination avec les Archives départementales, vous mettez en œuvre les orientations stratégiques de l'institution pour l'archivage numérique des documents de la collectivité. Dans le respect du cadre réglementaire de l'archivage, vous contribuez à la mise en œuvre des dispositifs transversaux à la collectivité. Vous contribuez à l'élaboration et à la mise en œuvre de la politique du management du document. Vous participez au développement et à l'animation du réseau de référent " qualité du document " au sein des directions du Département. Vous êtes notamment en charge de la collecte, du traitement, de la communication et de la mise en valeur des archives électroniques. En coopération avec la Mission départementale pour l'archivage (MIDA) et la Direction des systèmes d'information (DSI), vous participez à la conception, à la mise en œuvre et à l'évaluation du projet de système d'archivage électronique (SAE).

Relations professionnelles :
Internes : La directrice de projet en charge du développement de la MIDA, les archivistes de la MIDA, les membres de la direction générale adjointe Ressources, l'ensemble des services départementaux, les Archives départementales, la direction des systèmes d'information, la direction des affaires juridiques.

Externes : Partenaires du secteur d'activité, prestataires de service, éditeurs de logiciels...

Contexte : Le Département du Nord a lancé une politique de dématérialisation qui touche de multiples secteurs d'activité (finances, actes, marchés publics, ressources humaines, action sociale, ....). Dans le cadre du développement de la dématérialisation et face à la complexité des processus et au développement de la production administrative, l'archivage électronique est indispensable à la modernisation de l'administration et à la qualité du service public.

ACTIVITES/COMPETENCES TECHNIQUES


Savoir faire

Accompagnement des services pour l'archivage des données et documents numériques
* Accompagner les projets de dématérialisation, en tant qu'expert et en lien avec les services concernés, sur les questions relatives à la numérisation, au classement, au cycle de vie et à l'archivage, à la valeur probatoire...,
* Sensibiliser et conseiller les services producteurs sur la gestion des données et documents numériques (classement, nommage, formats, durée de conservation, élimination...),
* Mettre en place une procédure de classement et d'archivage électronique (réseaux partagés, GED, ...),
* Former les " référents qualité du document " des directions,
* Participer à la rédaction ou à la mise à jour des référentiels d'archivage (papier et numérique).

Déploiement de la solution d'archivage électronique
* (en lien avec la direction des systèmes d'information et les Archives départementale)
* Participer activement à la réflexion sur l'acquisition, le paramétrage du Système d'archivage électronique et ses évolutions,
* Participer au déploiement progressif de la solution : évaluation et sélection des données à archiver, rédaction des profils d'archivage, des spécifications pour les connecteurs et de la documentation afférente...

Collecte et gestion des archives courantes et intermédiaires électroniques
* Développer une cartographie, un état des lieux et concevoir un plan de collecte des archives électroniques
* Faire réaliser les opérations de versement et d'élimination règlementaires,
* Assurer le suivi des versements dans le SAE, satisfaire les besoins de consultation d'archives électroniques.

Veille
* Assurer une veille sur l'évolution du contexte de l'archivage électronique et des services disponibles dans ce domaine, sur les nouveaux processus métiers dématérialisés, sur le contexte légal et juridique de l'archivage, sur les pratiques archivistiques, ...

Savoirs

* Maîtrise du contexte et des spécificités de la dématérialisation et de l'archivage électronique dans les collectivités territoriales,
* Connaître les règles et pratiques archivistiques, en particulier en archivistique contemporaine et Records Management,
* Connaître le droit des archives en particulier le cadre normatif et règlementaire applicable aux archives électroniques,
* Connaitre la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel,
* Savoir mener des recherches,
* Connaissances des règles et bonnes pratiques de gestion de l'information numérique,
* Techniques de numérisation, d'intégration et de reproduction de données.
ACTIVITES/COMPETENCES TRANSVERSALES

Savoir faire transversal

Assistance et appui technique auprès des services de la collectivité
* Elaborer des préconisations ou des avis dans le cadre d'une instruction de dossier, juridique, technique, financier etc.
* Contribuer à l'écriture des cahiers de charges,
* Rédiger des notices, instructions et procédures,
* Conduire une action de formation en interne.

Réalisation d'études
* Définir les procédures de recueil, de traitement et de contrôle des données,
* Rédiger et mettre en forme des études,
* Communiquer et diffuser des résultats.

Conduite de projet
* Identifier les finalités, objectifs, enjeux et les contraintes d'un projet,
* Planifier les étapes du projet et de la mobilisation des ressources (humaines, techniques, financières),
* Concevoir des indicateurs d'évaluation d'un projet,
* Communiquer sur les enjeux et les finalités d'un projet,
* Organiser et animer des groupes projet et des comités de pilotage,
* Suivre et contrôler l'activité des référents des directions,
* Repérer les dysfonctionnements et les signaler,
* Mettre en œuvre des outils de planification et les procédures de contrôle,
* Prioriser ou hiérarchiser les interventions.

Organisation et animation de groupe de travail
* Conduire des groupes de travail,
* Identifier et mobiliser les partenaires stratégiques,
* Coordonner des travaux.

Compte-rendu d'activité
* Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention,
* Vérifier son travail en fonction des directives et des procédures.



Savoirs

* Bonne aisance rédactionnelle,
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point),
* Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services de la collectivité,
* Notions d'organisation, de conduite de réunions et de planification des tâches,
* Droit public et administratif,
* Cadre juridique et réglementaire,
* Tableaux de bord et indicateurs,
* Techniques de pilotage et d'animation des équipes,
* Techniques de conduite de réunions,
* Outil de gestion et suivi de l'activité,
* Technique de renseignements des tableaux de bord.


Savoir - être

* Faire preuve d'esprit d'analyse et de synthèse,
* Savoir gérer son temps et organiser ses priorités,
* Savoir travailler en transversalité,
* Faire preuve de réserve, de discrétion,
* Avoir de bonnes aptitudes pédagogiques.

Expériences dans la thématique recherchée