Cet Assistant-edu secrétariat général du Pôle VCAP apporte une expertise et un soutien administratif (le suivi des tableaux de
bord, comptes rendus de réunions, relevés de décisions et le suivi des décisions dans les domaines relevant de l'autorité du
DGA du pôle VCAP
Ce collaborateur-trice organise l'agenda du directeur-trice général-e adjoint-e, et veille à sa cohérence.

Assurer le suivi et le soutien administratif du secrétariat général
- Gérer l'agenda et la planification des demandes de rendez-vous du directeur-trice général-e Adjoint-e,
- Organiser ses déplacements (réservations, inscriptions, ordres de mission,
- Préparer les dossiers liés à la planification des rendez-vous
- Gérer le courrier du pôle VCAP et transmettre les éléments au directeur-trice général-e Adjoint-e,
- Gérer et suivre les parapheurs liés au directeur-trice général-e Adjoint-e, et les dispatcher aux directions concernées
- Créer et actualiser les tableaux de bord, fiches de suivi, prise de note et rédaction des comptes rendus, ordres du jour
- Rédiger des courriers et assurer le suivi de documents
-
Contribuer au développement de procédures administratives au sein du pôle VCAP et assurer leur application
- Etre en charge des dossiers thématiques ou transversaux du pôle en lien avec les services de la ville, les élus, le cabinet
du maire
- Préparer les éléments nécessaires lors des conseils municipaux
- Assister aux réunions de coordination ou de direction susceptibles d'apporter des éléments en matière d'information à
ventiler ou nécessaires à l'activité
- Créer et mettre en œuvre des outils de transversalité
- Assurer un lien constant avec les directeurs et l'espace ressources auprès du DGA
- Assurer un lien avec les partenaires internes et externes.

Ce poste implique :
- une grande autonomie
- d'être en veille permanente auprès du DGA et de l'alerter le cas échéant
- de savoir faire preuve d'une grande discrétion
- de respecter le secret professionnel
- L'emploi implique un contact fréquent avec le public, les services et les élus municipaux, le secrétariat du Directeur
Général des Services, le cabinet du maire, et la préfecture et les autres institutions
- Ce poste implique une discrétion totale en toute confidentialité
- Les contraintes de ce poste impliquent la possibilité d'un dépassement de l'amplitude horaire légale lors des grands
évènements : Braderie de Lille, Lille 3000 ou autres.
Interlocuteur(s) :
Externes : Préfecture, Administrations (MEL, Région, département ou autres), Police Nationale, Procureur de la République,
Publics, associations, partenaires extérieures,
Internes : Ensemble des services de la Ville, les services du pôle VCAP, secrétariat du DGS, cabinet du maire
Compétences(s) métier :
Savoir-faire
- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, power point, Outlook, Internet, air délib)
- Savoir s'organiser, gérer son temps, se fixer des priorités
- Maîtriser les techniques de communication,
- Savoir synthétiser et rédiger des notes administratives (rapports, lettres, comptes rendus)
- Maîtriser la coordination de projets
- Savoir connaître les enjeux, les dispositifs et les acteurs, des politiques publiques locales
Compétences(s) comportementale(s) :
Compétences Comportementales (Qualités Requises)
- Discrétion, confidentialité
- Autonome
- Ponctualité
- Disponibilité et réactivité
- Sens du service public
- Organisation, rigueur et méthode
- Dynamisme, sens de l'initiative
- Rapidité d'exécution
- Sens des relations humaines et de l'accueil, qualités relationnelles.