Le service de Santé et de Secours médical (SSSM) des Groupements 2 et 3 est le relais en groupement du Pôle Santé et Secours Médical (PSSM). Il est en charge du suivi médical des sapeurs-pompiers professionnels et volontaires, des jeunes sapeurs pompiers (JSP), de l'activité opérationnelle des VLI/ VLM et VSS, et des formations dispensées par les officiers santé de ces groupements. Il est en charge du recueil, du classement, de l'archivage des fiches bilans d'intervention pour secours d'urgence aux personnes.
Le groupement 3 est missionné pour la gestion (échange et délivrance) de matériel médico-secouriste défectueux pour les 2 groupements.

Les missions de l'assistant(e) des G2-G3 se font en binôme avec partage d'un agenda commun et en s'appuyant sur le même effectif de médecins et d'infirmiers.
Il/Elle assure les taches à caractère médico-administratif (instruction et gestion des dossiers médicaux des agents avec un logiciel dédié (Médisap). Cela concerne les sapeurs pompiers professionnels, volontaires, les JSP, les PATS. Il/Elle participe, en lien avec le service volontariat du groupement à la vérification des dossiers de candidature des SPV).
Il/Elle assiste le médecin de groupement, chef du service, l'infirmier de groupement, et collabore avec les médecins et infirmiers du service en recueillant entre autres leur disponibilité.
Il/Elle gère le planning des visites médicales en étroite collaboration avec l'assistante binôme, s'assure des délais et obligations réglementaires et s' appuie pour cela sur les secrétariats des CIS , les responsables du volontariat et les responsables d'écoles de JSP.
Il/Elle établit et suit scrupuleusement des tableaux de bords reflétant l'activité du service.
Il/Elle est chargé(e) des taches administratives (rédaction et envoi de courrier, de documents, de convocations ...).
Il/Elle participe aux réunions internes du service, moment d'échange et de décision pour les 2 groupements.
Il/Elle travaille en transversalité avec les assistantes de la direction du PSSM.

Assistance administrative
Organiser, planifier, suivre l'activité de médecine d'aptitude, l'utilisation de logiciel dédié et effectuer le suivi de l'activité du service
Savoir utiliser le logiciel dédié à la médecine d'aptitude "Médisap"
Établir les agendas de "disponibilité des officiers santé" (utilisation du logiciel DISPO SPV) et établir le planning des visites médicales
Organiser les rendez-vous avec les secrétariats de CIS et/ou les agent
Numériser les documents médicaux
Établir un relevé de l'activité du service à titre d'évaluation et d'anticipation

Accueil physique et téléphonique des personnes
Assurer en collaboration avec l'assistante du G2 une permanence téléphonique afin de faciliter la prise de rendez vous, assurer une réponse et transmettre une information ou une demande particulière
Accueillir les personnes physiques

Tri, classement et archivage de document
Effectuer la numérisation des documents médicaux
Veiller à la tenue ordonnée des documents du service, des envois, des réceptions
Effectuer le suivi des parapheurs pour chaque cadre du service
Réceptionner, classer et numériser les résultats biologiques des agents
Réceptionner, classer et archiver des fiches bilan des CIS et restitution en cas de saisie

Préparation et suivi des dossiers et/ou d'événements spécifiques (propres au SSSM)
Utiliser des dossiers partagés, des logiciels propre au service, des tableurs
Assurer le lien avec d'autres services du groupement 3 (formation, JSP, RH, volontariat, service opérationnel, CIS, service prévision ...)
Solliciter les disponibilités des médecins et infirmiers volontaires en cas d'événement majeur

Gestion et traitement de l'information
Réceptionner, traiter et effectuer le suivi des communications écrites, téléphoniques
Utiliser tous moyens de communication à disposition
S'assurer des départs et réceptions des courriers
Assurer le lien entre les cadres du service et les autres services

Compétences essentielles attendues sur le poste
Logiciel de tableur
Logiciel de traitement de texte
Informatique générale
Sens de l'organisation
Capacité d'adaptation
Sens relationnel
Organisation et fonctionnement du SDIS
Statut de la Fonction Publique Territoriale (dont spécificités SP)
Sens de la confidentialité
Règles d'orthographe, grammaire, syntaxe, formules d'usage

Compétences spécifiques attendues sur le poste
Prendre des rendez-vous et gérer l'agenda du cadre ou du service
Autonomie
Capacité d'adaptation
Travail en équipe
Sens relationnel
Rigueur et organisation