L'agent assure la gestion des plannings des salles et l'encadrement de l'équipe d'accueil et de surveillance (11 personnes). En tant que chef de service, il veille à la bonne marche de celui-ci et établit une coordination active avec les autres services de l'établissement.

1) Gestion du planning des salles (50%)

Organise la communication avec les demandeurs de locaux (agents, partenaires, usagers), notamment avec un processus d'expression des besoins en amont, un traitement rapide de la demande, et un suivi systématique en aval
S'assure de la liaison avec les différents services du Conservatoire pour la bonne gestion de l'occupation des locaux en fonction de l'activité globale (pédagogique, de diffusion, etc.)
Met à jour le planning des salles du conservatoire via l'outil informatique dédié
Propose des outils prospectifs pour optimiser la gestion de l'occupation des salles (outils informatiques, circuits d'informations et de notification etc.)
Procède à un archivage soigneux et systématique des demandes pour établir si besoin la chronologie de la demande, notamment en cas de conflit d'activités

2) Encadrement de l'équipe d'accueil surveillance (50%)

Conçoit avec la direction le projet du service accueil surveillance et coordonne sa mise en œuvre afin d'assurer un accueil optimal du public (1900 élèves et 40.000 spectateurs/an) et sa sécurité
Anime et encadre l'équipe d'accueil/surveillance
Organise le travail des agents (planning et répartition des missions) et les accompagne dans la mise en place des processus concrets, en regard de la législation et du fonctionnement général de l'établissement
Analyse et répond aux besoins d'accueil et de surveillance ponctuels des publics en lien avec l'activité de l'établissement et notamment de son action culturelle
Gère le temps de travail des agents (récupération et congés)
Met en place un plan de formation
Forme les agents aux procédures en matière d'accueil et de sécurité
Renforce l'équipe en cas de nécessité
Programme les interventions du prestataire extérieur en accueil/surveillance/sécurité à l'échelle du DEA en cas de besoins

Proposer un accueil de qualité et adapté aux différents publics et notamment aux mineurs
Gérer les plannings avec rigueur et pertinence
Etre force de proposition
Etre capable d'analyser et de gérer rapidement des situations sensibles, jouer le rôle de médiateur et d'arbitre en cas de conflit
Veiller au respect des devoirs de réserve et de neutralité
Concevoir, expliquer et décliner le projet de service de l'équipe d'accueil surveillance
Savoir concilier les besoins du service et les aspirations des agents
Développer l'esprit d'équipe et l'implication des agents dans la vie et le fonctionnement de l'établissement
Améliorer la coordination entre les différents services
Veiller au respect des devoirs de discrétion, de réserve et de neutralité