Au sein de la Direction Générale Adjointe Partenaire et Ressources, la Direction des Affaires Juridiques et de l'Achat Public (DAJAP) regroupe les fonctions juridiques (gestion des assemblées, conseil juridique, gestion du contentieux et des assurances, commande publique) et assure à ce titre la continuité et la cohérence de ces activités.

Le Service Appui au Pilotage et Coordination (SAPC) est chargé du pilotage des activités de la direction (Finances, Ressources Humaines, Systèmes d'informations, Projets transversaux). A ce titre, le SAPC aide à la décision et conseille le binôme de direction. Il développe, par ailleurs, les moyens de communications internes et externes à la direction.

Sous l'autorité de vos responsables hiérarchiques,
­ au titre du volet Systèmes d'Informations (SI achat public / assemblée/ juridique), vous participez au pilotage, à la coordination des SI et à leur démarche qualité par votre intervention à des instances d'animation et d'échanges, des groupes projets, etc.
Vous inscrivez votre action dans le cadre d'un portefeuille de projets identifiés : amélioration des logiciels métiers utilisés dans la direction (à ce jour SIS Marchés, Esabora, Airdélib, Oxyad et Oxyact), participation à la réflexion sur la dématérialisation, sur la gestion électronique des documents et sur l'archivage électronique, développement et harmonisation des méthodes de travail des différents services.

­ au titre du volet pilotage et en complémentarité avec les différents collègues du service, vous :
* pilotez et conduisez les différentes phases des projets transversaux de la direction ;
* planifiez et organisez la réalisation d'événements internes ou à destination de l'ensemble de la collectivité ;
* participez à la modélisation des processus de la direction ;
* créez et gérez les indicateurs représentatifs de toute l'activité de la DAJAP ;
* accompagnez les services ;
* êtes un appui méthodologique sur les chantiers structurants.


Relations professionnelles :
Interne : Membres de la direction, responsables de pôles, de services, cadres et agents rattachés à la DAJAP
Avec les directions de la DGA Partenaire et Ressources et autres directions du Département.

Externe : Relation avec les éditeurs de logiciels, les prestataires, les autres collectivités, les partenaires institutionnels, extérieurs publics ou privés du secteur d'activité.

ACTIVITES/COMPETENCES TECHNIQUES
Savoir faire

Conduire les projets relatifs aux SI de la direction :
* Assurer la cohérence et la compatibilité des projets intégrés avec l'environnement du SI
* Apprécier les risques informatiques
* Veiller au respect des échéances
* Alerter sur l'état d'avancement des dossiers
* Contribuer aux Comités de Programme

Administrer les progiciels achat public/ assemblée/ juridique :
* Assurer leur bon fonctionnement quotidien
* Organiser les nouvelles versions et en analyser l'impact
* Gérer les incidents d'exploitation des progiciels
* Accompagner les utilisateurs
* Concevoir des supports pédagogiques et didactiques
pour les utilisateurs
* Conduire une action de formation en interne
* Proposer des améliorations adaptées aux besoins des utilisateurs
* Etre l'interlocuteur privilégié DSI / éditeur logiciel

Accompagnement à la mise en œuvre des projets :
* Identifier et mobiliser les acteurs et les compétences nécessaires à la conduite d'un projet
* Accompagner la formalisation des processus
* Veiller à la diffusion et à la bonne appropriation des projets et des évolutions
* Concevoir et organiser des évènements

Aider à la décision :
* Analyser et reformuler une demande afin de la décliner en objectifs stratégiques et opérationnels
* Concevoir des supports pédagogiques et didactiques
* Formuler les scénarios et un plan d'actions
* Réaliser des études
* Rédiger des courriers, des comptes rendus, des notes et plus généralement des documents d'aide à la décision
* Modéliser sous forme de processus
* Définir des indicateurs, les mettre à jour et les faire évoluer selon les besoins de la direction

Savoirs

* Notions sur la réglementation des marchés publics
* Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* Logiciels, progiciels et applicatifs de la DAJAP
* Notions de sécurité en matière de SI
* Techniques de communication liées à la sensibilisation des utilisateurs
* Évaluer les enjeux et les risques (techniques, financiers, organisationnels) d'un projet informatique
* Maintenance applicative de dépannage de premier niveau, administration et sécurité
* Techniques de diagnostic
* Techniques et outils de planification

ACTIVITES/COMPETENCES TRANSVERSALES
Savoir faire

Veille et observation sectorielle
* Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
* Elaborer et enrichir des outils de recueil et d'analyse des besoins
* Identifier et proposer des facteurs d'évolution et en évaluer les incidences

Compte rendu d'activité
* Coordonner son intervention avec celle des autres intervenants
* Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
* Établir des rapports et bilans d'activités

Conduite de projet
* Identifier les finalités, objectifs, enjeux et les contraintes d'un projet
* Définir les modalités de pilotage du projet
* Identifier et mobiliser les acteurs et les compétences nécessaires à la conduite d'un projet
* Organiser et animer des groupes projet et des comités de pilotage
* Accompagner les changements induits par une nouvelle organisation

Contrôle de la qualité des services rendus
* Vérifier la conformité des prestations des entreprises avec les clauses techniques définies dans les pièces du marché
* Analyser les résultats au regard des objectifs et des bilans d'activité
* Exploiter les résultats des contrôles et proposer des améliorations
* Rendre compte de l'évaluation

Savoirs

* Organisation des services de la collectivité
* Organigramme de la collectivité
* Procédures internes de gestion
* Tableaux de bord et indicateurs
* Aisance rédactionnelle

Savoir - être

* Force de proposition
* Aisance relationnelle
* Travailler en équipe
* Fiabilité, rigueur et méthode
* Esprit d'analyse, de synthèse et de hiérarchisation
* Sens de l'initiative, de l'anticipation, réactivité
* Travail en mode transversal et en autonomie
* Diplomatie, pédagogie
* Confidentialité
* Polyvalence
* Savoir travailler dans l'urgence