Administrateur-trice fonctionnel-le des portails de Gestion de la Relation numérique à l'Usag
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059220500636582
Publiée le 13/05/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Augustin Laurent, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/09/2022
Date limite de candidature
23/06/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Informatique et système d'information >
Architecture, développement et administration des systèmes d'information
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le service Développement des usages numériques (6 personnes) a pour mission d'offrir aux usager-es de Lille, Hellemmes et Lomme des services publics numériques performants en garantissant leur accès pour tous.
En son sein, la cellule de Gestion de la relation numérique à l'usager-e gère 2 outils (les portails de démarches en ligne de Lille, Hellemmes et Lomme ainsi que le Pass Lille&moi) permettant d'élargir et de faire évoluer les services numériques proposés à la population.
Le rôle de l'administrateur-trice fonctionnel-le est central en ce qu'il consiste à travailler avec les services de la collectivité (tous secteurs confondus) afin de dématérialiser leurs démarches pour les publier sur les portails (mesdemarches.lille.fr ; mesdemarches.hellemmes.fr ; mesdemarches.ville-lomme.fr). Il/elle est le garant-e d'un parcours usager-e simplifié, cohérent et complet.
Il/elle doit également maîtriser le fonctionnement du Pass Lille&moi afin de participer au développement de nouveaux services.
En son sein, la cellule de Gestion de la relation numérique à l'usager-e gère 2 outils (les portails de démarches en ligne de Lille, Hellemmes et Lomme ainsi que le Pass Lille&moi) permettant d'élargir et de faire évoluer les services numériques proposés à la population.
Le rôle de l'administrateur-trice fonctionnel-le est central en ce qu'il consiste à travailler avec les services de la collectivité (tous secteurs confondus) afin de dématérialiser leurs démarches pour les publier sur les portails (mesdemarches.lille.fr ; mesdemarches.hellemmes.fr ; mesdemarches.ville-lomme.fr). Il/elle est le garant-e d'un parcours usager-e simplifié, cohérent et complet.
Il/elle doit également maîtriser le fonctionnement du Pass Lille&moi afin de participer au développement de nouveaux services.
Missions / conditions d'exercice
1) Préparer et concevoir la dématérialisation de démarches simples en ligne en suivant la feuille de route définie (solution utilisée : Publik, développée par Entrouvert)
Cela implique une méthode de dématérialisation en plusieurs étapes et ateliers :
- 1ère étape : accompagnement des services de la collectivité dans l'expression de leurs besoins et propositions d'optimisation du parcours de l'usager mais également de l'agent ;
- 2ème étape : conception des démarches à travers la réalisation de formulaires, de circuits de validation et d'attribution de droits ;
- 3ème étape : tests de la démarche et formation de l'équipe et des services de la ville concernés avant mise en ligne.
2) Développer une expertise sur le portail
L'administrateur-rice fonctionnel-le est la personne de l'équipe qui a la meilleure connaissance et maîtrise du portail. Il/elle est en veille sur les dernières mises à jour et fonctionnalités développées par l'éditeur-trice qu'il/elle appréhende et teste avant de les présenter et de les proposer à son responsable et au reste de l'équipe.
Il/elle réalise également une veille sur les portails de GRU développés par les autres collectivités et participe aux échanges qui ont lieu entre elles au sein de la communauté d'utilisateurs de Publik (club utilisateur annuel, club des utilisateurs Hauts-de-France, échanges écrits sur TRACIM...).
3) Assurer la gestion fonctionnelle du portail
Une fois les démarches mises en ligne, l'administrateur-trice fonctionnel-le est garant-e de leur bon fonctionnement. Aussi il/elle est en charge d'analyser en lien avec son responsable et de traiter les erreurs ou dysfonctionnements remontés par les services ou au sein de l'équipe par les 2 agentes chargées de supervision. Il/elle recense les besoins d'évolution des démarches.
Il/elle accompagne les agentes chargées de la supervision des démarches afin qu'elles comprennent le fonctionnement des démarches et puissent en assurer la supervision (relance des services sur les demandes en attente de traitement, réponse de 1er niveau aux agents utilisateurs du portail...).
Il/elle élabore et met à jour la documentation et les procédures liées au fonctionnement du portail, au lancement de nouvelles démarches ou aux évolutions des plus anciennes, ainsi que les cas d'erreurs rencontrés. Cela vise à assurer autant le transfert de compétences aux autres membres de l'équipe que la traçabilité des évolutions réalisées ou des problèmes rencontrés ainsi que leur mode de résolution.
4) Maîtriser le fonctionnement du Pass Lille&moi pour participer aux développements de nouveaux services
Le Pass Lille&moi est indissociable des portails de démarches. L'administrateur-trice fonctionnel-le doit donc en maîtriser le fonctionnement afin de pouvoir assister les agentes chargées de la supervision du Pass Lille&moi lorsqu'elles rencontrent des cas d'erreurs complexes (assistance de niveau 2) mais aussi pour pouvoir participer aux développements de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux services sur le Pass.
5) Participer à l'animation de la communauté d'utilisateur-trices des portails et du Pass
Les portails et le Pass Lille&moi étant utilisés au quotidien par des centaines d'agent-es de la collectivité et, bien sûr, par les usager-es, l'administrateur-trice fonctionnel-le participe à l'animation de la communauté d'utilisateur-trices de différentes façons. Par exemple :
- En participant aux ateliers de dématérialisation d'une démarche avec les services et en animant des formations (conception des supports de formation, rédaction de guides d'utilisation...)
- En prévoyant les actions de communication liées à l'assistance de la communauté d'utilisateurs : alertes pannes, maintenance, reprise d'activité, actions à mener pendant les coupures de services ...
Cela implique une méthode de dématérialisation en plusieurs étapes et ateliers :
- 1ère étape : accompagnement des services de la collectivité dans l'expression de leurs besoins et propositions d'optimisation du parcours de l'usager mais également de l'agent ;
- 2ème étape : conception des démarches à travers la réalisation de formulaires, de circuits de validation et d'attribution de droits ;
- 3ème étape : tests de la démarche et formation de l'équipe et des services de la ville concernés avant mise en ligne.
2) Développer une expertise sur le portail
L'administrateur-rice fonctionnel-le est la personne de l'équipe qui a la meilleure connaissance et maîtrise du portail. Il/elle est en veille sur les dernières mises à jour et fonctionnalités développées par l'éditeur-trice qu'il/elle appréhende et teste avant de les présenter et de les proposer à son responsable et au reste de l'équipe.
Il/elle réalise également une veille sur les portails de GRU développés par les autres collectivités et participe aux échanges qui ont lieu entre elles au sein de la communauté d'utilisateurs de Publik (club utilisateur annuel, club des utilisateurs Hauts-de-France, échanges écrits sur TRACIM...).
3) Assurer la gestion fonctionnelle du portail
Une fois les démarches mises en ligne, l'administrateur-trice fonctionnel-le est garant-e de leur bon fonctionnement. Aussi il/elle est en charge d'analyser en lien avec son responsable et de traiter les erreurs ou dysfonctionnements remontés par les services ou au sein de l'équipe par les 2 agentes chargées de supervision. Il/elle recense les besoins d'évolution des démarches.
Il/elle accompagne les agentes chargées de la supervision des démarches afin qu'elles comprennent le fonctionnement des démarches et puissent en assurer la supervision (relance des services sur les demandes en attente de traitement, réponse de 1er niveau aux agents utilisateurs du portail...).
Il/elle élabore et met à jour la documentation et les procédures liées au fonctionnement du portail, au lancement de nouvelles démarches ou aux évolutions des plus anciennes, ainsi que les cas d'erreurs rencontrés. Cela vise à assurer autant le transfert de compétences aux autres membres de l'équipe que la traçabilité des évolutions réalisées ou des problèmes rencontrés ainsi que leur mode de résolution.
4) Maîtriser le fonctionnement du Pass Lille&moi pour participer aux développements de nouveaux services
Le Pass Lille&moi est indissociable des portails de démarches. L'administrateur-trice fonctionnel-le doit donc en maîtriser le fonctionnement afin de pouvoir assister les agentes chargées de la supervision du Pass Lille&moi lorsqu'elles rencontrent des cas d'erreurs complexes (assistance de niveau 2) mais aussi pour pouvoir participer aux développements de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux services sur le Pass.
5) Participer à l'animation de la communauté d'utilisateur-trices des portails et du Pass
Les portails et le Pass Lille&moi étant utilisés au quotidien par des centaines d'agent-es de la collectivité et, bien sûr, par les usager-es, l'administrateur-trice fonctionnel-le participe à l'animation de la communauté d'utilisateur-trices de différentes façons. Par exemple :
- En participant aux ateliers de dématérialisation d'une démarche avec les services et en animant des formations (conception des supports de formation, rédaction de guides d'utilisation...)
- En prévoyant les actions de communication liées à l'assistance de la communauté d'utilisateurs : alertes pannes, maintenance, reprise d'activité, actions à mener pendant les coupures de services ...
Profils recherchés
- Sens du service public et de la qualité du service rendu à l'usager-e,
- Connaissances des collectivités territoriales et des politiques publiques,
- Appétence pour les thématiques liées au numérique et à la dématérialisation des services publics,
- Connaissance générale et intérêt pour " l'approche centrée sur l'usager-e " et les stratégies publiques en matière de gestion de la relation usager-e,
- Capacité à utiliser les outils informatiques (avoir un intérêt à se former aux langages informatiques type Python et Django et au fonctionnement de logiciels métiers) ; la connaissance de l'outil Publik serait un plus ainsi que la maîtrise d'Adobe Illustrator,
- Techniques d'animation et de conduite de réunions et d'ateliers ; organisation de formations ; accompagnement au changement,
- Compétences en gestion de projet,
- Bonnes capacités rédactionnelles (procédures / documentations...), de veille et aisance orale
Esprit de synthèse et d'analyse, capacité à prioriser,
- Sens de l'organisation et rigueur dans la méthodologie de travail,
- Sens de l'écoute et du travail en équipe, capacité à travailler en transversalité,
- Autonomie, capacité à rendre des comptes à son responsable,
- Capacités d'adaptation, aisance relationnelle,
- Force de proposition, capacité de négociation et de conviction.
- Connaissances des collectivités territoriales et des politiques publiques,
- Appétence pour les thématiques liées au numérique et à la dématérialisation des services publics,
- Connaissance générale et intérêt pour " l'approche centrée sur l'usager-e " et les stratégies publiques en matière de gestion de la relation usager-e,
- Capacité à utiliser les outils informatiques (avoir un intérêt à se former aux langages informatiques type Python et Django et au fonctionnement de logiciels métiers) ; la connaissance de l'outil Publik serait un plus ainsi que la maîtrise d'Adobe Illustrator,
- Techniques d'animation et de conduite de réunions et d'ateliers ; organisation de formations ; accompagnement au changement,
- Compétences en gestion de projet,
- Bonnes capacités rédactionnelles (procédures / documentations...), de veille et aisance orale
Esprit de synthèse et d'analyse, capacité à prioriser,
- Sens de l'organisation et rigueur dans la méthodologie de travail,
- Sens de l'écoute et du travail en équipe, capacité à travailler en transversalité,
- Autonomie, capacité à rendre des comptes à son responsable,
- Capacités d'adaptation, aisance relationnelle,
- Force de proposition, capacité de négociation et de conviction.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.