Assistant particulier ou assistante particulière du Président (H/F)

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059220600670845
Publiée le 13/06/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
METROPOLE EUROPEENNE DE LILLE
2 Boulevard des cités unies
59040 LILLE
Lieu de travail
LILLE
Poste à pourvoir le
01/08/2022
Date limite de candidature
13/07/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Le Cabinet accompagne le Président de la MEL dans l'exercice quotidien de son mandat et assure pour ce faire la coordination avec les services pour préparer et traduire les décisions politiques.
Le Cabinet du Président se compose de collaborateurs.
La direction Communication et l'équipe Service Presse sont également rattachés au Cabinet du Président
Dans ce cadre, la MEL recrute l'assistant particulier du Président.
Missions / conditions d'exercice
L'assistant particulier du Président est en charge d'organiser et fluidifier le quotidien du Président, d'anticiper ses besoins en matière administrative et logistique.

Il assure, de manière rigoureuse, la tenue administrative et logistique du Secrétariat particulier du Président, notamment en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

L'assistant particulier du Président aura également pour mission d'accompagner le Directeur de Cabinet et son adjoint pour optimiser la gestion administrative de leurs activités.

Missions et activités principales:
Assurer la gestion et la bonne coordination du Secrétariat Particulier du Président
- S'assurer de l'exhaustivité et de la mise à jour des contacts du Président
- Anticiper les besoins du Président, du Directeur de Cabinet et de son adjoint de manière proactive
- Assurer une veille informative vis-à-vis des projets du mandat du Président et de l'actualité
- Veiller à la bonne coordination de la gestion administrative et de la bonne circulation de l'information au sein du Cabinet : vérifier les convocations, la constitution finale des dossiers, la reprographie ainsi que l'envoi des dossiers de réunions pilotées par le Cabinet
- Procéder aux réservations de salles et à la création de salles virtuelles pour les visioconférences
- Faire un travail minutieux de relecture des documents émanent du Cabinet : s'assurer de la bonne syntaxe, veiller à l'orthographe et la conjugaison, et apporter une correction le cas échéant
- Gérer et commander de façon optimale les fournitures pour l'ensemble du Cabinet

Assurer l'ensemble des missions liées à la gestion administrative
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, appels téléphoniques et demandes diverses
- Préparer les dossiers pour les réunions
- Réaliser en fonction des dossiers suivis, ou à la demande de la hiérarchie, la rédaction de certains courriers spécifiques, documents de formes et de contenus divers (courriers, courriels, notes, comptes rendus, PV etc.)
- Savoir prendre des notes, les mettre en forme pour tous types de courriers
- Renseigner les tableaux de suivi pour le Cabinet et en assurer un suivi régulier
- Trier, classer et archiver les documents du Cabinet
- Synthétiser et présenter des informations auprès des collaborateurs du Cabinet
- Rechercher et diffuser des informations
- Gérer et actualiser une base documentaire physique et numérique


Particularités :
Amplitudes horaires variables, permanences à assurer en lien avec l'autre collaboratrice du secrétariat particulier du Président et du Directeur de Cabinet
Contraintes horaires et pics d'activité en fonction des obligations de l'entité
Profils recherchés
Vous êtes fonctionnaire titulaire ou lauréat d'un concours de la catégorie B de la fonction publique et vous disposez d'une bonne connaissance de l'environnement institutionnel.

D'expérience confirmée, vous disposez de solides connaissances en gestion, en planification et en organisation d'agenda, ainsi, vous fluidifiez le quotidien du Président.

Disposant d'un savoir-être adapté, vous savez, dans le respect des règles protocolaires, échanger avec pédagogie auprès des différents interlocuteurs et partenaires que vous pouvez rencontrer.

Discret, vous savez néanmoins faire preuve de diplomatie, de tact et de transversalité dans vos relations. Dynamique et exigeant, vous exercez votre devoir de confidentialité à tout moment. Vous êtes en mesure de gérer votre stress et de garder votre rigueur et votre clairvoyance en situation d'urgence.

Votre curiosité et votre appétence pour les projets politiques de l'établissements vous permettent d'être en veille et d'appréhender l'urgence des sujets abordés afin d'assurer un maximum de réactivité du Cabinet et être un appui précieux auprès du Président.

Aussi, vous êtes en mesure d'anticiper les besoins du Président et d'assurer une logistique administrative et technique nécessaires à la bonne tenue de ses réunions et des événements auxquels il participe.

Organisé et rigoureux, vous proposez des solutions pertinentes dans votre activité quotidienne et de suivi des dossiers, et vous maitrisez à ce titre parfaitement l'outil informatique et le pack office.

Contact

Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser à Monsieur le Président de la Métropole européenne de Lille via le lien ci-dessus ou à partir du site internet de la MEL.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.