Secrétaire service technique
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059220600684059
Publiée le 22/06/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Fresnes-sur-escaut
Poste à pourvoir le
01/09/2022
Date limite de candidature
22/07/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La secrétaire technique exerce ses fonctions sous l'autorité du directeur des Services Techniques, travaille avec les Responsables des ateliers et des Espaces Verts, ainsi qu'avec l'équipe administrative et technique au sein du service avec les autres agents et les services administratifs de la commune.
Gère administrativement la mise à disposition des salles et du matériel en binôme avec le magasinier en cas d'absence de la secrétaire technique
Accueil / secrétariat : Accueil physique et téléphonique du public, bureautique, gestion de l'agenda, classement
Suivi administratif des interventions de contrôle / vérification
Mission d'information et devoir d'alerte
Gère administrativement la mise à disposition des salles et du matériel en binôme avec le magasinier en cas d'absence de la secrétaire technique
Accueil / secrétariat : Accueil physique et téléphonique du public, bureautique, gestion de l'agenda, classement
Suivi administratif des interventions de contrôle / vérification
Mission d'information et devoir d'alerte
Missions / conditions d'exercice
Réception des appels téléphoniques, consignation et transmission de toutes les demandes en concertation avec les responsables hiérarchiques. Suivi des demandes en lien avec les responsables.
Recensement des besoins d'intervention et transmission aux responsables hiérarchiques
Accueil physique et téléphonique du public (renseignements diverses, doléances de riverains, .
Enregistrement du courrier reçu, tri et distribution, classement, tâches de secrétariat
Suivi des courriers : mise à la signature, copie et expédition
Gestion des trousseaux de clés de tous les bâtiments communaux -entrées et sorties- (en binôme avec le magasinier assistant administratif en cas d'absence de la secrétaire technique).
Gestion des locations de salles (planning d'occupation, mise en service exceptionnel de chauffage, programmation des horaires, ...)
Gestion des prêts de véhicules à titre exceptionnel et privé, après validation de la hiérarchie, Gestion des entrées et sorties de matériel
Participe à la gestion logistique des fêtes et cérémonies (fêtes scolaires, associations locales... )
Transmission des problèmes et absence d'éclairage public sur le logiciel du prestataire " éclairage public "
Suivi du planning des astreintes (en binôme avec le magasinier en cas d'absence de la secrétaire technique)
Recensement des besoins d'intervention et transmission aux responsables hiérarchiques
Accueil physique et téléphonique du public (renseignements diverses, doléances de riverains, .
Enregistrement du courrier reçu, tri et distribution, classement, tâches de secrétariat
Suivi des courriers : mise à la signature, copie et expédition
Gestion des trousseaux de clés de tous les bâtiments communaux -entrées et sorties- (en binôme avec le magasinier assistant administratif en cas d'absence de la secrétaire technique).
Gestion des locations de salles (planning d'occupation, mise en service exceptionnel de chauffage, programmation des horaires, ...)
Gestion des prêts de véhicules à titre exceptionnel et privé, après validation de la hiérarchie, Gestion des entrées et sorties de matériel
Participe à la gestion logistique des fêtes et cérémonies (fêtes scolaires, associations locales... )
Transmission des problèmes et absence d'éclairage public sur le logiciel du prestataire " éclairage public "
Suivi du planning des astreintes (en binôme avec le magasinier en cas d'absence de la secrétaire technique)
Profils recherchés
Maître de l'outil informatique (word, excel...),
Capacité à utiliser les outils de gestion automatisée (logiciels, portails web...),
Aisance relationnelle,
Polyvalence,
Faire preuve d'empathie, de réserve et de discrétion,
Sens du service public,
Savoir suivre et gérer une procédure,
Etre méthodique et organisé (capacité à planifier et à suivre les dossiers),
Savoir faire preuve de réactivité et d'anticipation,
Participer à la bonne entente et à la bonne coordination des services.
Capacité à utiliser les outils de gestion automatisée (logiciels, portails web...),
Aisance relationnelle,
Polyvalence,
Faire preuve d'empathie, de réserve et de discrétion,
Sens du service public,
Savoir suivre et gérer une procédure,
Etre méthodique et organisé (capacité à planifier et à suivre les dossiers),
Savoir faire preuve de réactivité et d'anticipation,
Participer à la bonne entente et à la bonne coordination des services.
Contact
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.