Assistant-e du secrétariat général auprès du DGA
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059221100837265
Publiée le 04/11/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LILLE
Poste à pourvoir le
01/01/2023
Date limite de candidature
04/12/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Cet Assistant-edu secrétariat général du Pôle VCAP apporte une expertise et un soutien administratif (le suivi des tableaux de
bord, comptes rendus de réunions, relevés de décisions et le suivi des décisions dans les domaines relevant de l'autorité du
DGA du pôle VCAP
Ce collaborateur-trice organise l'agenda du directeur-trice général-e adjoint-e, et veille à sa cohérence.
bord, comptes rendus de réunions, relevés de décisions et le suivi des décisions dans les domaines relevant de l'autorité du
DGA du pôle VCAP
Ce collaborateur-trice organise l'agenda du directeur-trice général-e adjoint-e, et veille à sa cohérence.
Missions / conditions d'exercice
Assurer le suivi et le soutien administratif du secrétariat général
- Gérer l'agenda et la planification des demandes de rendez-vous du directeur-trice général-e Adjoint-e,
- Organiser ses déplacements (réservations, inscriptions, ordres de mission,
- Préparer les dossiers liés à la planification des rendez-vous
- Gérer le courrier du pôle VCAP et transmettre les éléments au directeur-trice général-e Adjoint-e,
- Gérer et suivre les parapheurs liés au directeur-trice général-e Adjoint-e, et les dispatcher aux directions concernées
- Créer et actualiser les tableaux de bord, fiches de suivi, prise de note et rédaction des comptes rendus, ordres du jour
- Rédiger des courriers et assurer le suivi de documents
-
Contribuer au développement de procédures administratives au sein du pôle VCAP et assurer leur application
- Etre en charge des dossiers thématiques ou transversaux du pôle en lien avec les services de la ville, les élus, le cabinet
du maire
- Préparer les éléments nécessaires lors des conseils municipaux
- Assister aux réunions de coordination ou de direction susceptibles d'apporter des éléments en matière d'information à
ventiler ou nécessaires à l'activité
- Créer et mettre en œuvre des outils de transversalité
- Assurer un lien constant avec les directeurs et l'espace ressources auprès du DGA
- Assurer un lien avec les partenaires internes et externes
- Gérer l'agenda et la planification des demandes de rendez-vous du directeur-trice général-e Adjoint-e,
- Organiser ses déplacements (réservations, inscriptions, ordres de mission,
- Préparer les dossiers liés à la planification des rendez-vous
- Gérer le courrier du pôle VCAP et transmettre les éléments au directeur-trice général-e Adjoint-e,
- Gérer et suivre les parapheurs liés au directeur-trice général-e Adjoint-e, et les dispatcher aux directions concernées
- Créer et actualiser les tableaux de bord, fiches de suivi, prise de note et rédaction des comptes rendus, ordres du jour
- Rédiger des courriers et assurer le suivi de documents
-
Contribuer au développement de procédures administratives au sein du pôle VCAP et assurer leur application
- Etre en charge des dossiers thématiques ou transversaux du pôle en lien avec les services de la ville, les élus, le cabinet
du maire
- Préparer les éléments nécessaires lors des conseils municipaux
- Assister aux réunions de coordination ou de direction susceptibles d'apporter des éléments en matière d'information à
ventiler ou nécessaires à l'activité
- Créer et mettre en œuvre des outils de transversalité
- Assurer un lien constant avec les directeurs et l'espace ressources auprès du DGA
- Assurer un lien avec les partenaires internes et externes
Profils recherchés
Compétences(s) métier :
Savoir-faire
- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, power point, Outlook, Internet, air délib)
- Savoir s'organiser, gérer son temps, se fixer des priorités
- Maîtriser les techniques de communication,
- Savoir synthétiser et rédiger des notes administratives (rapports, lettres, comptes rendus)
- Maîtriser la coordination de projets
- Savoir connaître les enjeux, les dispositifs et les acteurs, des politiques publiques locales
Compétences(s) comportementale(s) :
Compétences Comportementales (Qualités Requises)
- Discrétion, confidentialité
- Autonome
- Ponctualité
- Disponibilité et réactivité
- Sens du service public
- Organisation, rigueur et méthode
- Dynamisme, sens de l'initiative
- Rapidité d'exécution
- Sens des relations humaines et de l'accueil, qualités relationnelles
Savoir-faire
- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, power point, Outlook, Internet, air délib)
- Savoir s'organiser, gérer son temps, se fixer des priorités
- Maîtriser les techniques de communication,
- Savoir synthétiser et rédiger des notes administratives (rapports, lettres, comptes rendus)
- Maîtriser la coordination de projets
- Savoir connaître les enjeux, les dispositifs et les acteurs, des politiques publiques locales
Compétences(s) comportementale(s) :
Compétences Comportementales (Qualités Requises)
- Discrétion, confidentialité
- Autonome
- Ponctualité
- Disponibilité et réactivité
- Sens du service public
- Organisation, rigueur et méthode
- Dynamisme, sens de l'initiative
- Rapidité d'exécution
- Sens des relations humaines et de l'accueil, qualités relationnelles
Contact
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.