La Direction de l'Assemblée et des Elus exerce toutes les missions liées au fonctionnement des organes délibérants (Conseil départemental et Commission permanente) et à l'exercice par les élus de leur mandat.
Elle est en charge des missions suivantes :
- Secrétariat de l'Assemblée et des commissions internes
- Gestion de la représentation du Conseil départemental ou du Président du Conseil départemental au sein des commissions extérieures
- Gestion administrative et financière de l'activité des élus (indemnités, remboursement de frais de déplacement, dépenses liées à la formation des élus)
- Appui aux élus, notamment en charge d'une Vice-Présidence, d'une Présidence de commission ou d'une délégation, en les assistant dans l'exercice de leurs fonctions
- Formation des élus

Placée sous la responsabilité du Secrétaire Général auprès de la Direction Générale des Services, la Direction de l'Assemblée et des Elus est composée de deux services, pour un total de 14 personnes :
- le Service d'Appui aux Elus
- le Service de l'Assemblée Départementale
Le Service de l'Assemblée Départementale, composé de 5 agents dont le chef de service, contribue aux missions de la Direction de l'Assemblée et des Elus en assurant l'organisation des réunions du Conseil Départemental et de la Commission Permanente et rend exécutoire les décisions prises par ces assemblées.
Il coordonne également les réunions des six commissions thématiques du Conseil départemental.
Enfin, dépend de ce service, la gestion de la représentation du Département au sein des commissions internes et organismes extérieurs, formalisée par arrêtés ou délibérations.

Les principales missions dévolues à l'Assistant(e) administratif(ve) sont assurées en binôme et déclinées au travers des activités suivantes :

- Coordination des secrétariats des 6 commissions thématiques du Conseil Départemental
- Coordination et interface avec les secrétariats des commissions : préparation des convocations, comptes-rendus des réunions, questions diverses, envoi dématérialisé aux élus dans le délai réglementaire, centralisation des comptes-rendus des réunions
- Diffusion des échéanciers et publication dans l'Intranet (calendrier recensant les dates de commissions thématiques, Commissions Permanentes, Conseils départementaux, Commissions Administratives Paritaires, Commissions d'Appels d'Offres, etc.)
- Veille au respect des échéanciers
- Réunions de travail avec les secrétaires des commissions
- Gestion des Représentations du Président et du Conseil départemental dans les commissions internes et organismes extérieurs (environ 800 désignations)
- Cibler et utiliser les textes législatifs et réglementaires, les formaliser en fiches de synthèse et mettre à jour les dossiers et le tableau de suivi
- Gestion quotidienne en fonction des demandes du cabinet et des courriers de demandes de désignations
- Préparation des rapports et des arrêtés, les rendre exécutoires (envoi au contrôle de légalité, courriers de notifications)
- Préparation des bulletins et feuilles de vote
- Présence aux réunions du Conseil Départemental
- Gestion des avis et des remarques des commissions thématiques réunies avant la séance, recensement dans un tableau à l'attention du Président du Conseil départemental, de la Directrice Générale des Services et affichage
- Gestion du matériel de vote
- Prise de notes, vérification du quorum, centralisation et suivi des délégations de vote

- Participations aux réunions sur les nouveaux projets concernant le service ou la direction (exemple : évolution du logiciel Airs délib, parapheur électronique, etc.) et mise en place et intégration des nouvelles procédures de travail impactant le service
L'Assistant(e) administratif(ve) pourra également :
- Participer, temporairement, aux autres missions liées au fonctionnement du Service de l'Assemblée départementale, à d'autres tâches relevant du second binôme d'assistantes : Gestion des extraits de délibérations, recherche de délibérations à la demande de services, demandes diverses
- Rédaction des fiches sur la carrière des élus au Conseil Départemental / Général et mise à jour des fichiers et listes concernant les élus (ex : adresses)
- Prise en charge des appels téléphoniques

Savoirs :
- connaissance du paysage institutionnel et du monde des collectivités locales
- expérience professionnelle au sein d'une collectivité territoriale appréciée

Savoir-faire :

- maîtrise du logiciel FAST
- maîtrise du logiciel Airdélib
- capacité à travailler dans des délais restreints
- capacités rédactionnelles

Savoir-être :

- capacité d'organisation et d'anticipation
- réactivité, rigueur et méthode
- discrétion
- qualités relationnelles
- aptitudes au travail en équipe
- grande disponibilité et polyvalence