Appliquer et gérer, à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, l'ensemble des processus de déroulement de la paie. Assurer la fiabilité des paies. Appliquer et gérer, à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, l'ensemble des processus de déroulement de carrière.
Assurer l'encadrement d'une équipe.

MISSIONS PRINCIPALES
o Articuler les objectifs de service avec les orientations de la collectivité
o Animer et piloter le service (donner du sens à l'action, définir des objectifs opérationnels pour les activités ou projets du service, mettre en place un contrôle et un suivi de l'activité, notamment au moyen d'outils (tableaux de bord ...)
o Planifier et organiser le travail des équipes selon les priorités définies, en fonction des compétences nécessaires et disponibles (motiver, créer du lien dans le service, réguler les conflits, maintenir et développer des compétences, évaluer, veiller au bien-être, à la santé et la sécurité des agents, ...)
o Elaborer et suivre le budget du service (planifier des besoins, élaborer un budget prévisionnel, suivre et contrôler l'exécution du budget)
o Elaborer les appels d'offres en relation avec le service commande publique
o Participer à la gestion des ressources humaines (posséder une culture de base statutaire pour mieux appréhender la carrière de l'agent et veiller à l'application du protocole d'accord sur l'aménagement et la réduction du temps de travail, optimiser les ressources humaines)
o Rendre compte régulièrement de l'activité du service et de ses résultats au Directeur (reporting)

ACTIVITES DU POSTE :

Mission 1 : Garantir la fiabilité de la rémunération des agents
o Structurer les échéanciers de paie et en garantir la bonne exécution
o Organiser les procédures de contrôles internes (contrôle des paies, des déclarations annuelles)
o Assurer le paramétrage du logiciel paie et garantir l'optimisation de son utilisation
o Être le garant du suivi du Régime Indemnitaire et proposer les évolutions nécessaires
o Assurer le calcul des indemnités des élus
o Suivre les contrôles (URSSAF, CRC, etc.), analyser les bilans
o Être l'interlocuteur privilégié de la Trésorerie
o Être force de proposition sur la politique de la rémunération

Mission 2 : Effectuer la préparation et le suivi budgétaire (logiciel Adelyce)
o Participer à l'élaboration du budget de la Direction en lien avec le Directeur
o Assurer le suivi de l'exécution budgétaire de la masse salariale (extraction et analyse des données)
o A partir des extractions réalisées reporter les données effectives et la masse salariale à chaque Direction

Mission 3 : Assurer la gestion des absences
o Assurer le suivi des dossiers présentés au Comité Médical, sécuriser les instructions (anticipation des saisines, suivi des absences...) et les impacts en paie (arrêtés)
o Accompagner les situations complexes des agents en arrêt en lien avec le Service Santé Qualité de Vie au Travail
o Contrôler l'application du protocole en vigueur sur la gestion des absences (Congés, absences exceptionnelles)

Mission 4 : Réaliser l'extraction des données et tenue des Tableaux de Bord
o Savoir extraire et analyser les différentes données nécessaires au suivi de la masse salariale, des effectifs et de l'absentéisme
o Assurer le suivi des différents tableaux de bord internes : Masse Salariale, Vacations, astreintes, Heures supplémentaires, cotisations Médecine du Travail, assurance du personnel
o Créer et mettre à jour des tableaux de bord (bilan mensuel sur les effectifs permanents et non permanents, suivi des créations et suppressions de postes, positions statutaires, temps partiel, promotions...)
o A partir d'extractions, réaliser la déclaration FIPHFP
o Réaliser une extraction de données afin d'alimenter les logiciels métiers (Kelorga, Adelyce)
o Elaborer le bilan social (collecte des données et présentation en CT)
o Suivre les délibérations du service (rédaction des synthèses et délibérations)
o Assurer la dématérialisation des actes relevant de la cellule
o Assurer une veille juridique

Mission 5 : Participer à la gestion administrative du personnel (titulaires et non titulaires)
o Mettre en œuvre des dispositifs de déroulement de carrière dans le respect des règles statutaires. Proposer des dispositifs dynamiques de gestion des carrières.
o Superviser la préparation et le suivi des Commissions Administratives Paritaires et Comités Techniques (préparation des dossiers d'analyse et participation aux préparations avec les Directeurs(rices) et représentants du personnel) en assurer le secrétariat : Procès-verbal et retour d'avis
o Assurer un rôle de conseil et d'information auprès des Directeurs(rices) et sécuriser les pratiques dans les services
o Gérer en autonomie les dossiers disciplinaires simples et assister le directeur dans les dossiers complexes
o Superviser le suivi des dossiers retraite CNRACL/IRCANTEC (pré liquidation, liquidation, validation de services)
o Superviser la mise à jour des dossiers individuels des agents, assurer la dématérialisation du dossier individuel
o Assurer la gestion des agents en contrat de droit public
o Être force de proposition sur les dossiers transversaux : gestion des temps (écriture du nouveau protocole, loi de transformation de la Fonction Publique, être force de proposition sur l'analyse des situations individuelles)
o Assurer un rôle de conseil auprès des services afin de sécuriser les pratiques Ressources Humaines
o Assurer un reporting hiérarchique et une communication transversale

SAVOIR
o Maîtriser parfaitement la législation sociale et le statut de la fonction publique territoriale
o Maîtriser les composantes de la rémunération et des charges sociales
o Connaître la spécificité des contrats de droit privé
o Connaître le statut de l'élu
o Connaître le fonctionnement de la trésorerie et le rôle du comptable
o Connaître les règlementations internes (protocole ARTT ...)
o Maîtriser la réglementation relative aux instances consultatives
o Maîtriser les outils de gestion du personnel (tableaux de bord ...)
o Connaître les principales fonctionnalités du logiciel GRH

SAVOIR-FAIRE
MANAGEMENT
o Organiser le travail de l'équipe
o Mobiliser l'équipe, la faire évoluer
o Repérer et réguler les problèmes et conflits
o Evaluer les agents avec objectivité

PILOTAGE DU SERVICE
o Mettre en œuvre la législation statutaire et juridique
o Maîtriser les principales fonctionnalités de l'outil bureautique
o Maîtriser les principales fonctionnalités du logiciel GRH
o Maîtriser l'utilisation de Business Objects
o Traduire et présenter sous forme accessible des dossiers techniques
o Contrôler l'application des statuts
o Elaborer des actes administratifs
o Produire des statistiques et tableaux de bord
o Maîtriser les procédures administratives propres à l'activité

SAVOIR-ETRE
o Posséder une autorité naturelle
o Être à l'aise dans les relations
o Être rigoureux
o Être organisé