Assistant de direction / Responsable administratif du pôle Spectacles vivants

Offre n° O063211100469011
Publiée le 30/11/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
COMMUNE DE ISSOIRE
2, rue eugène gauttier - bp 2
63501 Issoire
Site web de l'employeur
Département de travail
Puy-de-Dôme
Poste à pourvoir le
01/02/2022
Date limite de candidature
02/01/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de direction
Descriptif de l'emploi
La Ville d'Issoire
15 000 habitants, ville centre d'un bassin de vie de 50000 habitants, carrefour économique du sud du Puy-de-Dôme, située à 35 km de Clermont-Ferrand, centre d'art roman, riche d'un environnement exceptionnel (rivière Allier, parcs naturels régionaux des Volcans d'Auvergne et du Livradois Forez)
Recrute
Un Assistant de direction / Responsable administratif
du Pôle spectacles vivants (h/f)
(cadre d'emplois des rédacteurs)

Missions
Sous l'autorité de la directrice de l'action culturelle/responsable du Pôle spectacles vivants, vous aurez à assurer les missions suivantes :

1°) Assurer le suivi administratif et budgétaire de la Direction de l'Action Culturelle

- Préparer les courriers de la DAC (convocations aux commissions, ordres de missions ...) et les rapports au Conseil Municipal
- Apporter une aide administrative à la directrice et assurer le relais avec les partenaires lors de ses déplacements professionnels.
- Centraliser les demandes budgétaires
- Assurer l'accueil téléphonique, filtrer et transmettre les messages,
- Suivre et enregistrer les demandes de congés des agents de toute la DAC (40 agents)
- Gérer l'administration des différentes salles (gestion des plannings de réservation, location, courriers, ...) et véhicules de la DAC
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Veiller au respect des obligations RGPD


2°) Organiser et assurer la gestion administrative et comptable du Pôle Spectacles Vivants (saison culturelle municipale avec en moyenne 25 rendez- vous/an)
- Assurer l'accueil téléphonique et physique les jours d'ouverture de la billetterie et les jours de spectacles
- Gérer le logiciel de billetterie et assurer l'interface avec le prestataire
- Produire des états statistiques et des bilans qualitatifs sur la fréquentation de la structure.
- Suivre l'exécution budgétaire du pôle (bons de commandes/engagements, décisions, virements, ...)
- Etablir et suivre les demandes de subventions
- Assurer le suivi administratif : contrats, déclarations droits, avenants, ...
- Utiliser des logiciels et progiciels en lien avec les procédures administratives (post-office, ciril, fast, sibil (spectacles), ...)
- Encadrer un agent administratif

3°) Organiser et assurer la gestion des accueils artistiques du Pôle Spectacles Vivants
- Organiser et assurer l'accueil des artistes et des techniciens (commandes repas, hébergement, catering, ...).
- Assurer la gestion d'occupation et d'entretien du logement " l'appart' " (résidence d'artistes).
- Prendre en charge l'accueil du public lors des spectacles
- Assurer la billetterie et maitriser le logiciel de billetterie
4°) Assurer la responsabilité de la régie de recettes (sous l'autorité du Comptable Public)
- Encaisser et justifier les recettes auprès du comptable public
- Gérer les procédures d'encaissement et les moyens de paiement (billetterie en ligne, tpe, virements, ...)
- Assurer la tenue comptable et réglementaire des régies de recettes et d'avances (tableaux de suivi en continu du solde de la caisse et des valeurs, établir la balance comptable, ...)
5°) Participer à la mise en œuvre de la communication du pôle spectacles vivants
- Gérer le planning de la distribution des outils de communication (affiches, brochures, ...) et des encarts publicitaires
- Aider à l'animation des réseaux sociaux et participer aux évènements de promotion de la saison culturelle
- Gérer et suivre les marchés publics (impression des documents de communication, location matériel scénique, ...)
Profils recherchés
Formation initiale : secrétariat - comptabilité - assistante de direction
Sensibilité au monde de la culture et plus particulièrement du spectacle vivant.
Expérience dans la FPT indispensable et dans un poste similaire serait un réel atout.
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
04 73 89 03 54
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser à : Monsieur le Maire - 2 rue Eugène Gauttier - B.P. 2 - 63501 ISSOIRE Cédex.

Renseignements complémentaires auprès de Madame Séverine PAULET, Directrice de l’Action Culturelle ou de Madame Aurore DEVAUX, Directrice des Ressources Humaines au 04.73.89.03.54.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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