Sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l'Aménagement des territoires (DAT) également Directeur de l'Agence Départementale d'ingénierie Territoriale (ADIT), l'assistant(e) du directeur est le collaborateur(rice) direct de ce dernier. Il/elle planifie, organise les activités du directeur. Il/elle assure la préparation et le suivi des dossiers et est chargé(e) de faire circuler l'information au sein de la direction. L'assistant(e) apporte un appui également aux services de la direction.

1 - Organiser et planifier l'activité du directeur.
- Organiser, gérer et préparer l'agenda professionnel du Directeur.
- Organiser les différentes réunions, activités et projets en lien avec les missions de la direction.
- Préparer les dossiers concernés par des délibérations proposées au vote en session ou commission permanente.

2 - Assistance du directeur dans la gestion et le suivi des dossiers et des projets.
- Participer aux réunions et rédiger les comptes-rendus.
- Suivre les décisions prises.
- Assurer la transmission et la circulation de l'information au sein de la direction.

3 - Accueil des interlocuteurs et travaux de secrétariat.
- Rédiger et mettre en forme les courriers, rapports et études.
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs de la direction.
- Préparer et gérer les tableaux Excel de suivi d'activité de la direction.
- Classer et archiver les différents dossiers relevant de la direction.
- Être le correspondant Incovar de la direction et planifier les congés des agents de la direction.
- Assurer la gestion du courrier.
- Réserver les salles, outils de visio-conférences et le matériel informatique.
- Gérer les commandes de fournitures.

4 - Appui administratif.
- Assurer le suivi des échéanciers des différents dossiers gérés par la direction.
- Saisir les délibérations à partir du logiciel AIRS DELIB.
- Assister les chefs de services, les services de la direction et de l'ADIT dans leurs activités administratives si besoin.
- Participer à l'organisation des AG et CA de l'ADIT.
- Apporter un soutien administratif au responsable des Affaires Générales de l'ADIT.

1 - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES
-Circuits administratifs de la collectivité
-Techniques de secrétariat
-Fonctionnement et organisation de la collectivité
-Logiciel de traitement de texte (Word)
-Logiciel de gestion du courrier
-Logiciel de gestion des plannings
-Logiciel tableur (Excel)
-Organisation et gestion du temps de travail
-Principes et outils du travail collaboratif
-Instances, circuits et processus de décision

2 - COMPETENCES TECHNIQUES
-Utiliser les logiciels bureautiques
-Utiliser les nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC)
-Rédiger des courriers, des notes et des rapports

3 - APTITUDES PROFESSIONNELLES
-Esprit d'initiative
-Disponibilité
-Discrétion
-Esprit de synthèse
-Autonomie
-Organisation et gestion des priorités
-Aptitude à communiquer