Responsable de l'Etat civil
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Offre n° O064220700737714
Publiée le 29/07/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Pau cedex
Poste à pourvoir le
01/09/2022
Date limite de candidature
30/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Attaché principal
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assurer au quotidien le management des agents du service :
Identifier et remonter les besoins en compétence des agents.
Assurer la continuité du fonctionnement de l'état civil grâce à une planification périodique.
Travailler en concertation avec la responsable Citoyenneté pour la planification des agents positionnés comme poly compétents.
Veiller à la cohésion de l'équipe État civil (notamment par les temps d'échange, les formations).
Suivre et contrôler l'activité de l'état civil en coordination avec les référents État civil.
Accompagner les agents sur les cas complexes et/ou sensibles et dans certains cas les gérer directement, et accueillir des usagers si nécessaire.
Assurer le contrôle et le suivi de l'activité et des dossiers relevant de l'état civil.
S'assurer des ouvertures, fermetures et reliures des registres annuellement.
Communiquer régulièrement avec les différents interlocuteurs institutionnels : procureur, sociétés de pompes funèbres, préfecture ...
Suivre l'évolution de la réglementation État civil et s'assurer de sa mise en œuvre par les agents du service.
Organiser et suivre les procédures de contrôle lors des rédactions de délivrance des actes et d'apposition de mentions afin de minorer les risques d'erreur.
Suivre les indicateurs de l'activité du service :
Faire des analyses et comptes-rendus périodiques ainsi que des propositions de correction, amélioration et évolution au chef de service.
Contribuer au développement du numérique dans le domaine de l'état civil, notamment les e-services et la communication électronique des données de l'état civil et accompagner les besoins de montée en compétences des agents dans ce domaine.
Participer à la mise en œuvre et au suivi des projets transversaux du service.
Activités secondaires du poste :
Participer à l'expression des besoins de fournitures et documents nécessaires au fonctionnement de l'état civil pour l'élaboration des budgets et des marchés.
Assurer la continuité du service si nécessaire en période de congés, en l'absence de la chef de service et de son adjointe.
Identifier et remonter les besoins en compétence des agents.
Assurer la continuité du fonctionnement de l'état civil grâce à une planification périodique.
Travailler en concertation avec la responsable Citoyenneté pour la planification des agents positionnés comme poly compétents.
Veiller à la cohésion de l'équipe État civil (notamment par les temps d'échange, les formations).
Suivre et contrôler l'activité de l'état civil en coordination avec les référents État civil.
Accompagner les agents sur les cas complexes et/ou sensibles et dans certains cas les gérer directement, et accueillir des usagers si nécessaire.
Assurer le contrôle et le suivi de l'activité et des dossiers relevant de l'état civil.
S'assurer des ouvertures, fermetures et reliures des registres annuellement.
Communiquer régulièrement avec les différents interlocuteurs institutionnels : procureur, sociétés de pompes funèbres, préfecture ...
Suivre l'évolution de la réglementation État civil et s'assurer de sa mise en œuvre par les agents du service.
Organiser et suivre les procédures de contrôle lors des rédactions de délivrance des actes et d'apposition de mentions afin de minorer les risques d'erreur.
Suivre les indicateurs de l'activité du service :
Faire des analyses et comptes-rendus périodiques ainsi que des propositions de correction, amélioration et évolution au chef de service.
Contribuer au développement du numérique dans le domaine de l'état civil, notamment les e-services et la communication électronique des données de l'état civil et accompagner les besoins de montée en compétences des agents dans ce domaine.
Participer à la mise en œuvre et au suivi des projets transversaux du service.
Activités secondaires du poste :
Participer à l'expression des besoins de fournitures et documents nécessaires au fonctionnement de l'état civil pour l'élaboration des budgets et des marchés.
Assurer la continuité du service si nécessaire en période de congés, en l'absence de la chef de service et de son adjointe.
Missions / conditions d'exercice
- Manager les agents de l'état civil.
- Organiser le travail de ces agents en fonction de la charge de travail.
- S'assurer de la qualité de l'activité État civil.
- S'assurer de la qualité de l'accueil des usagers.
- Organiser le travail de ces agents en fonction de la charge de travail.
- S'assurer de la qualité de l'activité État civil.
- S'assurer de la qualité de l'accueil des usagers.
Profils recherchés
* Formation et qualifications nécessaires :
- Bac à bac + 2 - filière administrative.
- Maîtrise de l'outil informatique : logiciels métiers, messageries, démarches en ligne ...
* Compétences générales (savoirs et savoir-être) :
- Qualité d'encadrement, sens du management, expérience pour encadrer une équipe
- Savoir résoudre des conflits entre agents et entre usagers et agents.
- Savoir organiser la montée en puissance de la poly-compétence des agents.
- Sens de l'accueil du public.
- Écoute.
- Rigueur.
- Discrétion.
- Disponibilité.
- Bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles
* Compétences spécifiques et/ou techniques :
- Connaissance de la réglementation concernant l'état civil.
- Connaissance des différents logiciels du service, maîtrise de l'outil informatique.
- Encadrement et animation d'équipe.
- Techniques d'évaluation.
- Conduite de projet.
- Bac à bac + 2 - filière administrative.
- Maîtrise de l'outil informatique : logiciels métiers, messageries, démarches en ligne ...
* Compétences générales (savoirs et savoir-être) :
- Qualité d'encadrement, sens du management, expérience pour encadrer une équipe
- Savoir résoudre des conflits entre agents et entre usagers et agents.
- Savoir organiser la montée en puissance de la poly-compétence des agents.
- Sens de l'accueil du public.
- Écoute.
- Rigueur.
- Discrétion.
- Disponibilité.
- Bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles
* Compétences spécifiques et/ou techniques :
- Connaissance de la réglementation concernant l'état civil.
- Connaissance des différents logiciels du service, maîtrise de l'outil informatique.
- Encadrement et animation d'équipe.
- Techniques d'évaluation.
- Conduite de projet.
Contact
Informations complémentaires
Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être envoyées, par courrier postal, à Monsieur le Maire, Président, à la Direction des Ressources humaines, Hôtel de France, 64036 PAU Cedex. Poste ouvert aux fonctionnaires et lauréats de concours, ainsi qu'aux contractuels conformément aux articles L.332-14 et L.332-8-2° du 1er mars 2022.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.