Assistant(e) de Direction

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Offre n° O064221100847112
Publiée le 16/11/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
CA PAU BEARN PYRENEES
Hôtel de France - 2 bis place Royale - BP 547
64010 PAU Cedex
Lieu de travail
PAU Cedex
Poste à pourvoir le
01/04/2023
Date limite de candidature
16/12/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
MISSIONS DU POSTE

Assister le/la directeur(rice) afin d'optimiser l'exercice de ses missions. Organiser et superviser l'accueil de la DRH et apporter un appui administratif et logistique à l'ensemble de la Direction.


PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS (service / direction / collectivité / extérieur)
* Interne : ensemble du personnel des 3 collectivités, élus(es)
* Externe : Prestataires, autres collectivités territoriales, associations

CONDITIONS D'EXERCICE
* Lieu : Hôtel de France
* Horaires : variables, en fonction des nécessités de service
* Quotité de travail attendue pour le poste : 100 %


Missions / conditions d'exercice
Activités principales du poste : (Lister les activités nécessaires à la réalisation des missions)

Assister le/la directeur(rice) afin d'optimiser l'exercice de ses missions :

* Gérer et planifier l'agenda (rendez-vous, réunions, déplacements),
* Organiser le bon déroulement des déplacements et réunions (volet logistique : réservations, invitation, ...),
* Communiquer les informations pertinentes au moment opportun, cibler les informations essentielles,
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la directrice,
* Préparer des dossiers de réunion : vérifier et remettre en amont les documents nécessaires, rappeler les éléments clés, anticiper sur les problématiques liées au sujet trouver les informations correspondantes, mobiliser les acteurs dans les délais impartis
* Suivre des dossiers ou des situations spécifiques : s'assurer de l'état d'avancement de leur traitement, du respect des échéances, synthétiser les informations,
* Élaborer des supports sous format numérique : prendre des notes, rédiger des comptes-rendus, mettre en forme des documents, des présentations. Classer et archiver des dossiers
* Gérer le flux des parapheurs, des courriers
Apporter un appui administratif et logistique à l'ensemble de la Direction :

* Gérer l'agenda du/de la directeur(rice) adjoint(e)
* Assister les chefs(fes) de projets dans l'élaboration et la mise en œuvre de projets transversaux
* Organiser des réunions, diffuser des informations, apporter une aide logistique et administrative en fonction des pics d'activités, réaliser la saisie de documents divers, classer des dossiers

Activités secondaires du poste :
* Assurer le suivi des factures liées aux activités des services en remplacement de l'agent chargé de la facturation,
* Assurer le suivi du circuit des délibérations,
* Participer à différents projets transversaux RH.
Profils recherchés
COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES

* Formation et qualifications nécessaires : Bac à bac + 2 secrétariat -- assistant de direction -- assistant manager -- assistant RH

* Compétences générales (savoirs et savoir-être) :
* Prise d'initiative et autonomie
* Capacité d'adaptation
* Savoir anticiper
* Qualités relationnelles
* Organisation et méthode
* Rigueur et réactivité
* Sens du travail en équipe
* Esprit de synthèse
* Discrétion professionnelle


* Compétences spécifiques et/ou techniques :
* Connaissances en ressources humaines -- secteur public
* Connaissance des collectivités territoriales
* Maîtrise des outils numériques
* Connaissance du mode projet

Contact

Informations complémentaires
Les candidatures (CV et lettre
de motivation) doivent être envoyées par courrier postal à Monsieur le Maire, Président, Direction des Ressources Humaines, Hôtel
de France, 2 bis place royale, 64036 - Pau Cedex. La date de prise de poste est mentionnée à titre indicatif et dépendra de la
disponibilité de la personne retenue. Poste ouvert aux fonctionnaires et lauréats de concours, ainsi qu'aux agents contractuels.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.