Assistant ou assistante de gestion administrative

Offre n° O065211000436170
Publiée le 25/10/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
Commission Syndicale de la Vallée de Saint-Savin
2 place duhourcau
65400 Saint-savin
Site web de l'employeur
Département de travail
Hautes-Pyrénées
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
24/12/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-3 disposition 2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif territorial
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Descriptif de l'emploi
RECRUTEMENT CONJOINT ENTRE LA COMMISSION SYNDICALE DE LA VALLÉE DE SAINT-SAVIN ET LA COMMUNE DE SAINT-SAVIN - POSTES FORMANT UN TEMPS COMPLET : 60% COMMISSION SYNDICALE ET 40% COMMUNE

COMMISSION SYNDICALE : La Commission Syndicale de la Vallée de Saint-Savin gère un important patrimoine bâti et foncier sur la commune de Cauterets : hôtelleries, refuges, commerces, appartements, thermes, casino, estives... Sous la responsabilité du directeur, en assistance de ce dernier et du responsable technique, poste pivot pour la gestion administrative de la collectivité.

COMMUNE : Sous la directive des élus de la commune de Saint-Savin, la/le secrétaire de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.
Missions
COMMISSION SYNDICALE DE LA VALLÉE DE SAINT-SAVIN 60 %

Secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique au siège de la CSVSS, prise de message et renvoi vers les responsables pour les questions spécifiques
- Gestion du courriel générique et du courrier postal
- Suivi, classement et archivage des dossiers comptabilité, salariés, locataires, assurances, véhicules, cabanes...
- Intendance et gestion des stocks de fournitures administratives
- Organisation et gestion d'agendas et de planning

Exécution budgétaire du budget principal et du budget annexe des thermes de Cauterets :
- Réception, vérification et classement des pièces comptables
- Utilisation de Chorus pro et du logiciel de comptabilité (saisie des mandats et titres et comptes tiers), et de celui de gestion de la dette (pour information, suite Agedi)
- Liens avec le Trésor public
- Liens avec la comptable des thermes de Cauterets
- Veille réglementaire

Assistance au directeur :
- Assistance à la gestion des budgets et à celle des ressources humaines
- Assistance au montage et au suivi des dossiers de financement
- Mise en œuvre de la RGPD et du Document Unique
- Assistance à la gestion des séances du conseil (ordres du jour, comptes-rendus, délibérations)
- Assistance à la gestion administrative des estives (courriers aux éleveurs)

Assistance au responsable technique :
- Assistance à la gestion des marchés de travaux

Gestion de la paye :
- Suivi des dossiers des agents
- Utilisation du logiciel de gestion des salaires
- Édition des bulletins de paie
- Déclarations annuelles des données sociales
- Veille réglementaire

Assistance ponctuelle :
- Rédaction et diffusion de courrier
- Aide logistique à l'organisation de réunions et de conseils


COMMUNE DE SAINT-SAVIN 40%

* Accueil physique et téléphonique
* Assister et conseiller les élus (traitement courrier, mise en œuvre des projets de la collectivité...)
* Accueillir et renseigner la population (État civil, gestion du cimetière, enregistrement des dossiers d'urbanisme, réservation salles de réunion...)
* Préparer et assurer le suivi des conseils municipaux
* Préparer et assurer le suivi budgétaire et financier de la commune selon la nomenclature M14 (saisie des mandats et ordres de recette, suivi de la trésorerie, gestion des subventions et facturation de l'eau, lien avec le Trésor Public...)
* Passation et suivi des marchés
* Gestion administrative du personnel communal (paye, carrière...)
* Assurer une veille juridique et réglementaire
* Organiser les élections
* Suivre les demandes d'autorisations de la chambre funéraire
Profils recherchés
COMMISSION SYNDICALE DE LA VALLÉE DE SAINT-SAVIN 60 %

Savoirs :
- Fonctionnement et organisation d'une collectivité
- Gestion administrative
- Règles typographiques et de mise en page
- Procédures commande publique / achats
- Code des marchés publics
- Règles propres à la comptabilité publique et aux achats publics
- Principes et procédures d'élaboration et d'exécution budgétaire
- Droit des finances publiques, règles et modalités de financement locales
- Bases de la législation fiscale
- Comptabilité analytique
- Procédures internes
- Procédure de paie
- Utilisation de logiciels de comptabilité, gestion de la paie, gestion de la dette
- Gestion des subventions
- Gestion de baux

Savoir-faire :
- Expression orale / écrite
- Techniques de classement et d'archivage
- Informatique et bureautique (logiciels Word, Excel),
- Commande publique
- Gestion budgétaire, outils de gestion

Savoir-être :
- Diplomatie
- Amabilité
- Écoute
- Prise d'initiative
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Logique
- Respect des procédures et des délais
- Discrétion (gestion du personnel)
- Aptitudes au travail en équipe


COMMUNE DE SAINT-SAVIN 40%

* Expérience souhaitée sur un poste similaire
* Connaissance du fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale
* Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute, d'analyse et de compréhension
* Qualités relationnelles et rédactionnelles
* Connaissances juridiques et administratives
* Sens du travail en équipe, dialogue et prise d'initiative
* Sens du service public (déontologie et discrétion)
* Sens de la rigueur et de l'organisation
* Connaissances informatiques (Word/Excel)
* Connaissance du logiciel AGEDI (comptabilité, paye, population, délibérations et arrêtés)
* Connaissance Plateformes HELIOS et CHORUS PRO
* Disponibilité

Savoirs :
- Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

Savoir faire :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;

Savoir être :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
05 62 92 70 52
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à envoyer à l'adresse saintsavin65@orange.fr et guilhem.susong@csvss.fr

Recrutement conjoint avec la Commission Syndicale de la Vallée de Saint-Savin suite à un entretien.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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