Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Composé d'une trentaine d'agents-es, le service de l'action culturelle accompagne les artistes et structures culturelles du territoire se produisant dans des disciplines variées (théâtre, musique classique et contemporaine, musiques actuelles, arts visuels, livres, audiovisuel et cinéma, patrimoine). Ce soutien passe notamment par l'octroi de subventions visant à encourager les acteurs faisant vivre le tissus artistique strasbourgeois. L'activité du service est complétée par la gestion d'équipements culturels à destination des habitants-es tels que le 5e Lieu ou encore le Centre Chorégraphique de Strasbourg.

Au sein du service de l'Action culturelle, vous assurez la bonne marche du service au plan administratif et mettez en œuvre l'ensemble des procédures administratives communes à l'équipe. Vous assurez également le secrétariat de la cheffe de service, de la mission développement des publics et de la cellule communication.

Activités principales :
Mettre en œuvre de façon autonome les procédures de gestion collective du service de l'action culturelle, de la mission développement des publics et de la cellule communication :
* Assurer le secrétariat administratif des différentes entités et mettre en place les outils nécessaires (plannings, classements, etc.).
* Suivre et diffuser le courrier (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage), les mails, les notes.
* Assurer le classement et l'archivage des dossiers des différentes entités, en lien avec l'ensemble des agents-es.
* Assurer l'accueil physique du service, filtrer et répartir les appels téléphoniques.

Assurer le secrétariat de la cheffe de service :
* Organiser et mettre à jour l'agenda de la cheffe de service de l'action culturelle, organiser et planifier ses réunions.
* Assurer le suivi des dossiers et les préparer en amont des réunions.
* Contrôler la qualité rédactionnelle et la mise en forme des documents émanant du service (notes, courriers, conventions).
* Rédiger et mettre en forme différents courriers et documents.
* Rédiger des comptes-rendus.

Activités secondaires :
* Organiser ponctuellement des réunions pour le compte de la mission développement des publics et de la cellule communication.
* Anticiper les problématiques logistiques ou administratives et avertir si nécessaire.
* Accompagner l'assistante du-de la directeur-rice de la culture pour le suivi et la validation des délibérations.
* Assurer les fonctions de référent-e informatique utilisateur-trice (RIU) pour le service de l'Action culturelle, la mission développement des publics et la cellule communication.
* Gérer le circuit de signature des fiches prévisionnelles et des décisions de prise en charge.

Evolution prévisible :
* Le poste pourrait être amené à évoluer en cas de réorganisation des fonctions de secrétariat à l'échelle de la Direction de la Culture.

CONDITIONS D'EXERCICE :
* Localisation : 6 rue du Jeu-des-Enfants - 67 000 Strasbourg.

* Bac, BTS secrétariat ou gestion administrative.
* Expérience en collectivités territoriales et en secrétariat.
* Expertise du fonctionnement et des procédures de l'administration (notamment circuit du courrier).
* Expertise des techniques de secrétariat.
* Expertise de l'utilisation de Word, Excel, NTIC et idéalement Elise, AirDélib.
* Connaissance en environnement juridique des collectivités territoriales.
* Capacités rédactionnelles.
* Analyser et synthétiser.
* Gestion des priorités.
* Réagir de manière appropriée en cas d'urgence.
* Prise d'initiatives.
* Anticiper.
* Sens pratique, rigueur et organisation.
* Aisance relationnelle.
* Discrétion.
* Diplomatie
* Autonomie.
* Sensibilité artistique.