assistant-e d'unité territoriale
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067220600669633
Publiée le 04/06/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Situées sur un territoire transfrontalier, la Ville et l’Eurométropole de Strasbourg comptent près de 7000 agent·es et plus de 200 métiers au plus proche des habitant·es œuvrant au quotidien pour offrir un service public de qualité qui accompagne les évolutions de notre société : économie, solidarités, éducation, écologie,…
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Service emploi et développement des compétences - 1 parc de l'etoile, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le service de l'Action sociale de proximité accueille et accompagne dans les centres médico-sociaux celles et ceux qui ont des difficultés liées à leur insertion sociale professionnelle, à leur rôle de parents, à leur santé, à leur logement, à des questions administratives et à des accès aux droits, à des difficultés financières, etc.
Vous assistez la/le responsable territorial-e d'action sociale de proximité et ses responsables d'équipe en matière d'organisation, de communication, de gestion administrative et de logistique.
Vous traitez certains dossiers spécifiques en autonomie : logistique et ressources humaines. Vous êtes la/le référent-e des secrétaires médico-sociales de l'unité territoriale (UT) sur les missions de secrétariat.
Vous assistez la/le responsable territorial-e d'action sociale de proximité et ses responsables d'équipe en matière d'organisation, de communication, de gestion administrative et de logistique.
Vous traitez certains dossiers spécifiques en autonomie : logistique et ressources humaines. Vous êtes la/le référent-e des secrétaires médico-sociales de l'unité territoriale (UT) sur les missions de secrétariat.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS PRINCIPALES:
* Assistance de la/le responsable territorial-e et de ses adjoints:
* Organiser les réunions et gérer les agendas.
* Suivre les échéanciers des intervenants sociaux - ASTRE.
* Participer à la rédaction de rapports d'activité.
* Mettre en forme des documents et rédiger certains courriers de la/le responsable territorial-e et de ses responsables d'équipe .
* Diffuser les informations, la documentation et en assurer le classement.
* Tenir à jour le fichier des partenaires internes et externes de l'UT.
* Participer à certaines réunions et en élaborer les comptes-rendus.
* Gérer les plannings des SMS sur demande de la/le responsable territorial.
Traitement de certains dossiers spécifiques en autonomie
Logistique:
* Assurer le suivi de certains dossiers et centraliser les informations : interlocuteur-rice administratif-ve en matière de projets immobiliers, suivi du travail en réseau et partenarial.
* Centraliser et suivre les besoins en matière de mobilier, de téléphonie et d'informatique en lien avec les référents-es informatiques.
* Signaler et suivre les problèmes de petite maintenance technique.
* Suivre les enveloppes financières allouées au territoire.
* Assurer le réapprovisionnement en matériel et gérer les stocks.
* Gérer et suivre de la sécurité du bâtiment, en collaboration avec le responsable territorial, responsable bâtimentaire.
RH en lien avec la/le référent-e RH du service
* Etre l'interlocuteur-trice référent-e de ressources humaines du territoire.
* Tenir à jour et renseigner l'outil de gestion du temps, et être garant-e du respect des règles et informer la/le responsable d'UT des anomalies constatées, en lien avec la/le référent-e RH du service.
* Suivre et mettre à jour les situations RH, transmission des formulaires RH correspondants, gestion des différents tableaux de bord RH .
* Suivre et transmettre les déclarations d'accidents de travail ou de trajet.
* Recueillir les besoins en formation dans le cadre du plan de formation.
* Suivre les procédures liées aux préparations concours et aux concours.
* Gérer et suivre le calendrier des stagiairisations vers les titularisations.
* Collecter les demandes de Forfait Mobilité Durable, gestions des tickets de bus, des cartes badgéo, des vélos de service.
* Accueillir les nouveaux agents, stagiaires école, apprentis, mise en place des plannings d'immersion, création des profils informatique.
* Suivre les ordres de missions.
* Suivre les astreintes et le plan canicule si des agents du territoire sont concernés.
Référent-e des secrétaires médico-sociales du territoire sur les missions de secrétariat
* Animer les réunions du groupe métier SMS et rédaction des compte-rendus
ACTIVITÉS SECONDAIRES:
* Participer au secrétariat des équipes pluridisciplinaires si besoin et sur demande du responsable territorial.
* Assistance de la/le responsable territorial-e et de ses adjoints:
* Organiser les réunions et gérer les agendas.
* Suivre les échéanciers des intervenants sociaux - ASTRE.
* Participer à la rédaction de rapports d'activité.
* Mettre en forme des documents et rédiger certains courriers de la/le responsable territorial-e et de ses responsables d'équipe .
* Diffuser les informations, la documentation et en assurer le classement.
* Tenir à jour le fichier des partenaires internes et externes de l'UT.
* Participer à certaines réunions et en élaborer les comptes-rendus.
* Gérer les plannings des SMS sur demande de la/le responsable territorial.
Traitement de certains dossiers spécifiques en autonomie
Logistique:
* Assurer le suivi de certains dossiers et centraliser les informations : interlocuteur-rice administratif-ve en matière de projets immobiliers, suivi du travail en réseau et partenarial.
* Centraliser et suivre les besoins en matière de mobilier, de téléphonie et d'informatique en lien avec les référents-es informatiques.
* Signaler et suivre les problèmes de petite maintenance technique.
* Suivre les enveloppes financières allouées au territoire.
* Assurer le réapprovisionnement en matériel et gérer les stocks.
* Gérer et suivre de la sécurité du bâtiment, en collaboration avec le responsable territorial, responsable bâtimentaire.
RH en lien avec la/le référent-e RH du service
* Etre l'interlocuteur-trice référent-e de ressources humaines du territoire.
* Tenir à jour et renseigner l'outil de gestion du temps, et être garant-e du respect des règles et informer la/le responsable d'UT des anomalies constatées, en lien avec la/le référent-e RH du service.
* Suivre et mettre à jour les situations RH, transmission des formulaires RH correspondants, gestion des différents tableaux de bord RH .
* Suivre et transmettre les déclarations d'accidents de travail ou de trajet.
* Recueillir les besoins en formation dans le cadre du plan de formation.
* Suivre les procédures liées aux préparations concours et aux concours.
* Gérer et suivre le calendrier des stagiairisations vers les titularisations.
* Collecter les demandes de Forfait Mobilité Durable, gestions des tickets de bus, des cartes badgéo, des vélos de service.
* Accueillir les nouveaux agents, stagiaires école, apprentis, mise en place des plannings d'immersion, création des profils informatique.
* Suivre les ordres de missions.
* Suivre les astreintes et le plan canicule si des agents du territoire sont concernés.
Référent-e des secrétaires médico-sociales du territoire sur les missions de secrétariat
* Animer les réunions du groupe métier SMS et rédaction des compte-rendus
ACTIVITÉS SECONDAIRES:
* Participer au secrétariat des équipes pluridisciplinaires si besoin et sur demande du responsable territorial.
Profils recherchés
* Baccalauréat en secrétariat médico-social ou BTS assistante de Direction.
* Expérience en secrétariat médico-social souhaitée.
* Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels (Word, Excel, Outlook, PowerPoint,...).
* Connaissance du statut de la fonction publique territoriale.
* Connaissance des procédures, des circuits internes et de chronotime.
* Connaissance des dispositifs médico-sociaux.
* Capacités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.
* Capacités d'organisation et d'anticipation (tâches, agendas, réunions, ...), de gestion du temps et des priorités, rigueur et méthode, autonomie dans l'exécution des tâches.
* Qualités relationnelles, capacités d'écoute et d'adaptation à différents interlocuteurs-trices, de discernement, de travail en équipe.
* Capacité à travailler dans l'urgence.
* Curiosité et pro-activité.
* Expérience en secrétariat médico-social souhaitée.
* Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels (Word, Excel, Outlook, PowerPoint,...).
* Connaissance du statut de la fonction publique territoriale.
* Connaissance des procédures, des circuits internes et de chronotime.
* Connaissance des dispositifs médico-sociaux.
* Capacités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.
* Capacités d'organisation et d'anticipation (tâches, agendas, réunions, ...), de gestion du temps et des priorités, rigueur et méthode, autonomie dans l'exécution des tâches.
* Qualités relationnelles, capacités d'écoute et d'adaptation à différents interlocuteurs-trices, de discernement, de travail en équipe.
* Capacité à travailler dans l'urgence.
* Curiosité et pro-activité.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CONDITIONS D'EXERCICE :
Centres médico-sociaux sur le territoire de strabourg
AVANTAGES LIÉS AU POSTE :
Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d'année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques...).
Merci de postuler à cette offre (avec lettre de motivation et CV) directement sur notre site à l'adresse suivante : https://emploi.strasbourg.eu
Centres médico-sociaux sur le territoire de strabourg
AVANTAGES LIÉS AU POSTE :
Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d'année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques...).
Merci de postuler à cette offre (avec lettre de motivation et CV) directement sur notre site à l'adresse suivante : https://emploi.strasbourg.eu
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.