Missions :

Sous l'autorité du supérieur hiérarchique, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction. Vous apportez votre assistance à votre responsable et aux 3 chefs de service, en termes de gestion administrative, et de manière plus ponctuelle aux membres de l'équipe.

Activités principales :

1. Assistance de direction :
- Assiste le Directeur et les Chefs de service dans les relations avec les partenaires internes et externes, en assurant l'interface
- Assure l'accueil téléphonique et présentiel à Strasbourg du secrétariat de la Direction de l'Habitat et de l'Innovation Urbaine, informe et oriente les demandes vers l'interlocuteur idoine
- Assure la logistique des réunions organisées par le directeur et les autres agents de la Direction (invitations, réservation de salle, préparation des documents, etc...)
Suit les commandes de matériels et demandes d'intervention auprès des directions fonctionnelles (DSI, DMG)
- Réceptionne le courrier entrant et gère le courrier sortant via Elise
- Elabore des projets de réponse à des courriers simples ou des courriels
- Saisit et met en forme les courriers et documents à destination interne et externe
- Assure la relecture, si besoin, des courriers, notes et rapports de la direction
- Organise les déplacements des agents de la Direction basés à Strasbourg
- Vient en appui des agents pour l'archivage des dossiers
- Alimente et tient à jour le répertoire des coordonnées des partenaires
- Assure la diffusion de l'information au sein de la Direction

2. Communication interne et externe :
- Gère les aspects organisationnels des événements de communication portés par la Direction (colloques, séminaires, portes-ouvertes, réunions avec les élus, réunions publiques, etc...)

3. Rôle de correspondant RH :
- Gère les congés de la Direction et les demandes de formation
- Assure l'accueil des nouveaux arrivants de la direction : commande le matériel, bureau, informatique, etc. ; accueille avec le N+1 le nouvel arrivant et remet les informations nécessaires ; dans les jours suivants, informe et guide
- Effectue la saisie sur Astre des congés maladie et des gratifications des stagiaires école
- Assure le rôle de référent annuaire/organigramme

4. Secrétariat de la Commission Thématique (par intérim) :
En cas d'absence de l'Assistante de direction du Territoire Sud :
- Assure le secrétariat de la commission thématique : coordination pour assurer le respect des délais de transmission, interface utilisateurs/Direction des Assemblées sur CeActes, alimentation et diffusion de l'ordre du jour et du dossier, participation à la séance et rédaction du compte-rendu
- Organise la centralisation des rapports présentés à la Commission Permanente et à la Commission Plénière pour la direction et vérifie l'envoi des notifications
- Alimente et diffuse de l'ordre du jour et le dossier aux membres de la Commission
- Assure l'interface utilisateurs/Direction des Assemblées sur CeActes pour assurer le respect des délais de transmission
- Participe à la séance, rédige le compte-rendu et le diffuse
- Assure le lien avec les Commissions Territoriales et la 4ème Commission pour tous les rapports présentés par la DHIU.

BAC PRO ou BTS Secrétariat de direction
Expérience exigée en secrétariat
Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint...) et capacité à s'approprier des logiciels métiers .

Recrutement par voie statutaire, ou à défaut par voie contractuelle, dans le cadre d'emploi des Rédacteurs Territoriaux
Poste à temps complet
Le poste est basé à Strasbourg (Rue Gustave Hirn)
Une expérience dans le domaine du secrétariat est souhaitable.