Missions :

- Assure la fonction d'accueil, d'orientation et d'accompagnement à l'accès aux droits des usagers
- Prend en charge les activités multiples de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité et de qualité relationnelle
- Assiste les travailleurs médico-sociaux et les cadres de l'UTAMS présents sur le territoire

Fonction :

Accueil :
- accueille et oriente le public téléphoniquement et sur place
- évalue l'urgence
- apporte une première réponse à l'usager (proposition de rendez-vous, permanence, sollicitations de l'assistant social d'astreinte, du responsable d'équipe)
- apporte un appui dans les démarches administratives initiales
- s'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux de l' UTAMS et d'une réponse apportée à l'usager
- contribue à la qualité de service rendu à l'usager

Secrétariat :
- réalise et met en forme des travaux de bureautique : enquêtes, rapports, relevés de décision, compte-rendu de réunions, courriers...
- assure des tâches de classement, de mise à jour et d' exploitation des fichiers manuels et informatiques
- élabore des statistiques et saisit les données
- peut réceptionner et enregistrer informatiquement les courriers et les demandes d'enquêtes
- affranchit le courrier partant et peut renseigner le tableau mensuel
- assure l'instruction et la saisie de documents administratifs : demande de Fonds d'Aide aux Jeunes, des demandes financières d'Aide Sociale à l'Enfance et autres formulaires d'accès à des droits administratifs
- réalise ou aide à réaliser des outils pour une bonne coordination d'équipe

Gestion :
- gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux et les planning des CN
- peut gérer le planning d'occupation des salles de réunion, des bureaux mis à disposition des partenaires...
- met à jour la documentation et les formulaires
- renseigne et met à jour les outils relatifs à la gestion des crédits déconcentrés
- peut renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des moyens logistiques de l'unité (véhicules de service, bâtiments, mobilier, bureautique, ...)
-instruction administrative des demandes d'AFASE

Collaboration et coordination :
- collabore avec tous les partenaires dans l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous

Réunions :
- assure la préparation matérielle de certaines réunions
- prend des notes et rédige les comptes rendus des réunions auxquelles elle/il assiste

Stagiaires :
- Encadre ou participe à la formation des stagiaires

Savoir :
- bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook)
- bonne connaissance des techniques de communication
- bonne connaissance de la législation sociale et protection de l'enfance

Savoir-faire :
- capacité à analyser la demande et à évaluer l'urgence
- facultés d'adaptation rapide aux exigences du métier
- sens de l'organisation
- capacité d'initiative
- rigueur et soin dans son travail
- fiabilité et rapidité d'exécution
- capacité à se situer dans l'institution

Savoir-être :
- sens de l'accueil et des relations
- ouverture d'esprit
- souplesse et capacité d'adaptation
- discrétion
- disponibilité
- maîtrise de soi
- esprit d'équipe

Diplôme :
BAC Sciences Médico-Sociales : Facultatif

Expérience : Débutant accepté