Agents d'accueil et de secrétariat

Offre n° O068211100469053
Publiée le 30/11/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
COM. COM. VALLÉE DE SAINT-AMARIN
70 rue charles de gaulle
68550 Saint-amarin
Département de travail
Haut-Rhin
Secteur du lieu de travail
Thann-Guebwiller
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
30/12/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Chargé ou chargée d'accueil
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Descriptif de l'emploi
Offrir un accueil de qualité afin de donner une bonne première image de la Communauté de communes et assister la direction générale et différents services pour garantir un bon fonctionnement de la collectivité, notamment dans le suivi et la préparation des réunions communautaires (Conseils et Bureaux).
Missions

*Assurer la première réception de qualité sur place ou par téléphone des usagers, des interlocuteurs et les orienter
- Accueillir les interlocuteurs par téléphone et rechercher le correspondant dédié, transmettre l'appel en procédant aux filtrages nécessaires, prendre les messages si nécessaire.
- Accueillir physiquement les visiteurs, les orienter, et procéder aux filtrages nécessaires.


*Assurer des activités de secrétariat/assistance pour la direction générale, le service RH et ponctuellement pour le service Aménagement du territoire et le service Dynamique commerciale, artisanale et industrielle
- Saisir et mettre en forme des documents informatiques, (courriers, tableaux, arrêtés) de différents services,
- Affranchir le courrier départ.
- Réceptionner le courrier et les colis et les diffuser dans les services.
- Procéder à la mise à jour des coordonnées des contacts (tableur contact, fichier général sur Outlook...),
- Saisir, enregistrer et mettre en forme des documents informatiques, (courriers, tableaux...),
- Photocopier certains documents en nombre (parfois conséquents),
- Mettre les documents à la signature et les envoyer aux personnes concernées, faire les copies nécessaires, enregistrer les documents dans le chrono.
- Se charger de la reliure de tous les registres


*Veiller à la gestion des cartes de transports pour les collégiens du Collège de Saint-Amarin
- Assister les usagers pour la gestion des transports,
- Relayer à temps les cartes de transport destinées aux élèves,
- Gérer le remplacement des cartes de transport perdues ou volées.


*Veiller à la bonne préparation et au bon suivi des réunions et instances communautaires officielles (réunions, Bureaux et Conseils)
- Trier, imprimer, classer, numériser et préparer les documents nécessaires aux séances des instances communautaires et aux manifestations protocolaires,
- Préparer les comptes-rendus, les procès-verbaux, les extraits des décisions et délibérations, et les registres annuels des Bureaux et des Conseils.
- Transmettre au contrôle de légalité via la plateforme dématérialisée les documents nécessaires,
- Organiser les réunions: préparer les salles, planifier la venue des prestataires extérieurs (traiteurs, services, ménages...).


* Assurer les fournitures du siège et de l'office de tourisme
- Gérer et suivre les stocks de matériels et fournitures courantes de bureau (notamment les agendas) et autres (exemple café, boissons pour réunions etc.), ainsi que le matériel nécessaire à l'entretien des locaux en relation avec la gestionnaire en charge du stock (piscine)





Profils recherchés
SAVOIR : CONNAISSANCES TECHNIQUES ET FORMATION

- Connaissance du fonctionnement de la Communauté de Communes, de l'environnement institutionnel
- Connaissance de la structure (missions des agents)
- Connaissance du cadre de classement
- Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Droits et devoirs de la fonction publique territoriale

SAVOIR-FAIRE : TECHNIQUE ET METHODOLOGIQUE

- Maîtrise des outils bureautiques et du matériel d'affranchissement,
- Savoir utiliser le logiciel IXBUS
- Savoir rédiger les différents documents officiels de la Communauté de Communes (procès-verbaux, comptes-rendus, registres...)
- Savoir assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Savoir chercher les informations et les mettre en application
- Savoir comprendre une demande, aiguiller tous les appels ou à toutes les demandes de renseignement vers le bon service
- Savoir gérer les conflits
- Savoir mettre en œuvre les techniques de rédaction et de mise en page du courrier administratif
- Respect de l'autorité hiérarchique

SAVOIR-ETRE : QUALITES PERSONNELLES ET SOURCES DE MOTIVATIONS

- Capacités d'organisation, de hiérarchisation des différentes tâches, d'anticipation et d'adaptabilité
- Capacité à être autonome, rigoureux et méthodique
- Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse
- Aptitude au travail d'équipe
- Avoir le sens du service public : savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande et y répondre
- Donner une image positive de son service et de la Communauté de Communes en général
- Sourire, politesse et amabilité
- Diplomatie, patience et courtoisie
- Gestion du stress et de ses émotions
- Avoir le sens de l'écoute
- Savoir communiquer en public et établir une relation de confiance avec ses interlocuteurs
- Savoir respecter l'usager
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Etre polyvalente et aider les différents services si besoin
- Sens de l'accueil et du service public
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Informations complémentaires
Rémunération statutaire + Prime de fin d'année + chèques déjeuner + participation prévoyance etc.

Les candidatures manuscrites assorties d’un C.V. détaillé doivent être adressées par courriel à :
- Monsieur le Président Communauté de communes de Saint Amarin 70 rue Charles de Gaulles 68550 SAINT AMARIN
Ou par courriel à : Pascale SCHRUTT Responsable RH pag@cc-stamarin.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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