Assistant(e) de Direction EHPAD
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Offre n° O069230200951276
Publiée le 21/02/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
EHPAD Marius Bertrand - 14, rue Hermann Sabran, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/04/2023
Date limite de candidature
24/03/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants-es.
Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.
La Délégation Générale Jeunesse à l'Education à l'Enfance aux Sports et à l'Inclusion (DGJEESI) est composée de 4 directions, d'un secrétariat général, de deux missions transversales et est chargée du suivi du CCAS, totalisant environ 4 200 agents-es exerçant des missions de services aux publics, au plus près des enfants, des familles et des plus vulnérables de nos concitoyens.
Le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS), établissement public administratif rattaché à la Ville de Lyon, emploie 468 agents. Il met en œuvre la politique sociale municipale.
Il développe ainsi différentes activités d'aide et d'accompagnement des personnes âgées, familles en difficultés et aussi de lutte contre les exclusions.
CCAS ; Service Gérontologie
EHPAD - environ 70 à 90 résidents (personnes âgées dépendantes)
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants-es.
Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.
La Délégation Générale Jeunesse à l'Education à l'Enfance aux Sports et à l'Inclusion (DGJEESI) est composée de 4 directions, d'un secrétariat général, de deux missions transversales et est chargée du suivi du CCAS, totalisant environ 4 200 agents-es exerçant des missions de services aux publics, au plus près des enfants, des familles et des plus vulnérables de nos concitoyens.
Le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS), établissement public administratif rattaché à la Ville de Lyon, emploie 468 agents. Il met en œuvre la politique sociale municipale.
Il développe ainsi différentes activités d'aide et d'accompagnement des personnes âgées, familles en difficultés et aussi de lutte contre les exclusions.
CCAS ; Service Gérontologie
EHPAD - environ 70 à 90 résidents (personnes âgées dépendantes)
Missions / conditions d'exercice
Missions : Vos missions s'exercent au service des personnes âgées accueillies, sous la responsabilité hiérarchique du Directeur/de la Directrice d'Etablissement et dans le cadre du respect du projet d'établissement.
Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, vous assurez l'accueil physique et téléphonique de l'établissement ainsi qu'un secrétariat polyvalent (administratif et paramédical).
De manière générale, vous effectuerez toute autre activité confiée par le/la Responsable hiérarchique, dans le cadre de vos missions.
Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir les résidents et l'ensemble des visiteurs de l'établissement : familles, personnel, intervenants (professionnels médicaux, maintenance, fournisseurs...)
- Assurer une vigilance aux entrées et sorties
- Identifier la demande de l'usager, l'orienter et l'accompagner dans ses démarches
- Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- Transmission d'informations :
- Gérer l'espace d'accueil et l'affichage
- Recevoir et transmettre des messages
- Informer les familles, les résidents, les référents et les tutelles sur le séjour de la personne âgée
- Informer la hiérarchie
- Traitement administratif des dossiers :
- Préparer la commission d'admission et les visites d'admission
- Constituer et mettre à jour le dossier du résident dès son entrée et tout au long de son séjour en lien avec le référent
-Préparer l'entrée administrative et hôtelière (en lien avec les ASH) du résident, accueillir la famille.
- Gestion des besoins du résident en lien avec les familles : aide à la mise en place des aides et suivi du dossier
- Saisir et mettre à jour les données dans le logiciel EASY SOINS
- Gérer le départ du résident : libération de la chambre, accueil de la famille, information de l'équipe hôtelière (ASH)
- mise à jour des listings résidents/familles/référents/tutelles...
- Gestion du secrétariat polyvalent :
- Mettre en forme tous types de courriers et de documents (notes, comptes-rendus, trames plannings, tableaux...)
- Report des plannings mensuels validés par la Direction sur les plannings hebdomadaires et mise à jour quotidienne et affichage tous les soirs en salle de soin
- Mettre à jour des listings, répertoires, registres...
- Gérer l'agenda, les rendez-vous et les plannings
- Organiser les réunions et autres rendez-vous
- Préparer et éditer les factures mensuelles et autres envois en nombre
- Préparer les réquisitions en fonction des plannings, les envoyer signées mensuellement.
- Gérer les besoins en fournitures et matériel (photocopieurs, fax, dimo...)
- Trier, classer et archiver les documents
- Editer et afficher les fiches de tâches mensuelles des ASH
- Gestion du courrier :
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier et les livraisons
- Envoi/Réception et transfert des messages reçus sur la messagerie générique de l'établissement
- Mettre sous pli, affranchir et expédier le courrier (ex : facturation mensuelle...)
Activités spécifiques :
-Enregistrement des mouvements des résidents sur EasySoins
- Suivi d'activité :
-Mettre à jour les tableaux de suivi (nursing, ménage, listes résidents, personnel)
-Rendre compte à la hiérarchie
- En lien avec l'Adjoint-e de Direction
-Déclaration mensuelle CPAM
-Validation mensuelle heures réalisées par intérimaires
-Mise à jour des plans de table sous la responsabilité des IDE
Assistance administrative : assurer ponctuellement, en cas d'absence de l'Adjoint-e de Direction, les missions administratives quotidiennes ne pouvant être différées.
Conditions spécifiques d'exercice :
Lieu de travail : EHPAD Marius Bertrand - 14, rue Hermann Sabran 69004 LYON
Horaires : 38h45 hebdo + RTT
Niveau d'étude : Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base
Niveau d'expérience : 0-2 ans
Niveau du poste : CG2
Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, vous assurez l'accueil physique et téléphonique de l'établissement ainsi qu'un secrétariat polyvalent (administratif et paramédical).
De manière générale, vous effectuerez toute autre activité confiée par le/la Responsable hiérarchique, dans le cadre de vos missions.
Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir les résidents et l'ensemble des visiteurs de l'établissement : familles, personnel, intervenants (professionnels médicaux, maintenance, fournisseurs...)
- Assurer une vigilance aux entrées et sorties
- Identifier la demande de l'usager, l'orienter et l'accompagner dans ses démarches
- Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- Transmission d'informations :
- Gérer l'espace d'accueil et l'affichage
- Recevoir et transmettre des messages
- Informer les familles, les résidents, les référents et les tutelles sur le séjour de la personne âgée
- Informer la hiérarchie
- Traitement administratif des dossiers :
- Préparer la commission d'admission et les visites d'admission
- Constituer et mettre à jour le dossier du résident dès son entrée et tout au long de son séjour en lien avec le référent
-Préparer l'entrée administrative et hôtelière (en lien avec les ASH) du résident, accueillir la famille.
- Gestion des besoins du résident en lien avec les familles : aide à la mise en place des aides et suivi du dossier
- Saisir et mettre à jour les données dans le logiciel EASY SOINS
- Gérer le départ du résident : libération de la chambre, accueil de la famille, information de l'équipe hôtelière (ASH)
- mise à jour des listings résidents/familles/référents/tutelles...
- Gestion du secrétariat polyvalent :
- Mettre en forme tous types de courriers et de documents (notes, comptes-rendus, trames plannings, tableaux...)
- Report des plannings mensuels validés par la Direction sur les plannings hebdomadaires et mise à jour quotidienne et affichage tous les soirs en salle de soin
- Mettre à jour des listings, répertoires, registres...
- Gérer l'agenda, les rendez-vous et les plannings
- Organiser les réunions et autres rendez-vous
- Préparer et éditer les factures mensuelles et autres envois en nombre
- Préparer les réquisitions en fonction des plannings, les envoyer signées mensuellement.
- Gérer les besoins en fournitures et matériel (photocopieurs, fax, dimo...)
- Trier, classer et archiver les documents
- Editer et afficher les fiches de tâches mensuelles des ASH
- Gestion du courrier :
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier et les livraisons
- Envoi/Réception et transfert des messages reçus sur la messagerie générique de l'établissement
- Mettre sous pli, affranchir et expédier le courrier (ex : facturation mensuelle...)
Activités spécifiques :
-Enregistrement des mouvements des résidents sur EasySoins
- Suivi d'activité :
-Mettre à jour les tableaux de suivi (nursing, ménage, listes résidents, personnel)
-Rendre compte à la hiérarchie
- En lien avec l'Adjoint-e de Direction
-Déclaration mensuelle CPAM
-Validation mensuelle heures réalisées par intérimaires
-Mise à jour des plans de table sous la responsabilité des IDE
Assistance administrative : assurer ponctuellement, en cas d'absence de l'Adjoint-e de Direction, les missions administratives quotidiennes ne pouvant être différées.
Conditions spécifiques d'exercice :
Lieu de travail : EHPAD Marius Bertrand - 14, rue Hermann Sabran 69004 LYON
Horaires : 38h45 hebdo + RTT
Niveau d'étude : Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base
Niveau d'expérience : 0-2 ans
Niveau du poste : CG2
Profils recherchés
CONNAISSANCES
- Techniques d'accueil
- Maîtrise de la prise de note et de la rédaction de comptes-rendus
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel)
- Progiciels spécialisés (Outlook, téléphonie, Edomus, GTA...)
- Fonctionnement d'un CCAS
QUALITES
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie
- Qualités relationnelles
- Sens du travail en équipe
- Discrétion
- Savoir traiter l'urgence
- Techniques d'accueil
- Maîtrise de la prise de note et de la rédaction de comptes-rendus
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel)
- Progiciels spécialisés (Outlook, téléphonie, Edomus, GTA...)
- Fonctionnement d'un CCAS
QUALITES
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie
- Qualités relationnelles
- Sens du travail en équipe
- Discrétion
- Savoir traiter l'urgence
Contact et modalités de candidature
Contact
0472103030
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.