Un(e) Assistant(e) de Direction (h/f)

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Offre n° O071220100530564
Publiée le 28/01/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
LE GRAND CHALON
23 Avenue Georges Pompidou
71100 Chalon sur saone
Agglomération de 117000 habitants dont
chalon-sur-saône ville centre est classée ville d'art et d'histoire
et dispose du label ville européenne du sport
centre universitaire
second pôle économique de bourgogne
offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé
idéalement situé sur l'axe paris/méditerranée
Lieu de travail
Chalon sur saone
Poste à pourvoir le
01/03/2022
Date limite de candidature
27/02/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Un(e) Assistant(e) de Direction (h/f)
Missions / conditions d'exercice
- Assister la directrice, la responsable du service " Entreprises et territoire ", le responsable du servie " Économie Numérique, Infrastructures Économiques " :
Gérer les demandes au quotidien et rendre compte de l'avancement des tâches,
Alerter en cas d'anomalie constatée dans le suivi des dossiers.

- Assurer le montage et le suivi des marchés publics :
Assurer le montage administratif des dossiers de consultation et les avis,
Participer à l'analyse des offres, rédiger les notifications, préparer les contrats et les pièces administratives,
Participer à l'élaboration des décisions du Président, et en assurer le suivi.

- Assurer le suivi des délibérations et des conventions de la directrice, la responsable du service " Entreprises et territoire " et du responsable du service " Économie Numérique, Infrastructures Économiques " :
Assurer le suivi des délibérations et des conventions.
Assurer leur notification.

- Assurer la préparation des réunions de la directrice, de la direction et du responsable du servie " Économie Numérique, Infrastructures Économiques " :
Organisation et montage des réunions suivant les différents agendas en collaboration avec les autres directions et les autres services,
Réservation des salles et les organiser matériellement,
Diffuser aux participants les ordres du jour et les pièces utiles à la réunion,
Préparer la logistique des déplacements au quotidien,
Rôle d'hôtesse imposé par les situations (accueil, plateau repas, petit déjeuner...).

- Accueillir les interlocuteurs sur place ou par téléphone :
Filtrer les interlocuteurs,
Les orienter dans leurs démarches et les renseigner,
Organiser l'attente efficacement,
Identifier les problèmes rencontrés et les faire remonter,
Rappeler les informations importantes,
Gérer les messages en cas d'absence de l'interlocuteur demandé.

- Produire et mettre en forme des documents en utilisant efficacement les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, outil de diaporama, ...) :
Préparer les courriers, rapports et notes,
Rédiger les comptes rendus (procès-verbaux des réunions....),
Montage et mise en forme des dossiers.
Préparer et aider au montage de dossiers de demande de subventions.

- Gérer les agendas de la directrice, de la responsable du service " Entreprises et territoire " et du responsable du service " Economie Numérique, Infrastructures Economiques ".

- Gérer l'agenda de l'élu en charge du Développement Economique, en lien avec le Cabinet du Président.

- Gérer l'agenda du chef de projet pour la création de la Cité Economique Créative et Ingénierie Numérique :
Organisation et montage des réunions suivant les différents agendas en collaboration avec les autres directions et les autres services,
Réservation des salles et les organiser matériellement,
Diffuser aux participants les ordres du jour et les pièces utiles à la réunion,
Préparer la logistique des déplacements au quotidien,
Rôle d'hôtesse imposé par les situations (accueil, plateau repas, petit déjeuner...).

- Gestion du personnel :
Suivi des congés, des ARTT, des arrêts maladies....

- Assurer le classement et l'archivage des dossiers.

- Être actrice du développement durable dans le cadre de ses missions :
Privilégier le choix des produits avec les labels environnementaux,
Limiter l'impression de papier, privilégier les copies en recto-verso,
Si possible, envoyer les documents sous format informatique,
Être vigilant sur l'éclairage des bureaux.
Profils recherchés
Vous disposez d'une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales et de ses partenaires. Vous maîtrisez les procédures administratives et êtes rigoureux dans leur exécution et suivi.
Doté de qualités relationnelles et rédactionnelles avérées, vous savez analyser les demandes et organiser vos priorités.
A l'aise avec l'outil informatique, des bases en comptabilité publique et marchés publics sont souhaitées.

Contact

Informations complémentaires
Les personnes intéressées par cette offre devront faire parvenir leur candidature (lettre de motivation et CV) avant le 27 février 2022 par mail à ingrid.berton@legrandchalon.fr ou par courrier à Monsieur le Président du Grand Chalon, Direction des Ressources Humaines, Hôtel de Ville – CS 70092, 71321 CHALON-SUR-SAONE CEDEX.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.