La ville de Saint-Julien-en-Genevois, commune de 16 000 habitants, située à 10 mn de Genève, 30mn d'Annecy, gère, par son service aux populations, l'ensemble des actes d'état civil (naissances, mariages, décès,...) et délivre également les livrets de famille, cartes d'identité ou passeport, ... documents nécessaires à notre vie quotidienne. L'organisation des élections, le recensement de la population, la gestion des cimetières,... constituent le panel large de missions confiées à ce service qui recrute un officier d'état civil et règlementation.

Au sein d'une équipe de 10 personnes du Service aux Populations vous serez en charge de la gestion administrative courante du secteur Vie Publique (Etat-Civil, Règlementation...), des Passeports et CNI, du Recensement de la population :

MISSIONS PRINCIPALES :

1. Etat-Civil :
* Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil,
* Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
* Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis de séjour, etc.),
* Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil, l'indivisibilité de la filiation
* Assurer la tenue administrative des registres d'état civil
* Attestations d'accueil des Etrangers

2. Établissement des dossiers de mariage, de PACS

3. Règlementation
* Participer à l'organisation et la gestion des élections locales ou nationales
* Assurer la gestion administrative des cimetières de la ville
* Effectuer, en lien avec les agents recenseurs, les opérations de recensement de la Population

4. Affaires générales
* Recevoir et instruire les titres d'identité sur la station biométrique
* Réaliser les prises de rendez-vous des demandes et retraits de titres d'identité
* Recevoir et instruire les déclarations de débits de boissons temporaires
* Recenser les inscriptions pour la liste militaire
* Informer les usagers lors de la remise de différents formulaires administratifs

MISSIONS SECONDAIRES :

* Accueillir, renseigner et orienter le public avec clarté, neutralité tout en gérant les situations de stress, d'urgence et de tensions.
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et prendre d'éventuels messages
* Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage papier ou numérique
* Gérer un système de mesure de la fréquentation

PROFIL ET COMPETENCES

Diplôme (CAP, BAC professionnel, BTS) en gestion administrative
Expérience exigée de 2 ans dans un poste similaire avec de bonnes connaissances en matière d'état civil
Aisance avec l'outil informatique (utilisation des outils bureautiques et de logiciels métiers)

Connaissance des directives et procédures d'instruction des dossiers :
* Procédures de transmission des demandes
* Droits et obligations des usagers
* Techniques d'accueil et de régulation
* Techniques d'écoute

Savoirs Transversaux :
* Organisation et fonctionnement des collectivités territoriales
* Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité

Qualités Requises :
* Esprit d'équipe
* Savoir gérer l'urgence et prioriser les missions
* Travailler avec méthode et rigueur professionnelle
* Sens du service public
* Sens de l'accueil, courtoisie, discrétion

CONDITIONS DE TRAVAIL :

* Poste à temps complet : 37h30 hebdomadaires (avec RTT)
* Horaires : du lundi au vendredi 8h30-12h et 13h-17h
* Avantages : régime indemnitaire (indemnité mensuelle), prime annuelle (13ème mois), tickets restaurant, participation employeur aux mutuelles complémentaires de santé et prévoyance, amicale du personnel ...