Rôle d'Ile-de-France mobilités :

Etablissement public administratif relevant du code des collectivités territoriales, Île-de-France Mobilités (ex STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures...), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l'exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l'ensemble des transports d'Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus...).



Présentation des Départements hôtes:

Le Département Design et Parcours Voyageur (DPV) est l'un des départements composant la Direction des offres de services & marketing. Ce département a la charge de manager la démarche design d'Ile-de-France Mobilités. Il décline la marque, l'identité territoriale et le langage formel sur tous les supports de communication. Il assure une continuité " sans couture " tout au long du parcours du voyageur. Il pilote la démarche de design de service et d'expérience utilisateur en y associant les parties concernées à IDFM, les opérateurs, les industriels, les associations représentatives des voyageurs, les utilisateurs et les experts. Il conduit des expérimentations sur des technologies émergentes en lien étroit avec l'ensemble des départements de l'établissement.



Le Département Politiques de Services Maas & Marketing (PSMM) imagine et met en œuvre les services de MaaS d'aujourd'hui et de demain (mobilité servicielle). Il est en charge de prescrire et concevoir les politiques d'information voyageurs et de billettique pour leur mise en œuvre par les opérateurs de transport. Il conçoit et assure la maîtrise d'ouvrage des plateformes numériques d'information voyageurs et billettiques en lien avec la maîtrise d'œuvre de la direction numérique. Il définit la stratégie marketing, les produits Navigo et met en œuvre les actions associées. Il définit et met en œuvre la stratégie de relation client et la politique de distribution. Il met en œuvre la politique tarifaire, en lien avec le département tarification et participe à la négociation et au suivi des contrats opérateurs (enquêtes perception, indicateurs de qualité de services...). Il pilote les programmes d'investissements d'amélioration de l'information voyageur et de modernisation billettique en Ile-de-France. Il définit, en lien avec les services juridiques et contractuels, les nouveaux contrats de distribution passés avec les fournisseurs de services numériques conformément aux dispositions nouvelles de la loi sur les mobilités. Il pilote les activités billettiques et de relations clients du GIE Comutitres et coordonne le projet de création d'une filiale billettique.

L'assistant-e manager mutualisé-e de catégorie C recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l'organisation du travail des managers et des équipes des deux départements.

Activités :

A ce titre, il-elle assure :



1) L'assistanat des départements DPV et PSMM :
L'accueil et la coordination des sollicitations internes ou externes physiques, téléphoniques et par courriel,
La gestion de l'agenda des chefs de département,
L'organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs,
La rédaction simple de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
La centralisation des demandes logistiques et informatiques des départements et des prestataires du département. L'approvisionnement en fournitures de bureau,
La prise en charge des déplacements des agents et de la réservation des déplacements et hôtel,
La participation à l'organisation de réceptions et évènements,
La contribution aux diverses procédures administratives et la prise en charge de procédure de gestion sur le budget et les factures : enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
Le classement et l'archivage de dossiers,
Le suivi des circuits administratifs et de signature des conventions et marchés, en lien avec le département finances et contrôle de gestion,


2) La gestion des déplacements pour l'ensemble des agents de la Direction OSM
Recueil des besoins prévisionnels de déplacements et gestion du tableau de suivi
Achat et réservations des billets d'avion et de train, d'hôtel en liaison avec l'agence
Interface avec les autres départements impliqués GBAISM, RH
Gestion et contrôle des notes de frais


3) Suppléance des 2 autres assistantes de la Direction OSM
Remplacement durant les congés ou absence pour maladie
Renfort dans les cas de surcroît d'activités ou d'urgence
Gestion des appels téléphoniques
Gestion d'agendas
Traitement du courrier et des parapheurs.

Connaissances mobilisées :

Techniques de secrétariat,
Bonne connaissance des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
Bonne connaissance des procédures administratives,
Connaissance de l'environnement public,
Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
Classement et archivage,
Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
Notions d'organisation et de gestion du temps.


Compétences requises :

Organiser, gérer, anticiper,
Evaluer des informations,
Communiquer à l'oral et à l'écrit,
S'adapter au changement,
Faire preuve de fiabilité,
Rendre compte,
Faire preuve de réactivité,
Garantir la confidentialité,
Travailler en réseau.


Expérience :

Confirmée sur des fonctions d'assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public,
Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.