Assistant au secrétariat particulier du Président et du DGS (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O075220600694179
Publiée le 01/07/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Etablissement Public de Coopération Intercommunale, la Métropole du Grand Paris a été créée le 1er janvier 2016. Un projet métropolitain définit les orientations de sa politique conduite dans le cadre des compétences définies par les lois NOTRe et MAPTAM. Zone dense urbaine de 814 km², elle comprend 131 communes.
Elle se structure autour de 6 schémas directeurs : PCAEM, PMHH, PPBE, SCoT, SDEM, SMAN au service des 7,2 millions d'habitants métropolitains.
Elle se structure autour de 6 schémas directeurs : PCAEM, PMHH, PPBE, SCoT, SDEM, SMAN au service des 7,2 millions d'habitants métropolitains.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PARIS
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
30/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Le pôle assistanat présidence et direction générale recherche un(e) assistant(e) au secrétariat particulier du Président et du Directeur Général des Services.
Le pôle assistanat de direction Présidence / Direction générale des services est composé de trois agents qui fonctionnent de façon collégiale. Le recrutement d'une troisième personne, en soutien et appui des secrétariats Présidence et Direction générale des services en poste, vise à compléter les actions du pôle et son renforcement dans le cadre du développement de la Métropole.
Au service d'élus de premier plan et de dirigeants expérimentés, le pôle doit offrir un professionnalisme et une réactivité reconnus
Le pôle assistanat de direction Présidence / Direction générale des services est composé de trois agents qui fonctionnent de façon collégiale. Le recrutement d'une troisième personne, en soutien et appui des secrétariats Présidence et Direction générale des services en poste, vise à compléter les actions du pôle et son renforcement dans le cadre du développement de la Métropole.
Au service d'élus de premier plan et de dirigeants expérimentés, le pôle doit offrir un professionnalisme et une réactivité reconnus
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES DETAILLEES DU POSTE
- Secrétariat du Président, du Directeur général des services et du Directeur de cabinet
- Assurer la mise en état des dossiers d'audiences, réunions, rendez-vous, etc.
- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)
- Répartir et suivre de la circulation des parapheurs
- Planifier les réunions, instances, en assurer l'organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers
- Tenue des fichiers contact (EUDONET) : collecte d'informations, mise à jour, etc.
- Publipostage - Mise sous plis
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs, de la direction générale et de la présidence
- Ouverture et tri du courrier arrivé
- Assurer l'intérim des autres assistantes du pôle (congés, etc.)
- Classer et archiver les documents administratifs
- Gestion des stocks fournitures, café, intendance quotidienne du pôle
- Secrétariat du Président, du Directeur général des services et du Directeur de cabinet
- Assurer la mise en état des dossiers d'audiences, réunions, rendez-vous, etc.
- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)
- Répartir et suivre de la circulation des parapheurs
- Planifier les réunions, instances, en assurer l'organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers
- Tenue des fichiers contact (EUDONET) : collecte d'informations, mise à jour, etc.
- Publipostage - Mise sous plis
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs, de la direction générale et de la présidence
- Ouverture et tri du courrier arrivé
- Assurer l'intérim des autres assistantes du pôle (congés, etc.)
- Classer et archiver les documents administratifs
- Gestion des stocks fournitures, café, intendance quotidienne du pôle
Profils recherchés
SAVOIRS ATTENDUS
* Savoir
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d'intervention de la Métropole
- Maîtrise des techniques d'assistanat de direction
- Techniques d'expression orale et écrite
- Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.
- Maîtrise des procédures administratives
- Connaissance de l'environnement public
- Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.
* Savoir faire
- Organiser d'agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
- Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d'activité
- Maitrise de l'ensemble des outils du Pack Office
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
- Capacité à travailler en équipe
- Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse
* Savoir être
- Très bonne expression orale
- Très bon sens de l'organisation, esprit d'initiative et autonomie
- Engagement, disponibilité
- Rigueur, fiabilité et discrétion
- Esprit d'initiative, proactivité
- Réactivité et capacités d'adaptation
- Organiser, gérer, anticiper
- Evaluer des informations
- Bonne présentation
* Savoir
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d'intervention de la Métropole
- Maîtrise des techniques d'assistanat de direction
- Techniques d'expression orale et écrite
- Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.
- Maîtrise des procédures administratives
- Connaissance de l'environnement public
- Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.
* Savoir faire
- Organiser d'agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
- Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d'activité
- Maitrise de l'ensemble des outils du Pack Office
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
- Capacité à travailler en équipe
- Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse
* Savoir être
- Très bonne expression orale
- Très bon sens de l'organisation, esprit d'initiative et autonomie
- Engagement, disponibilité
- Rigueur, fiabilité et discrétion
- Esprit d'initiative, proactivité
- Réactivité et capacités d'adaptation
- Organiser, gérer, anticiper
- Evaluer des informations
- Bonne présentation
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation sur le portail :
https://metropoledugrandparis.flatchr.io/fr/company/metropoledugrandparis
https://metropoledugrandparis.flatchr.io/fr/company/metropoledugrandparis
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.