Assistant administratif (h/f)

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Offre n° O075220600694434
Publiée le 29/06/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
Métropole du Grand Paris
17 avenue Pierre Mendes France
75013 PARIS
Etablissement Public de Coopération Intercommunale, la Métropole du Grand Paris a été créée le 1er janvier 2016. Un projet métropolitain définit les orientations de sa politique conduite dans le cadre des compétences définies par les lois NOTRe et MAPTAM. Zone dense urbaine de 814 km², elle comprend 131 communes.
Elle se structure autour de 6 schémas directeurs : PCAEM, PMHH, PPBE, SCoT, SDEM, SMAN au service des 7,2 millions d'habitants métropolitains.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PARIS
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
28/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. B
Ouvert aux contractuels
Oui (Art. L332-8 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi spécifique. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'assistant(e) facilite le bon fonctionnement de la Métropole du Grand Paris au travers du recueil et du traitement d'informations de différentes natures.
Il assure une activité de soutien général à la Métropole grâce au suivi et à la gestion des dossiers ou des prestations de services, dans le respect des procédures mises en place.
Il peut être positionné auprès d'un ou plusieurs responsables de la Métropole pour assurer un appui quotidien et optimiser leur organisation du travail, la gestion de leur temps, la constitution de leurs dossiers, leur communication avec les parties prenantes et l'ensemble des processus administratifs et techniques dans lesquels ces responsables s'inscrivent.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES DETAILLEES DU POSTE
- Suivi du courrier arrivée et départ : rédaction de courriers type, mise en forme et prise en compte des corrections, suivi des courriers et parapheurs dans le circuit de validation, tableau de bord de suivi...
- Envois en nombre de notifications, dossiers, chargement de clés USB...
- Constitution des dossiers de réunions
- Gestion d'une base de contacts (Eudonet)
- Suivi administratif de la préparation, du suivi et des conséquences des réunions
- Elaboration de tableaux Excel pour le suivi de dossiers, préparation de présentations et visuels pour les différentes réunions
- Appui à l'organisation de réunions de l'équipe, participation aux réunions et rédaction des comptes rendus à la demande de la directrice
- Assurer la mise en état des dossiers de réunions en recueillant les éléments nécessaires
- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)
- Appui de la direction à l'organisation des commissions thématiques et réunions diverses
Profils recherchés
SAVOIRS ATTENDUS

* Savoir
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d'intervention de la Métropole serait un plus
- Bonne maîtrise des outils nécessaires : suite des logiciels Office, outils de gestion et de suivi, messagerie, logiciels de visioconférence, etc.
- Techniques d'expression orale et écrite
- Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.
- Maîtrise des procédures administratives
- Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi

* Savoir faire
- Organisation d'agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
- Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d'activité
- Maitrise de l'ensemble des outils du Pack Office
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
- Capacité à travailler en équipe
- Aptitude à la précision de l'information
- Très bonne capacité de rédaction et de synthèse

* Savoir être
- Bonne présentation
- Très bon sens de l'organisation, esprit d'initiative et autonomie
- Engagement, disponibilité
- Réactivité et adaptabilité vis-à-vis des collaborateurs et des usagers.
- Coopération et transversalité, écoute active, en interne comme en externe.
- Rigueur, fiabilité et discrétion
- Esprit d'initiative, proactivité
- Gérer, anticiper
- Evaluer des informations

Contact

Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation sur le portail :
https://metropoledugrandparis.flatchr.io/fr/company/metropoledugrandparis

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.