Chef du service du pilotage administratif (h/f)

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O075220900791392
Publiée le 23/09/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
Musée du Louvre
34 Quai François MITTERRAND
75001 PARIS
Lieu de travail
PARIS
Poste à pourvoir le
01/11/2022
Date limite de candidature
23/10/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein du département des Arts graphiques, le chef du service du pilotage administratif, placé sous l'autorité du directeur, encadre 2 agents et contribue au bon fonctionnement du département dans les domaines financier, juridique, et des ressources humaines ainsi que sur l'ensemble des aspects organisationnels, dans le cadre des procédures définies et en lien avec les directions supports.

MISSION GÉNÉRALE :
Contribuer au fonctionnement du département, dans les domaines juridiques, financiers, des ressources humaines et logistiques afin de permettre à celui-ci de mener à bien ses missions et de contribuer au rayonnement du musée du Louvre.
Missions / conditions d'exercice
Encadrement du Service du Pilotage Administratif
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle de l'activité du Service du Pilotage Administratif
- Informer la hiérarchie de l'activité du service (reporting, ...)
- Analyser les besoins en termes de moyens humains et de compétences et participer aux procédures de recrutement.

Encadrement du personnel placé sous son autorité
- Fédérer l'équipe autour du projet de département
- Définir les missions, les objectifs prioritaires et les résultats attendus des agents
- Transmettre des consignes et veiller à leur application
- Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus et contrôler et évaluer les actions des agents.
- Repérer et réguler les dysfonctionnements et le cas échéant solliciter le soutien ou l'arbitrage de la hiérarchie
- Contribuer à améliorer les pratiques professionnelles des agents
- Réaliser l'évaluation annuelle des agents
- Identifier les besoins de formations des agents
- Vérifier l'application des règles de sécurité, d'ergonomie au travail et les normes et les dispositifs d'hygiène et de sécurité
- Vérifier, que le suivi du personnel sous ses différents aspects est bien effectué (suivi des temps de travail, ...).
- Être garant de la répartition des congés dans le respect de la continuité du service public
Communication
- Animer le dialogue et la concertation avec l'ensemble des directions et départements
- Communiquer et valoriser les missions et les projets du Service du Pilotage Administratif
Gestion des aspects budgétaires, financiers et juridiques du département
- Veiller à une gestion optimale des moyens
- Préparer et suivre le budget du département en lien avec le directeur et les chefs de service du département
- Assurer et piloter l'exécution budgétaire en lien avec les chefs de service du département et la DFJM (rédaction des bons de commande, transmission aux prestataires et fournisseurs, enregistrement des services faits) et en assurer le reporting auprès du directeur
- Effectuer le suivi du budget missions / séminaire en collaboration avec l'assistante de direction,
- Traiter les missions sur l'outil GFD, et établir les ordres de mission
- Être un appui juridique au département notamment dans le cadre de la mise en place de conventions et de partenariats
- S'assurer du respect des procédures liées aux marchés publics
- Participer à la rédaction des cahiers des charges avec les acheteurs et analyser les offres en lien avec les chefs de service
- Préparer les marchés à procédures adaptées et consultations, lancer et suivre les consultations
- Suivre l'exécution des marchés
Gestion des ressources humaines en relation directe avec la DRH
- Assurer le suivi administratif et RH des agents du département en collaboration avec l'assistante de direction
- Accompagner les encadrants du département dans toutes les problématiques en ressources humaines
- Être le représentant du département pour toutes les questions concernant les ressources humaines
- Participer à l'analyse des besoins en termes d'effectifs, de compétences et suivre les procédures de recrutement
- Dispenser la formation générale Hygiène et sécurité aux nouveaux arrivants
- Diffuser auprès des agents toutes les informations relatives aux RH en collaboration avec l'assistante de direction
- Superviser le traitement des besoins de formations des agents du département assuré par l'assistante de direction
- Veiller au respect du temps de travail au sein du département avec l'assistante de direction (gestionnaire ORA)
- Favoriser le respect des règles relevant des conditions de travail, d'hygiène et de sécurité
- Rédiger puis suivre le DUERP en lien avec l'intervenant de prévention
Gestion administrative, organisationnelle et logistique
- Garantir la fiabilité des données des différents systèmes d'information alimentés dans le cadre des activités du SPA
- Être garant de la conservation des archives du Service du Pilotage Administratif
- Définir des modes opératoires ou proposer des améliorations (circuit d'informations, procédures...)
- Assurer le suivi des indicateurs du C.O.P.
- Regrouper les éléments nécessaires à la rédaction du rapport d'activité du département
- Rédiger des notes ou des courriers administratifs
- Superviser le suivi du bon état des locaux en collaboration avec le gestionnaire administratif qui effectue les demandes de travaux nécessaires
- Superviser l'approvisionnement du département (commande de mobiliers, de fournitures spécifiques) en collaboration avec le gestionnaire administratif
- Superviser l'inventaire du matériel du département confié au gestionnaire administratif
Correspondant " Développement durable", "Formation", " Hygiène et Sécurité ", " DUERP "
Profils recherchés
Maîtrise de l'orthographe et des techniques rédactionnelles
Maîtrise de l'environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs...) du musée du Louvre et du ministère de la Culture
Connaissance de l'élaboration et du suivi des budgets
Connaissance des logiciels spécifiques (SIREPA, Ora, Workey, Globéo, GFD, ...)
Connaissance des outils bureautiques standards (Excel, Word, Outlook ...)
Connaissance du Code des Marchés Publics et des procédures de commande publique
Connaissance en gestion des Ressources Humaines (statut de la fonction publique, droit à la formation...)
Connaissance des procédures relatives aux finances publiques
Connaissance des procédures relatives à la comptabilité publique
Connaissance en matière de contrôle de gestion
Connaissance des techniques de management
Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité du travail
Connaissance de l'anglais
Connaissance des outils de communication (écoute, compréhension, transmission d'information, conduite de réunion...)
Notions de la règlementation en matière de conservation des archives publiques

Contact

Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser au service recrutement et mobilité par courriel : candidatures@louvre.fr

Les entretiens pourront se faire en visioconférence ou en présentiel selon l'évolution de la situation sanitaire.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.