Au sein du département des Arts de l'Islam (DAI) et du département des arts de Byzance et des Chrétientés en Orient (DABCO), le chef du service du pilotage administratif(F/H), placé sous l'autorité des deux directeurs, encadre une secrétaire au DAI et contribue au fonctionnement des deux départements, dans les domaines juridiques, financiers, des ressources humaines et logistiques.
Il/elle est un relai entre les deux départements et les diverses directions et départements du musée.

Fonctionnement général du DAI et du DABCO
- Être force de proposition pour la mise en œuvre opérationnelle des orientations stratégiques des départements
- Contribuer à l'élaboration et/ou l'évolution des projets et des procédures
- Assurer les missions de reporting auprès des directeurs des deux départements
Encadrement d'une secrétaire du DAI placée sous son autorité hiérarchique
- Transmettre des consignes et veiller à leur application
- Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
- Contribuer à améliorer les pratiques professionnelles de l'agent
Gestion des aspects budgétaires, financiers et juridiques du DAI et du DABCO, en lien avec la Direction Financière, Juridique et des Moyens (DFJM)
- Veiller à une gestion optimale des moyens
- Préparer et suivre le budget en lien avec les directeurs et les chefs de service
- Piloter l'exécution budgétaire en lien avec la DFJM et en assurer le reporting auprès des directeurs
- Effectuer le suivi du budget missions et réceptions
- Etre un premier relai juridique, notamment dans le cadre de la mise en place de conventions et de partenariats
- S'assurer du respect des procédures liées aux marchés publics
- Effectuer les demandes de devis, enregistrer les engagements juridiques puis les attestations de service fait pour l'ensemble des commandes (fournitures, restaurations d'œuvres etc...)
- Réaliser le bilan du compte financier annuel pour une transmission à la DFJM
- Centraliser les demandes de budgets mécénés en lien avec le fonds et veiller au suivi des dépenses mécénées
Gestion des ressources humaines du DAI et du DABCO, en relation directe avec la DRH
- Superviser le suivi administratif et RH des agents
- Participer à l'analyse des besoins en termes d'effectifs, de compétences et assurer le suivi des recrutements
- Superviser l'accueil des nouveaux arrivants, agents ou stagiaires
- Dispenser la formation générale hygiène et sécurité aux nouveaux arrivants, en lien avec l'assistant de prévention
- Diffuser auprès des agents toutes les informations relatives aux ressources humaines
- Coordonner et formaliser les besoins de formation des agents et en effectuer le suivi
- Veiller au respect du temps de travail
- Rédiger puis suivre les DUERP en lien avec l'assistant de prévention
Gestion administrative, organisationnelle et logistique du DAI et du DABCO
- Garantir la fiabilité des données des différents systèmes d'information alimentés par le service du pilotage administratif
- Etre garant de la conservation des archives du service du pilotage administratif
- Définir des modes opératoires et/ou proposer des améliorations (circuit d'informations, procédures...)
- Coordonner la rédaction des rapports d'activité
- Coordonner les documents de programmation annuelle de l'activité demandés par la DG
Assurer le rôle de correspondant "Informatique", " Développement durable", "Formation"

- Expérience dans le domaine
- Connaissance de l'environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs...) du musée du Louvre et du ministère de la Culture souhaitée
- Connaissance de l'élaboration et du suivi des budgets
- Connaissance des logiciels spécifiques (SIREPA, Ora, Workey, Globéo, GFD...)
- Connaissance des outils bureautiques standards
- Connaissance du Code des Marchés Publics et des procédures de commande publique
- Connaissance en gestion des Ressources Humaines (statut de la fonction publique, droit à la formation...)
- Connaissance des procédures relatives aux finances publiques et à la comptabilité publique
- Connaissance des techniques de management
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité au travail
- Connaissance de l'anglais
- Connaissance en matière de règlementation de la circulation d'œuvres d'art
- Connaissance en matière de contrôle de gestion
- Connaissance de la règlementation en matière de conservation des archives publiques