Deux assistants(es) administratifs(ves)

Offre n° O076220500639875
Publiée le 16/05/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
METROPOLE ROUEN NORMANDIE
Immeuble le 108 - 108, allée François Mitterrand - CS 50589
76006 Rouen Cedex
La métropole rouen normandie
498000 habitants - 71 communes
Département de travail
Seine-Maritime
Secteur du lieu de travail
Rouen
Poste à pourvoir le
20/06/2022
Date limite de candidature
16/06/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Descriptif de l'emploi
Au sein du département urbanisme et habitat
Des directions de la planification urbaine et de l'urbanisme réglementaire

En lien avec la directrice, vous réalisez des travaux administratifs pour les agents de votre direction et les assistez dans leur organisation. Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :
Missions
Assurer l'accueil téléphonique et physique : Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques. Orienter et guider un visiteur dans les locaux.

Assurer la gestion administrative du courrier : Garantir la bonne diffusion du courrier entrant au sein de votre direction, proposer des rédactions de lettres et de mails, réaliser des mailings et envois à partir de listes de diffusion.
Mettre en forme et suivre les réponses en veillant au respect des procédures, gérer les parapheurs et en assurer la bonne circulation, assurer la gestion du courrier sortant avec enregistrement dans les outils dédiés, enfin, veiller au respect des délais de réponse.

Réaliser des travaux administratifs : Gérer les agendas de votre direction. Organiser matériellement des réunions en constituant des dossiers préparatoires et en veillant au respect des délais de transmission. Prendre des notes et rédiger des comptes rendus simples.
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers dans les outils dédiés, et assurer un suivi. Suivre et mettre à jour les procédures de fonctionnement administratif des directions. Tenir à jour des bases de données et listes de diffusion, renseigner et mettre à jour des tableaux de suivi interne d'activité. Assurer les commandes de fournitures et en gérer le stock, gérer les abonnements de la direction y compris numériques, assurer la mise à disposition de la documentation.
Centraliser les besoins transversaux pour votre direction (notamment en informatique, moyens généraux, bâtiments) et archiver des dossiers selon la procédure adaptée.

Assurer des missions de gestion administrative dans le domaine des ressources humaines : Suivre l'état d'avancement des recrutements avec les RH. Assister les cadres dans les campagnes d'évaluations annuelles. Saisir les fiches de postes et leurs mises à jour dans l'outil interne de la Métropole. Assurer la gestion administrative des congés du service. Préparer les réunions RH relatives à la négociation du plan de formation de votre direction et gérer administrativement les demandes de formations en suivant la réalisation du plan de formation. Organiser administrativement des déplacements, renseigner et transmettre aux relais RH les formulaires de demandes d'absences spécifiques puis tenir à jour le tableau des présences et procéder aux demandes de régularisation.

Activités spécifiques de la direction de la planification urbaine : Déposer les demandes des gestionnaires et assurer les tâches administratives d'organisation des réunions sur la plateforme collaborative. Selon les droits et autorisations donnés, participer à la gestion de la plate-forme d'échange. Vérifier à la diffusion des comptes-rendus validés des dossiers SCOT et cavités, procéder aux formalités de validation et d'envoi des courriers des dossiers SCOT et cavités et en assurer le suivi administratif.
Assurer le secrétariat de la bilatérale de la direction urbanisme et habitat avec le Vice-Président à l'urbanisme.
Profils recherchés
Issu(e) d'une formation secrétariat, vous justifiez d'une expérience significative sur une fonction similaire. Vous possédez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que ses procédures administratives. Organisé(e) et rigoureux(se), vous êtes reconnu(e) pour votre gestion des priorités et votre recherche d'efficacité. Vous maîtrisez l'orthographe et les règles grammaticales, avez le goût pour le travail en équipe et faites preuve d'aisance relationnelle. Vous maîtrisez les outils informatiques de secrétariat (Pack Office Outlook) et idéalement, les outils métiers (Web-délib, post office, I-Delibre).
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Informations complémentaires
Adressez votre lettre de motivation, CV détaillé jusqu’au 16 juin 2022 avec la référence UH.22.13-AL

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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