La Direction Générale adjointe de l'Administration et des Ressources (DGAR) regroupe les fonctions ressources du Département garantes du bon fonctionnement de l'administration et d'une conduite efficiente des projets portés par l'Exécutif départemental. Soucieuse d'accompagner efficacement les évolutions de la collectivité, elle contribue activement à la modernisation de l'administration via le portage de projets structurants et innovants : en témoignent notamment la création récente d'une direction de l'achat public, la mise en oeuvre d'un projet managérial ambitieux ou parmi les nombreux projets informatiques et numériques, les chantiers de dématérialisation en cours, tous secteurs d'activité confondus.

En qualité de chef(fe) du service des relations à l'usager, vous proposez et mettez en oeuvre la politique liée à la relation usager.
Sous l'autorité du Directeur des moyens généraux et de la sécurité, vous assurez et coordonnez la gestion du courrier de la collectivité, ainsi que les accueils téléphoniques et physiques (4 sites).
Au sein du Service des relations à l'usager, composé de 44 collaborateurs et organisé en 3 pôles d'activités (Pôle courrier - Pôle plateforme téléphonique d'accueil qui constitue le centre d'appels du Département de Seine-et-Marne - Pôle accueil physique), vous animez un collectif d'encadrants intermédiaires de 3 responsables de pôle et contribuez à la modernisation des outils.
A ce titre, vos activités seront les suivantes:
Encadrer les équipes en veillant à maintenir la dynamique et la cohérence managériale :
- Animer l'équipe, motiver et mobiliser les collaborateurs,
- Organiser, coordonner, superviser et optimiser la gestion du flux documentaire, l'accueil physique et téléphonique du Conseil départemental, en veillant à la qualité du service rendu,
- Développer les compétences individuelles et collectives,
- Porter à la connaissance régulière des agents l'information sur les actions de la collectivité et veiller à leur diffusion de façon claire et précise,
- Assurer le rôle de correspondant formation pour le Service,


Assurer le pilotage des projets et de l'activité du Service des relations à l'usager :
- Contribuer à l'élaboration des politiques du Département, et notamment celles liées au secteur d'activité,
- Assurer les relations avec les services départementaux et les prestataires extérieurs,
- Conduire le projet de changement des outils, des méthodes tant auprès des équipes que de l'ensemble des directions.
- Développer avec la D.S.I.N, la D.R.H et l'ensemble des directions les procédures dématérialisées et les mettre en oeuvre
- Assurer la gestion dynamique des flux du courrier, des flux d'appels et des flux de visiteurs,
- Evaluer l'activité du service par l'élaboration, le suivi et l'analyse de tableaux de bord, de consommations et d'indicateurs,
- Participer à la stratégie globale de rationalisation des moyens,
- Assurer une veille technologique dans son domaine,
- Assurer l'intérim du Directeur des moyens généraux et de la sécurité.


Assurer l'administration fonctionnelle et l'accompagnement des utilisateurs de 3 applications transversales :
Le Service des relations à l'usager est en charge de l'administration fonctionnelle de 3 applications :
- L'application de gestion électronique du courrier ELISE (1200 utilisateurs)
- L'application de gestion des contacts externes EUDONET (600 utilisateurs)
- L'application de gestion de la relation usager Capdémat pour la partie Accueil téléphonique (100 utilisateurs).

A ce titre, vous serez amené, en lien étroit avec les équipes de la Direction des systèmes d'information et du numérique (DSIN) à :
- Réaliser l'assistance fonctionnelle des utilisateurs
- Animer le dispositif d'accompagnement des utilisateurs (formation, création d'outils d'aide à l'utilisation...)
- Assurer la veille pour la mise en oeuvre des évolutions fonctionnelles liées aux applications précitées.

De formation supérieure, vous avez une très bonne connaissance des règles de fonctionnement des collectivités territoriales et des politiques publiques départementales. Autonome, réactif, discret, organisé et impliqué, vous êtes un manager confirmé et savez accompagner vos équipes dans le développement des compétences et suivre l'activité de votre service dans une démarche d'amélioration continue.
La conduite du changement, la gestion de projets et la maîtrise des outils bureautiques, de gestion du courrier, des files d'attente physiques et téléphoniques, sont des compétences attendues.
Être force de proposition, savoir faire preuve d'innovation en matières technologique, organisationnelle et managériale, une aisance relationnelle et rédactionnelle, la rigueur, l'autonomie et la réactivité sont des qualités qui vous seront nécessaires pour mener à bien vos mission.
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