Assistant de direction (H/F)
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Offre n° O078220100518124
Publiée le 17/01/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Unique intercommunalité de la grande couronne de plus de 400 000 habitants, Grand Paris Seine & Oise se révèle être la Communauté urbaine la plus peuplée de France. Idéalement situé sur l'axe stratégique Paris-Rouen-Le Havre, son territoire s'étend de Poissy à Mantes-la-Jolie et constitue la porte d'entrée ouest de l'Ile-de-France. Forte de ce positionnement, la Communauté urbaine peut aujourd'hui compter sur une activité économique diversifiée : aéronautique, automobile, éco-industrie mais aussi facture instrumentale.
Créée depuis le 1er janvier 2016 de la fusion de 6 EPCI - 73 communes, GPS&O entend s'appuyer sur ses atouts et sur l'arrivée prochaine du RER E (Eole) pour renforcer son attractivité et innover dans différents domaines : environnement, économie, urbanisme.
Avec plus de 1 000 agents, divers métiers sont ainsi représentés avec des compétences multiples permettant à l'établissement d'œuvrer dans 3 grands domaines que sont l'aménagement du territoire (mobilités, aménagement et urbanisme, politique de la ville, habitat, ...), le développement et le cadre de vie (développement économique, tourisme, développement durable, culture et sports) ainsi que les services techniques du quotidien (eau et assainissement, déchets, voirie et espaces publics).
Créée depuis le 1er janvier 2016 de la fusion de 6 EPCI - 73 communes, GPS&O entend s'appuyer sur ses atouts et sur l'arrivée prochaine du RER E (Eole) pour renforcer son attractivité et innover dans différents domaines : environnement, économie, urbanisme.
Avec plus de 1 000 agents, divers métiers sont ainsi représentés avec des compétences multiples permettant à l'établissement d'œuvrer dans 3 grands domaines que sont l'aménagement du territoire (mobilités, aménagement et urbanisme, politique de la ville, habitat, ...), le développement et le cadre de vie (développement économique, tourisme, développement durable, culture et sports) ainsi que les services techniques du quotidien (eau et assainissement, déchets, voirie et espaces publics).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MAGNANVILLE CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
18/03/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Présentation de la structure :
La Communauté urbaine Grand Paris Seine & Oise (GPSEO) est la plus importante de France avec 73 communes et 405 000 habitants.
Elle rayonne sur un territoire de 500 km2 à la fois urbain et rural, situé dans l'Ouest parisien (Yvelines), sur l'axe Paris-Le Havre.
Le dynamisme du territoire de GPSEO repose sur des filières multiples comme l'automobile, l'aéronautique ou la robotique mais aussi l'écoconstruction, l'agriculture ou encore la facture instrumentale. La Communauté urbaine entend s'appuyer sur ses atouts et sur l'arrivée prochaine du RER E pour renforcer son attractivité et plus généralement pour innover dans différents domaines : environnement, économie, urbanisme, culture, sports et autres.
L'Assistant de direction sera rattaché au Directeur Général Adjoint (DGA) Vie Quotidienne.
La Communauté urbaine Grand Paris Seine & Oise (GPSEO) est la plus importante de France avec 73 communes et 405 000 habitants.
Elle rayonne sur un territoire de 500 km2 à la fois urbain et rural, situé dans l'Ouest parisien (Yvelines), sur l'axe Paris-Le Havre.
Le dynamisme du territoire de GPSEO repose sur des filières multiples comme l'automobile, l'aéronautique ou la robotique mais aussi l'écoconstruction, l'agriculture ou encore la facture instrumentale. La Communauté urbaine entend s'appuyer sur ses atouts et sur l'arrivée prochaine du RER E pour renforcer son attractivité et plus généralement pour innover dans différents domaines : environnement, économie, urbanisme, culture, sports et autres.
L'Assistant de direction sera rattaché au Directeur Général Adjoint (DGA) Vie Quotidienne.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
Activité 1 : Gestion du Courrier de la DGA VQ
- Courriers Entrant, quelle que soit l'origine : papier, dématérialisé :
- Logiciel de suivi de courrier : Vérifier que les courriers papiers reçus soient bien dans le logiciel de suivi de courrier, le répartir et l'orienter, le suivre (et assurer les relances), le clôturer et archiver l'original
- " Contact communes " et mails : répartir les sollicitations dans les services de la direction, suivre, relancer, clôturer
- Courriers Interne :
- Diffuser les documents inter-services/direction
- Suivre les parapheurs : Les vérifier, les répartir et les orienter
- Courriers Sortant :
- Préparer tout courrier à la demande du directeur et du responsable du SAF
Activité 2 : Polyvalence sur la thématique RH et Logistique
En l'absence de la référente RH et logistique et du Gestionnaire ressources :
- Recueillir, vérifier, mettre en signature, transmettre au service carrières-paie, les éléments variables des agents
- Mettre en signature des devis EPI et transmettre à la centrale d'achat pour établissement des bons de commande
- Transmettre les modifications d'autorisation d'accès à la GRC
Activité 3 : Suivi de quelques dossiers stratégiques portés par la DGA VQ
S'assurer en coordination avec les assistants de la direction et les services de la DGA VQ du bon déroulement des dossiers : de la réunion d'information à la transmission des décisions aux interlocuteurs internes et externes, en particulier :
- Réunions d'information : vérifier la liste et la disponibilité des participants, ainsi que leur présence effective
- Recueillir les données, lorsque les décisions ont été prises, les mettre en forme si nécessaire
- Mettre en signature les courriers d'accompagnement
- Envoyer les éléments aux communes, suivre leurs réponses et les transmettre aux interlocuteurs concernés, relancer si nécessaire
- Archiver les dossiers stratégiques
Activité 4 : Assistanat du service et de la direction
- Gérer et optimiser l'agenda du directeur de la DGA VQ : monter les rendez-vous et les réunions (internes / externes), répondre aux demandes de rendez-vous et réunions ; retranscrire les informations indispensables au fonctionnement de la collectivité (Bureau, Conseils, CAO, ...) et de la direction (disponibilité, congés, ...)
- Recueillir et transmettre les ordres du jour des réunions organisées en interne
- Diffuser / Ventiler les informations à traiter aux différents services internes à la GPSEO et externes
- Rappeler les informations importantes, transmettre les messages de tout type ainsi que les alertes au directeur et des services de la DGA VQ
Activité 5 : Gestion des véhicules du pool
- Suivre les réservations des véhicules de service (pool)
Activité 6 : Gestion les commandes de fourniture
- Centraliser les besoins et les transmettre au service pilote
- Réceptionner et vérifier la commande
- Attribuer les fournitures aux agents
Activité 1 : Gestion du Courrier de la DGA VQ
- Courriers Entrant, quelle que soit l'origine : papier, dématérialisé :
- Logiciel de suivi de courrier : Vérifier que les courriers papiers reçus soient bien dans le logiciel de suivi de courrier, le répartir et l'orienter, le suivre (et assurer les relances), le clôturer et archiver l'original
- " Contact communes " et mails : répartir les sollicitations dans les services de la direction, suivre, relancer, clôturer
- Courriers Interne :
- Diffuser les documents inter-services/direction
- Suivre les parapheurs : Les vérifier, les répartir et les orienter
- Courriers Sortant :
- Préparer tout courrier à la demande du directeur et du responsable du SAF
Activité 2 : Polyvalence sur la thématique RH et Logistique
En l'absence de la référente RH et logistique et du Gestionnaire ressources :
- Recueillir, vérifier, mettre en signature, transmettre au service carrières-paie, les éléments variables des agents
- Mettre en signature des devis EPI et transmettre à la centrale d'achat pour établissement des bons de commande
- Transmettre les modifications d'autorisation d'accès à la GRC
Activité 3 : Suivi de quelques dossiers stratégiques portés par la DGA VQ
S'assurer en coordination avec les assistants de la direction et les services de la DGA VQ du bon déroulement des dossiers : de la réunion d'information à la transmission des décisions aux interlocuteurs internes et externes, en particulier :
- Réunions d'information : vérifier la liste et la disponibilité des participants, ainsi que leur présence effective
- Recueillir les données, lorsque les décisions ont été prises, les mettre en forme si nécessaire
- Mettre en signature les courriers d'accompagnement
- Envoyer les éléments aux communes, suivre leurs réponses et les transmettre aux interlocuteurs concernés, relancer si nécessaire
- Archiver les dossiers stratégiques
Activité 4 : Assistanat du service et de la direction
- Gérer et optimiser l'agenda du directeur de la DGA VQ : monter les rendez-vous et les réunions (internes / externes), répondre aux demandes de rendez-vous et réunions ; retranscrire les informations indispensables au fonctionnement de la collectivité (Bureau, Conseils, CAO, ...) et de la direction (disponibilité, congés, ...)
- Recueillir et transmettre les ordres du jour des réunions organisées en interne
- Diffuser / Ventiler les informations à traiter aux différents services internes à la GPSEO et externes
- Rappeler les informations importantes, transmettre les messages de tout type ainsi que les alertes au directeur et des services de la DGA VQ
Activité 5 : Gestion des véhicules du pool
- Suivre les réservations des véhicules de service (pool)
Activité 6 : Gestion les commandes de fourniture
- Centraliser les besoins et les transmettre au service pilote
- Réceptionner et vérifier la commande
- Attribuer les fournitures aux agents
Profils recherchés
Votre profil :
Bac +2 dans le domaine de l'assistanat de direction
Expérience d'au moins 2 ans sur des fonctions similaires
Bonne maîtrise des outils informatiques (pack office) et logiciel de suivi des courriers
Vos atouts :
Bonne connaissance de l'environnement territorial
Capacité d'organisation et d'adaptation
Autonomie
Rigueur
Permis B
Conditions de recrutement :
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (CDD d'un an renouvelable)
Cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C)
Tous nos postes sont ouverts, à compétence égale, aux personnes bénéficiant d'une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)
Temps de travail :
39h00 (25 CA et 23 ARTT)
Lieu de travail :
Magnanville (78200)
Avantages :
Remboursement de 50% du Pass Navigo
Ticket restaurant de 7€ par jour travaillé (contribution employeur de 60%)
Adhésion CNAS (Chèques vacances et autres)
Proposition d'adhésion à la complémentaire santé et /ou prévoyance
Télétravail
Bac +2 dans le domaine de l'assistanat de direction
Expérience d'au moins 2 ans sur des fonctions similaires
Bonne maîtrise des outils informatiques (pack office) et logiciel de suivi des courriers
Vos atouts :
Bonne connaissance de l'environnement territorial
Capacité d'organisation et d'adaptation
Autonomie
Rigueur
Permis B
Conditions de recrutement :
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (CDD d'un an renouvelable)
Cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C)
Tous nos postes sont ouverts, à compétence égale, aux personnes bénéficiant d'une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)
Temps de travail :
39h00 (25 CA et 23 ARTT)
Lieu de travail :
Magnanville (78200)
Avantages :
Remboursement de 50% du Pass Navigo
Ticket restaurant de 7€ par jour travaillé (contribution employeur de 60%)
Adhésion CNAS (Chèques vacances et autres)
Proposition d'adhésion à la complémentaire santé et /ou prévoyance
Télétravail
Contact
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.