Assistante de direction (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O079220500631705
Publiée le 06/05/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
NIORT
Poste à pourvoir le
01/07/2022
Date limite de candidature
31/05/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
MISSION :
La Direction de l'Education est chargée des relations avec les collèges publics, privés et Maisons familiales rurales du territoire.
Elle met en œuvre la politique éducative départementale et assure la gestion des différents moyens de fonctionnement (personnels des collèges, dotations financière, etc) tout en veillant à apporter à la direction générale et aux élus départementaux les informations nécessaires ( conseils d'administration, visites, rdv divers).
Au sein de la direction de l'éducation, vous apportez une aide permanente à la vie professionnelle de la Directrice et de son adjoint.
Vous assurez un rôle de veille (échéances, courriers) , de conseil et d'alerte si nécessaire (gestion des urgences).
La Direction de l'Education est chargée des relations avec les collèges publics, privés et Maisons familiales rurales du territoire.
Elle met en œuvre la politique éducative départementale et assure la gestion des différents moyens de fonctionnement (personnels des collèges, dotations financière, etc) tout en veillant à apporter à la direction générale et aux élus départementaux les informations nécessaires ( conseils d'administration, visites, rdv divers).
Au sein de la direction de l'éducation, vous apportez une aide permanente à la vie professionnelle de la Directrice et de son adjoint.
Vous assurez un rôle de veille (échéances, courriers) , de conseil et d'alerte si nécessaire (gestion des urgences).
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS :
En binôme avec une autre assistante, vos activités sont les suivantes :
Aide à l'organisation de la DE :
* Gestion de l'agenda de la directrice ( en lien avec les autres assistantes de direction et les partenaires)
* Planification et organisation de réunions (présentiel ou visio)
* Gestion des e-mails de la DRH et transmission d'informations par courriers électroniques
* Contrôle des parapheurs (qualité rédactionnelle et formelledes documents, application des procédures et des règles du guide des écrits, respect des délégations de signature ...) - suivi des parapheurs (délais, modifications)
* Tri et distribution du courrier de la DE - suivi des délais de réponse
* Gestion des temps de la Direction (Référent INCOVAR)
* Référente de la direction pour le déploiement du nouvel outil de gestion des courriers au sein de la collectivité.
Assistance à la préparation de réunions et suivi de dossiers :
* Préparer les dossiers nécessaires à la tenue de réunions (internes ou avec les partenaires) : anticiper, s'approprier, vérifier, collecter, enregistrer et communiquer des dossiers, contrôler et s'assurer du respect des délais de traitement des dossiers, veiller aux délais de réponse.
* Rédaction de notes, relevés de décision, coordination de la préparation des rapports et délibérations, élaboration et mise en forme de tous types de documents (tableaux, diaporamas, bases de données...)
- Suivi des ressources humaines de la DE (suivi du calendrier des instances, collecte des éléments, suivi dossiers d'évaluation des agents, arrêts maladie...)
* Alimentation des dossiers " en cours " de la DE : abondement des dossiers en cours, collecte d'informations auprès des personnes en charge de ces dossiers, organisation de ces derniers, suivi des échanges et relevés de réunions.
Assistance logistique :
* Gestion commande de fournitures et matériel.
-Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
* Être référent et interface entre collègues, renseigner, partager, transmettre et participer à un réseau professionnel interne (groupes de travail, forums, réunions, séminaires)
Accueil:
* Accueil physique et téléphonique pour la DE
En binôme avec une autre assistante, vos activités sont les suivantes :
Aide à l'organisation de la DE :
* Gestion de l'agenda de la directrice ( en lien avec les autres assistantes de direction et les partenaires)
* Planification et organisation de réunions (présentiel ou visio)
* Gestion des e-mails de la DRH et transmission d'informations par courriers électroniques
* Contrôle des parapheurs (qualité rédactionnelle et formelledes documents, application des procédures et des règles du guide des écrits, respect des délégations de signature ...) - suivi des parapheurs (délais, modifications)
* Tri et distribution du courrier de la DE - suivi des délais de réponse
* Gestion des temps de la Direction (Référent INCOVAR)
* Référente de la direction pour le déploiement du nouvel outil de gestion des courriers au sein de la collectivité.
Assistance à la préparation de réunions et suivi de dossiers :
* Préparer les dossiers nécessaires à la tenue de réunions (internes ou avec les partenaires) : anticiper, s'approprier, vérifier, collecter, enregistrer et communiquer des dossiers, contrôler et s'assurer du respect des délais de traitement des dossiers, veiller aux délais de réponse.
* Rédaction de notes, relevés de décision, coordination de la préparation des rapports et délibérations, élaboration et mise en forme de tous types de documents (tableaux, diaporamas, bases de données...)
- Suivi des ressources humaines de la DE (suivi du calendrier des instances, collecte des éléments, suivi dossiers d'évaluation des agents, arrêts maladie...)
* Alimentation des dossiers " en cours " de la DE : abondement des dossiers en cours, collecte d'informations auprès des personnes en charge de ces dossiers, organisation de ces derniers, suivi des échanges et relevés de réunions.
Assistance logistique :
* Gestion commande de fournitures et matériel.
-Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
* Être référent et interface entre collègues, renseigner, partager, transmettre et participer à un réseau professionnel interne (groupes de travail, forums, réunions, séminaires)
Accueil:
* Accueil physique et téléphonique pour la DE
Profils recherchés
ous êtes titulaire d'une formation supérieure de type Bac+2 et/ou avez une expérience professionnelle enrichissante.
* Connaissance de l'organisation et des procédures d'une collectivité territoriale
* Notions du statut de la FPT
* Maîtrise des techniques de secrétariat, orthographe, syntaxe et grammaire, règles d'expression orale et écrite
* Aisance rédactionnelle pour produire des notes, compte-rendus, rapports, délibérations, actes administratifs et courriers divers
* Capacité à mettre en oeuvre les décisions de la hiérarchie, organiser son temps et ses priorités
* Capacité d'analyse et de synthèse et être force de proposition
* Savoir concevoir des outils de planification et de contrôle des procédures, maîtriser les outils téléphoniques, bureautiques et informatiques
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
* Connaissance de l'organisation et des procédures d'une collectivité territoriale
* Notions du statut de la FPT
* Maîtrise des techniques de secrétariat, orthographe, syntaxe et grammaire, règles d'expression orale et écrite
* Aisance rédactionnelle pour produire des notes, compte-rendus, rapports, délibérations, actes administratifs et courriers divers
* Capacité à mettre en oeuvre les décisions de la hiérarchie, organiser son temps et ses priorités
* Capacité d'analyse et de synthèse et être force de proposition
* Savoir concevoir des outils de planification et de contrôle des procédures, maîtriser les outils téléphoniques, bureautiques et informatiques
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Contact
Informations complémentaires
CONDITIONS DU POSTE :
Poste permanent à temps complet
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et des demandes de la DE
Rémunération statutaire et régime indemnitaire
Avantages collectifs : prévoyance, CASC, restauration collective ou chèque déjeuner, chèque vacances...
Date de jury : A déterminer - Test pratique avant entretien
Si cette offre vous intéresse, adressez-nous votre candidature (CV, lettre de motivation, dernier arrêté pour les fonctionnaires ou attestation d'inscription sur la liste d'aptitude) par mail à l'adresse suivante : recrutement@deux-sevres.fr
Le Département s'engage dans une politique d'accueil des personnes reconnues travailleurs handicapés.
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Madame Adeline SCHNEIDER, Directrice de l'éducation au 05.49.06.76.34.
Poste permanent à temps complet
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et des demandes de la DE
Rémunération statutaire et régime indemnitaire
Avantages collectifs : prévoyance, CASC, restauration collective ou chèque déjeuner, chèque vacances...
Date de jury : A déterminer - Test pratique avant entretien
Si cette offre vous intéresse, adressez-nous votre candidature (CV, lettre de motivation, dernier arrêté pour les fonctionnaires ou attestation d'inscription sur la liste d'aptitude) par mail à l'adresse suivante : recrutement@deux-sevres.fr
Le Département s'engage dans une politique d'accueil des personnes reconnues travailleurs handicapés.
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Madame Adeline SCHNEIDER, Directrice de l'éducation au 05.49.06.76.34.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.