Secrétaire Agent d'Accueil
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O081210700359186
Publiée le 20/07/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département recrute des talents, rejoignez-nous!
Entre Méditerranée et montagnes, à 45 min de Toulouse, le Tarn offre au cœur de l’Occitanie, un cadre de vie riche et un environnement remarquable à 2 heures des Pyrénées et de la Méditerranée. Avec ses 400 000 habitants, le Département concilie dynamisme et qualité de vie.
Le Département, c'est, entre autres : le Plan (pionnier) de lutte contre les perturbateurs endocriniens, le jeu Eco'N'Home primé aux Trophées des Héros Territoriaux et inventé par une conseillère FSL, ou encore un vaste chantier de rénovation énergétique.
Posez vos valises dans le Tarn, où se mêlent patrimoine classé, loisirs, nature, gastronomie et douceur de vivre ! Le Tarn est une destination pour tous et pour toute la famille !
Vous souhaitez partager vos idées au sein d’un collectif engagé ? Rejoignez l'équipe dynamique, enthousiaste et investie du Département du Tarn (2300 agents). Apportez idées et appui-conseil à de nombreux projets.
Entre Méditerranée et montagnes, à 45 min de Toulouse, le Tarn offre au cœur de l’Occitanie, un cadre de vie riche et un environnement remarquable à 2 heures des Pyrénées et de la Méditerranée. Avec ses 400 000 habitants, le Département concilie dynamisme et qualité de vie.
Le Département, c'est, entre autres : le Plan (pionnier) de lutte contre les perturbateurs endocriniens, le jeu Eco'N'Home primé aux Trophées des Héros Territoriaux et inventé par une conseillère FSL, ou encore un vaste chantier de rénovation énergétique.
Posez vos valises dans le Tarn, où se mêlent patrimoine classé, loisirs, nature, gastronomie et douceur de vivre ! Le Tarn est une destination pour tous et pour toute la famille !
Vous souhaitez partager vos idées au sein d’un collectif engagé ? Rejoignez l'équipe dynamique, enthousiaste et investie du Département du Tarn (2300 agents). Apportez idées et appui-conseil à de nombreux projets.
Lieu de travail
ALBI
Poste à pourvoir le
10/09/2021
Date limite de candidature
10/09/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'agent est placé sous l'autorité du Responsable de la Maison du Département concernée.
* Contribution à la gestion administrative et matérielle des missions du service
* Suivi et gestion de dossiers
* Accueil physique et téléphonique du public des services sociaux
* Contribution à la gestion administrative et matérielle des missions du service
* Suivi et gestion de dossiers
* Accueil physique et téléphonique du public des services sociaux
Missions / conditions d'exercice
* Assurer une fonction d'accueil et de renseignement physique et téléphonique auprès des usagers et des professionnels : identifier et qualifier les demandes sociales, orienter vers les services et organismes compétents, gérer la salle d'attente et actualiser la documentation à destination du public
* Assurer le secrétariat spécialisé Aide Sociale à l'Enfance, de la Direction Vie Sociale Insertion ainsi que des travailleurs sociaux et médico-sociaux
* Rédiger des rapports ASE
* Assurer la correspondance d'Horoquartz
* Etre le régisseur suppléant de la Régie d'Avances
* Assurer une fonction de réception, traitement et diffusion de l'information
* Accompagner dans les démarches administratives initiales
* Assurer la gestion du courrier et de la messagerie électronique
* Réaliser des travaux de bureautique (courriers, notes, comptes rendus...)
* Assurer le suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
* Procéder à l'organisation et à la gestion de la documentation (tri, classement, archivage)
* Participer à la gestion administrative et financière de dossiers
* Mettre à jour les fichiers permettant de suivre les activités du service
* Assurer le suivi statistique de l'activité
* Participer aux réunions d'équipe et en rédiger les comptes-rendus
* Assurer le secrétariat spécialisé Aide Sociale à l'Enfance, de la Direction Vie Sociale Insertion ainsi que des travailleurs sociaux et médico-sociaux
* Rédiger des rapports ASE
* Assurer la correspondance d'Horoquartz
* Etre le régisseur suppléant de la Régie d'Avances
* Assurer une fonction de réception, traitement et diffusion de l'information
* Accompagner dans les démarches administratives initiales
* Assurer la gestion du courrier et de la messagerie électronique
* Réaliser des travaux de bureautique (courriers, notes, comptes rendus...)
* Assurer le suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
* Procéder à l'organisation et à la gestion de la documentation (tri, classement, archivage)
* Participer à la gestion administrative et financière de dossiers
* Mettre à jour les fichiers permettant de suivre les activités du service
* Assurer le suivi statistique de l'activité
* Participer aux réunions d'équipe et en rédiger les comptes-rendus
Profils recherchés
CONNAISSANCES ATTENDUES
* Connaissance des techniques et outils de communication
* Connaissance de la bureautique et du secrétariat
* Connaissance des circuits et procédures administratives
* Connaissance de l'organisation de la Direction Générale Adjointe de la Solidarité ainsi que des activités des services de la collectivité et des partenaires
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
* Filtrer, renseigner et/ou orienter des demandes
* Identifier la nature et le degré de l'urgence de la demande
* Hiérarchiser la prise de rendez-vous en fonction de la demande
* Prendre des notes, rédiger des courriers/des notes et mettre en forme des documents
* Organiser le classement et l'archivage de dossiers
* S'adapter à un public difficile et gérer des situations de stress
QUALITES SOUHAITEES
* Aptitudes relationnelles et sens du travail en équipe
* Empathie, objectivité et respect
* Esprit d'initiative
* Capacité d'adaptation
* Organisation, rigueur, discrétion
* Connaissance des techniques et outils de communication
* Connaissance de la bureautique et du secrétariat
* Connaissance des circuits et procédures administratives
* Connaissance de l'organisation de la Direction Générale Adjointe de la Solidarité ainsi que des activités des services de la collectivité et des partenaires
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
* Filtrer, renseigner et/ou orienter des demandes
* Identifier la nature et le degré de l'urgence de la demande
* Hiérarchiser la prise de rendez-vous en fonction de la demande
* Prendre des notes, rédiger des courriers/des notes et mettre en forme des documents
* Organiser le classement et l'archivage de dossiers
* S'adapter à un public difficile et gérer des situations de stress
QUALITES SOUHAITEES
* Aptitudes relationnelles et sens du travail en équipe
* Empathie, objectivité et respect
* Esprit d'initiative
* Capacité d'adaptation
* Organisation, rigueur, discrétion
Contact
Informations complémentaires
Horaires : Lorsque l'agent assurera la fonction d'accueil, sa présence est obligatoire durant les plages horaires d'ouverture au public : 9h00 12h30 et 13h30 17h30
Résidence administrative fixée à Albi
Attribution d'une nouvelle bonification indiciaire de 10 points au titre de « l'accueil du public à titre principal » et est classé dans le groupe de fonction des missions classiques dévolues au cadre d'emploi
Résidence administrative fixée à Albi
Attribution d'une nouvelle bonification indiciaire de 10 points au titre de « l'accueil du public à titre principal » et est classé dans le groupe de fonction des missions classiques dévolues au cadre d'emploi
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.