Gestionnaire (h/f) immobilier économique

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Offre n° O081220800747336
Publiée le 08/08/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
Communauté d'Agglomération de l'Albigeois
CS 70304
81024 Albi Cedex 9
La communauté d'agglomération de l'Albigeois, créée en 2003, exerce des compétences clés pour le développement du territoire des 16 communes qui la composent (aménagement de l'espace, voirie, habitat, développement économique, assainissement, urbanisme, environnement, éclairage public et maîtrise énergétique ) et la vie quotidienne des 85 000 grands albigeois (transports, collecte des déchets, propreté, médiathèques, équipements aquatiques, ). Elle s appuie sur une administration regroupant aujourd'hui près de 550 agents.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Albi
Poste à pourvoir le
03/10/2022
Date limite de candidature
02/09/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Développement économique et emploi > Action économique
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction
Au sein de la communauté d'agglomération de l'Albigeois, la direction de l'économie et de l'innovation (DEI) a pour objet la mise en œuvre des politiques communautaires en matière de développement économique et met en œuvre toutes les actions permettant de renforcer les atouts du territoire
Au sein du service foncier et immobilier d'entreprise, le(la) gestionnaire de l'hôtel d'entreprises assure les fonctions d'accueil, de gestion de clientèle, de secrétariat (administratif et comptable) et de logistique liée aux besoins de l'hôtel et du service.

Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique
Agent rattaché hiérarchiquement au responsable du service immobilier et foncier économiques.

Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : C
* Filière : administrative
* NBI
* Rifseep : 9


Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Le (la) gestionnaire a une fonction de régisseur
* Poste basé à Albi
* Temps complet : 37 par semaine
* Amplitude horaires du service : du lundi au vendredi de 8h00 à 17h30
* Sollicitations ponctuelles sur des amplitudes élargies (événements en soirée)
Missions / conditions d'exercice
Missions - activités
Missions
* Assurer les fonctions d'accueil, d'animation du lieu, de gestion de clientèle et de coordination des ressources et outils en lien avec les usagers et locataires, les services de l'agglomération et les prestataires extérieurs
* Effectuer la gestion administrative et comptable de la régie Immobilier économique
* Effectuer un reporting régulier au responsable du service


Activités principales
* Accueil téléphonique et physique, information et orientation du public (usagers, clients, partenaires institutionnels, associations, prestataires et fournisseurs) et animation du lieu :
◦ Assurer l'accueil téléphonique de l'hôtel d'entreprises
◦ Effectuer l'accueil physique des personnes (clients, prospects, partenaires, visiteurs)
◦ Informer résidents, prospects et visiteurs sur les services proposés au sein de l'hôtel, les actions/projets du service économique et les actualités pertinentes
◦ Organiser un évènement résidents de l'hôtel par trimestre : proposition du format, réalisation de l'organisation et mise en œuvre opérationnelle et logistique afférente
◦ Contribuer à l'organisation de manifestations à caractère événementiel pour l'ensemble des activités de la direction, y compris hors du bâtiment, en assurant les tâches de secrétariat : réservation traiteur, phoning, accueil et préparation logistique afférente (besoins salle, badges, café...)

* Gestion des réservations - relation clientèle :
◦ Traiter les demandes de pré-réservation et renseigner les clients (modalités d'occupation, services proposés et grille tarifaire) aussi bien pour la location longue durée que courte durée
◦ Gérer les disponibilités des bureaux et des salles de réunions (affectation des salles en fonction des besoins et priorités) et actualiser le planning de réservation
◦ Établir la fiche-client (demande de compléments auprès des structures si nécessaire), établir les conventions et devis en fonction des besoins (notamment prestations techniques requises)
◦ Activer et mettre en place l'ensemble des moyens mobiliers, informatiques, téléphoniques et autres ressources associées à chaque réservation
◦ Établir les factures d'occupation (résidents longue durée et occasionnels) et de consommations (refacturation téléphonie et impression de l'hôtel, fluides de la halle)
◦ Réaliser l'état des lieux (locaux et mobilier) d'entrée et de sortie avec les clients
◦ Communiquer l'ensemble des informations pratiques susceptibles d'intéresser les usagers
◦ Contrôler le respect du règlement intérieur (fonctionnement de l'équipement, prévention des nuisances, recommandations pour l'utilisation des locaux et services associés) dont consignes de sécurité
◦ Superviser les mises à disposition techniques ou de locaux suivant les procédures en vigueur

* Gestion logistique des lieux
◦ Mettre à jour l'affichage des réservations et la documentation à disposition, vérifier l'agencement des lieux et remettre en état éventuellement
◦ Effectuer la mise à jour des outils de gestion des bâtiments : contrôle d'accès (ouverture portes et gestion alarmes), système informatique, système téléphonique (activation des lignes en lien avec DSI, et facturation), imprimante
◦ Coordonner les interventions techniques, la mise en place et l'utilisation des matériels et équipements (notamment avec les services techniques de l'Agglomération, en particulier le service maîtrise d'ouvrage et le service informatique)
◦ Planifier et superviser le nettoyage des locaux dans le cadre du marché en vigueur
◦ Planifier et superviser le prestataire extérieur réalisant l'installation du mobilier en cas d'évènements
◦ Coordonner l'ensemble de ces services et prestations en fonction des plannings de réservation et de l'organisation du service
◦ Vérifier la conformité aux obligations de sécurité ERT (Établissement recevant des Travailleurs) et ERP (Etablissement recevant du Publics)
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises
* Être polyvalent et dynamique, faire preuve d'initiatives et savoir être autonome dans les situations qui l'imposent
* Être doté d'une aisance relationnelle (téléphonique et physique) et avoir le sens commercial
* Savoir interagir avec le public (les clients, les prospects, les prestataires, les services de l'agglomération) et contribuer directement au développement de l'image de l'hôtel d'entreprises et du service et à la qualité du service public par sa proximité avec les usagers
* Savoir organiser son travail dans un contexte où des sollicitations externes peuvent intervenir durant la réalisation de tâches planifiées
* Être rigoureux dans l'exécution des tâches et persévérant
* Avoir le goût du travail en équipe
* Capacité à travailler dans l'urgence et être réactif ; capacité d'adaptation en fonction des besoins de la structure
* Être en capacité, après formation si nécessaire, d'utiliser et de maîtriser des outils informatiques variés (bureautique, gestion des contrôles d'accès, interface utilisateur d'accès au service téléphonique...)
* Faire preuve de discrétion par rapport aux informations potentiellement confidentielles
* Avoir le sens du service public

Contact

Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre d'accompagnement en pdf)
à Madame la Présidente
Communauté d'agglomération de l'Albigeois
BP 70304 - 81009 ALBI CEDEX
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à :
Madame Amandine Plassard, chargée d'affaires économiques Tél. : 05 63 76 08 57

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.