Secrétaire (F/H)

Offre n° O082211100458336
Publiée le 22/11/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
Conseil Départemental de Tarn et Garonne
Dir. des Ressources Humaines
82013 MONTAUBAN CEDEX
Département de travail
Tarn-et-Garonne
Poste à pourvoir le
01/01/2022
Date limite de candidature
22/12/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-3 disposition 2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de direction
Descriptif de l'emploi
Secrétaire à la maison des solidarités de Montauban, site Les Chênes-Unal sous la responsabilité du responsable de la MDS.

Relations fonctionnelles :
* Internes avec :
- l'ensemble des agents de la MDS,
- les autres MDS,
- les services du PSH,
- la MDPH,
- les services du Conseil Départemental.

* Externes avec :
- les usagers et leurs familles,
- les partenaires et institutions,
- les assistantes maternelles et familiales,
- les associations...

* Spécificités du poste :
- accueil du public en difficulté,
- règles relatives à la confidentialité et secret professionnelles,
- obligation qu'une secrétaire soit à l'accueil pour répondre aux demandes du public, ce qui nécessitera dans certains cas, d'adapter les horaires en conséquence,
- présence des secrétariats sur les sites de proximités.
Missions
- le secrétariat est un service d'ordre, c'est-à-dire qu'il permet d'être un point de repère pour l'ensemble des personnels du PSH et des partenaires.
- le secrétaire des MDS assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement.
- le secrétaire est le pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, se doit d'être clair et précis dans ses messages.
- accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez-vous).
- traitement des informations et réalisation de documents (traitement courrier, prise de notes, frappe rapports, courriers... production de documents, gestion et relais d'informations, classement et archivage des documents et des dossiers, ...).
- suivi du planning de présence des travailleurs médico-sociaux.
- gestion des dossiers administratifs, médico-sociaux des usagers.
- gestion des produits et du matériel (commandes diverses ...).
- participation aux réunions de MDS, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solution en cas de dysfonctionnement.

TRAITEMENT INFORMATIONS ET COURRIERS
- traiter les informations, les courriers : collecter, enregistrer, vérifier, faire valider par le Responsable de la MDS, distribuer...
- appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat)
- mettre à jour les dossiers, listings,...

ORGANISATION
- organiser son travail en fonction des priorités
- réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report des permanences)

GESTION
- enregistrement, classement, tenue et mise à jour des listings, archivage...

SECRETARIAT
- maîtrise des outils informatiques (traitement de texte - tableur)
- techniques de secrétariat : dactylographie
- notions de calcul et de statistiques
- connaître les types de classement : alphanumérique...

BUREAU ET INFORMATIQUE
- savoir utiliser :
les répertoires informatiques sur son poste et en réseau,
les outils bureautiques et les logiciels dédiés (open et libre office) worl, excel...)
internet et intranet pour communiquer et faire des recherches
Profils recherchés
Le métier de secrétaire de MDS, transversal, multi-catégoriel, fait appel à des compétences diverses.
Le secrétaire de MDS doit être polyvalent et réactif.
À ce titre, le secrétaire devra :
- maîtriser les logiciels traitement de texte et tableur,
- avoir l'esprit d'organisation,
- être autonome et en capacité de travailler en équipe,
- être en capacité d'écoute, discrétion,
- anticiper et gérer les relations difficiles,
- gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence...,
- faciliter le parcours social de la personne.
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Informations complémentaires
Candidatures à envoyer à l'adresse suivante :
Conseil Départemental de Tarn-et-Garonne
100 boulevard Hubert Gouze
BP 783
82013 Montauban Cedex

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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