UN ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
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Offre n° O084211000416535
Publiée le 22/10/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Avignon
Poste à pourvoir le
01/01/2022
Date limite de candidature
29/10/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assiste le responsable et/ou son adjoint dans l'organisation du service et gère les dossiers selon sa compétence
Assure la gestion administrative et logistique de l'équipe de l'EDeS et le secrétariat du Responsable du TIMS
Représente l'image de la collectivité auprès des usagers et des entreprises
L'agent intègre la notion de qualité de service dans l'exercice de ses missions et s'attache à respecter les engagements pris par la collectivité en matière d'accueil
Assure la gestion administrative et logistique de l'équipe de l'EDeS et le secrétariat du Responsable du TIMS
Représente l'image de la collectivité auprès des usagers et des entreprises
L'agent intègre la notion de qualité de service dans l'exercice de ses missions et s'attache à respecter les engagements pris par la collectivité en matière d'accueil
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Réalisation de travaux de bureautique
Réception des appels téléphoniques
Réception, traitement et diffusion des informations concernant le bâtiment, les travaux et le matériel
Tri, classement et archivage de documents conformément aux directives départementales
Suivi et mise en forme de dossiers
Exécution de procédures et décisions administratives
Accueil physique et téléphonique ponctuel du public en l'absence des chargés d'accueil du pool d'appui administratif et référents administratifs SDAS
Autres activités :
Suivi des demandes d'équipement et de travaux de l'EDeS
Gestion du planning des congés, des mouvements et absences du personnel
Rédaction et gestion du courrier
Gestion des ordres de mission
Gestion des demandes de fournitures et de stock, des véhicules de service, de la documentation
Interlocuteur des fournisseurs et des entreprises
Gestion des propositions de formation des agents et planification
Suivi des demandes de remboursement des frais de déplacement
Participation et élaboration de compte-rendu des réunions de service
Elaboration et suivi de tableaux de bord sur les activités de l'EDeS
Gestion et suivi des demandes de stage
Est susceptible d'accueillir des stagiaires en formation
Réalisation de travaux de bureautique
Réception des appels téléphoniques
Réception, traitement et diffusion des informations concernant le bâtiment, les travaux et le matériel
Tri, classement et archivage de documents conformément aux directives départementales
Suivi et mise en forme de dossiers
Exécution de procédures et décisions administratives
Accueil physique et téléphonique ponctuel du public en l'absence des chargés d'accueil du pool d'appui administratif et référents administratifs SDAS
Autres activités :
Suivi des demandes d'équipement et de travaux de l'EDeS
Gestion du planning des congés, des mouvements et absences du personnel
Rédaction et gestion du courrier
Gestion des ordres de mission
Gestion des demandes de fournitures et de stock, des véhicules de service, de la documentation
Interlocuteur des fournisseurs et des entreprises
Gestion des propositions de formation des agents et planification
Suivi des demandes de remboursement des frais de déplacement
Participation et élaboration de compte-rendu des réunions de service
Elaboration et suivi de tableaux de bord sur les activités de l'EDeS
Gestion et suivi des demandes de stage
Est susceptible d'accueillir des stagiaires en formation
Profils recherchés
Savoirs faire (être capable de) :
Accueillir et prendre les messages téléphoniques
Saisir, mettre en forme, suivre et classer des documents
Comprendre et savoir appliquer une réglementation
Faire preuve de sens de l'organisation
Transmettre des informations fiables
Savoir travailler en équipe et en réseau
Faire preuve de diplomatie et de discrétion
Savoirs (connaissances de / en...) :
Communication écrite et orale
Gestion documentaire
Outils et logiciels informatiques utilisés par le service
Règles budgétaires et comptables
Procédures de gestion du secteur
Missions du Conseil Départemental
Accueillir et prendre les messages téléphoniques
Saisir, mettre en forme, suivre et classer des documents
Comprendre et savoir appliquer une réglementation
Faire preuve de sens de l'organisation
Transmettre des informations fiables
Savoir travailler en équipe et en réseau
Faire preuve de diplomatie et de discrétion
Savoirs (connaissances de / en...) :
Communication écrite et orale
Gestion documentaire
Outils et logiciels informatiques utilisés par le service
Règles budgétaires et comptables
Procédures de gestion du secteur
Missions du Conseil Départemental
Contact
Informations complémentaires
Temps de travail : 100%
-Lieu de travail : EDeS Ouest
Courriel pour candidater : recrutement-drh@vaucluse.fr
-Lieu de travail : EDeS Ouest
Courriel pour candidater : recrutement-drh@vaucluse.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.