Assure de façon autonome, l'instruction, la gestion et le suivi de demandes ou de dossiers dans le domaine d'activité qui incombe à la Mission

Coordonne et gère l'accueil des élèves stagiaires en lien avec les directions et services du Pôle et les services (SEFPP et Carrières et Rémunération) de la DRH
Participe à la structuration de la formation pour le Pôle, en lien avec le service Emploi Formation Parcours Professionnels de la DRH

Activités principales :
Instruction, préparation et suivi des dossiers, des demandes dans le respect des procédures de la collectivité
Gestion et suivi des activités par la mise en place et l'alimentation de tableaux de bord
Courriers et relations téléphoniques courantes avec les partenaires internes et externes
Organisation, planification et suivi de réunions en lien avec les dossiers gérés Recensement de l'offre d'accueil des stagiaires en lien avec les directions et services du Pôle Solidarités afin de faciliter la mise en relation entre les demandes des étudiants et les besoins du Pôle
Contribution à l'élaboration du plan de formation triennal du Pôle Solidarités en lien articulation avec la DRH et instruction et suivi des demandes de formation individuelles et collectives du Pôle en lien avec les assistantes de gestion de la MARH

Autres activités :
Gestion des différentes demandes de stage et suivi administratif des stagiaires (courriers de réponse, conventions, gratifications...) pour le Pôle
Suivi et gestion des agents titulaires des directions du Pôle Solidarités (mobilités, départs...)
Tenue à jour de tableaux de bord et de suivi relevant de son activité
Suivi des organigrammes du Pôle
Fiabilisation des données RH des directions du Pôle
Archivage des dossiers
Ponctuellement interventions sur les dossiers de ses collègues assistantes de gestion
Mobilisation, en fonction des nécessités, sur l'accueil physique et téléphonique du site Limbert

Savoirs faire (être capable de) :
Gérer et traiter l'information
Travailler en équipe et en transversalité
Rédiger avec aisance, maîtriser les techniques de suivi type tableaux de bord
Faire preuve d'organisation, de priorisation, de discrétion et de respect de la confidentialité
Comprendre la demande de formation
Rédiger des procédures de gestion
Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
Etre force de proposition et faire preuve de pédagogie
Capacité d'analyse et de synthèse

Savoirs (connaissances de / en...) :
Organisation et fonctionnement interne de la collectivité
Procédures et règlementation de gestion du secteur
Outils et logiciels informatiques utilisés par le service ou la direction
Règles budgétaires et comptables
Techniques d'écoute et outils de communication
Techniques rédactionnelles