ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
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Offre n° O085220500638828
Publiée le 13/05/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE VENDEE LA ROCHE-SUR-YON
40 rue du Maréchal Foch
85923 La Roche-Sur-Yon cedex 9
40 rue du Maréchal Foch
85923 La Roche-Sur-Yon cedex 9
Site web de l'employeur
Lieu de travail
La Roche-Sur-Yon cedex 9
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
14/06/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Rattachée au Pôle Finances et Ressources, la Direction des Moyens Généraux est composée de 3 services dont les missions sont les suivantes :
- Le Service Patrimoine, Achats et Comptabilité, qui a en charge :
o les achats et marchés de fournitures courantes et de prestations de service transversales ;
o la gestion du patrimoine immobilier de la collectivité ;
o la gestion budgétaire et comptable de la direction.
- Le Service Propreté et Hygiène des Locaux qui assure :
o l'entretien courant de l'ensemble des bâtiments départementaux ;
o les achats et marchés de nettoyage et de produits d'entretien et d'hygiène.
- Le Service Production et Logistique qui a en charge :
o des missions logistiques (conduite des élus et des personnalités, déménagements, appui à l'organisation des manifestations et réceptions, gestion du parc automobile...) ;
o la maintenance de divers bâtiments départementaux et de ses équipements ;
o la sécurité et le gardiennage ;
o la gestion de l'imprimerie.
La Direction des Moyens Généraux emploie 85 agents et est dotée d'un budget de fonctionnement d'environ 10M€.
- Le Service Patrimoine, Achats et Comptabilité, qui a en charge :
o les achats et marchés de fournitures courantes et de prestations de service transversales ;
o la gestion du patrimoine immobilier de la collectivité ;
o la gestion budgétaire et comptable de la direction.
- Le Service Propreté et Hygiène des Locaux qui assure :
o l'entretien courant de l'ensemble des bâtiments départementaux ;
o les achats et marchés de nettoyage et de produits d'entretien et d'hygiène.
- Le Service Production et Logistique qui a en charge :
o des missions logistiques (conduite des élus et des personnalités, déménagements, appui à l'organisation des manifestations et réceptions, gestion du parc automobile...) ;
o la maintenance de divers bâtiments départementaux et de ses équipements ;
o la sécurité et le gardiennage ;
o la gestion de l'imprimerie.
La Direction des Moyens Généraux emploie 85 agents et est dotée d'un budget de fonctionnement d'environ 10M€.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité de la cheffe de service Propreté et Hygiène des locaux, vous avez en charge les missions suivantes :
- Assurer le secrétariat du service :
Accueil téléphonique et physique.
Gestion d'agenda.
Organisation logistique des déplacements et des réunions (convocations, réservation de salles...).
Mise en forme de notes, courriers, ainsi que des rapports pour la Commission Permanente ou le Conseil départemental.
Elaboration et alimentation des tableaux de bord de suivi d'activité.
- Assurer dans le cadre des marchés formalisés existants ou sur devis la passation et le suivi des commandes de divers matériels, en lien avec les acheteurs de la direction des marchés :
Recenser les besoins avec les services prescripteurs, évaluer et formaliser les demandes.
Assurer les demandes de devis et analyser les propositions reçues (en l'absence de marchés existants).
Rédiger les lettres de commandes.
Vérifier la conformité des livraisons et les factures.
Préparer la liquidation des factures.
Gérer les relations avec les prestataires et fournisseurs, ainsi que les éventuels litiges.
Missions annexes :
- Etre le binôme de l'assistant(e) de Direction, et en cas d'absence assurer sa suppléance :
Assurer le secrétariat de direction et du service Production et Logistique
Gérer le planning de réservation des salles de réunion du Conseil Départemental et le l'Amphithéâtre de l'ICAM.
Assurer ponctuellement la réception des livraisons à l'Hôtel du Département sur les plages horaires dédiées : 9h00/12h00 - 13h30/16h30.
- Assurer le secrétariat du service :
Accueil téléphonique et physique.
Gestion d'agenda.
Organisation logistique des déplacements et des réunions (convocations, réservation de salles...).
Mise en forme de notes, courriers, ainsi que des rapports pour la Commission Permanente ou le Conseil départemental.
Elaboration et alimentation des tableaux de bord de suivi d'activité.
- Assurer dans le cadre des marchés formalisés existants ou sur devis la passation et le suivi des commandes de divers matériels, en lien avec les acheteurs de la direction des marchés :
Recenser les besoins avec les services prescripteurs, évaluer et formaliser les demandes.
Assurer les demandes de devis et analyser les propositions reçues (en l'absence de marchés existants).
Rédiger les lettres de commandes.
Vérifier la conformité des livraisons et les factures.
Préparer la liquidation des factures.
Gérer les relations avec les prestataires et fournisseurs, ainsi que les éventuels litiges.
Missions annexes :
- Etre le binôme de l'assistant(e) de Direction, et en cas d'absence assurer sa suppléance :
Assurer le secrétariat de direction et du service Production et Logistique
Gérer le planning de réservation des salles de réunion du Conseil Départemental et le l'Amphithéâtre de l'ICAM.
Assurer ponctuellement la réception des livraisons à l'Hôtel du Département sur les plages horaires dédiées : 9h00/12h00 - 13h30/16h30.
Profils recherchés
Profil souhaité :
* De formation supérieure (BTS assistant manager, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations...) ou expérience équivalente
* Maîtrise des techniques d'accueil et de secrétariat
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures liées aux actes administratifs
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
* La connaissance des logiciels ASTRE GF, et POSEIDON serait appréciée
* Bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelles
Qualités essentielles requises :
* Organisation et méthode
* Rigueur dans l'exécution du travail et le respect des échéances
* Sens des initiatives
* Esprit d'équipe et capacité à travailler en transversalité
* Sens du contact
* Capacité à gérer les urgences, réactivité
* Discrétion
* Disponibilité
* De formation supérieure (BTS assistant manager, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations...) ou expérience équivalente
* Maîtrise des techniques d'accueil et de secrétariat
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures liées aux actes administratifs
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
* La connaissance des logiciels ASTRE GF, et POSEIDON serait appréciée
* Bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelles
Qualités essentielles requises :
* Organisation et méthode
* Rigueur dans l'exécution du travail et le respect des échéances
* Sens des initiatives
* Esprit d'équipe et capacité à travailler en transversalité
* Sens du contact
* Capacité à gérer les urgences, réactivité
* Discrétion
* Disponibilité
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Encadrement direct et évaluateur-trice :
La Cheffe du Service Propreté et Hygiène des locaux
Conditions de travail :
Lieu d'affectation : Hôtel du Département LA ROCHE SUR YON.
Quotité de travail : 100%.
Observations complémentaires :
Fiche de poste évolutive en fonction des besoins du service
Jury de recrutement prévu le 29 juin 2022
Renseignements complémentaires auprès de Mme Anita GABILLEAU, Adjointe à la Directrice, Chef de service Hygiène et Propreté des locaux au 02 28 85 83 50.
Merci de nous adresser avant le 14 juin 2022 votre dossier de candidature complet en ligne, directement sur le site officiel de la collectivité www.vendee.fr, CV + lettre de motivation précisant la référence du poste A22/123 (pour les fonctionnaires : dernier arrêté de situation ou attestation de réussite au concours + dernier bulletin de salaire + 3 dernières évaluations professionnelles) Ne faire qu'un dossier avec les pièces.
La Cheffe du Service Propreté et Hygiène des locaux
Conditions de travail :
Lieu d'affectation : Hôtel du Département LA ROCHE SUR YON.
Quotité de travail : 100%.
Observations complémentaires :
Fiche de poste évolutive en fonction des besoins du service
Jury de recrutement prévu le 29 juin 2022
Renseignements complémentaires auprès de Mme Anita GABILLEAU, Adjointe à la Directrice, Chef de service Hygiène et Propreté des locaux au 02 28 85 83 50.
Merci de nous adresser avant le 14 juin 2022 votre dossier de candidature complet en ligne, directement sur le site officiel de la collectivité www.vendee.fr, CV + lettre de motivation précisant la référence du poste A22/123 (pour les fonctionnaires : dernier arrêté de situation ou attestation de réussite au concours + dernier bulletin de salaire + 3 dernières évaluations professionnelles) Ne faire qu'un dossier avec les pièces.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.